Voici les 5 points clés pour un choix efficace.

1. D'abord valider le besoin

Le besoin de s'équiper d'une solution décisionnelle ressort-il régulièrement dans les différents services de l'entreprise ? Combien de temps les collaborateurs passent-ils pour réaliser un tableau financier ? Quels sont les outils mis à leur disposition actuellement ? Dois-je réaliser mon reporting à partir de données hétérogènes (donc chronophage) ? Si le temps passé par les collaborateurs est supérieur à 1 jour/mois, alors il est grand temps de se poser la question.

2. Identifier la demande

Quels sont les états dont j'ai souvent besoin ? Finances, ventes, RH, marketing, etc. Mon système d'information est-il hétérogène ? Ou dois-je régulièrement procéder à des extractions, prendre du temps à la mise en forme (souvent dans Excel) des données extraites pour chacune des sources...

Si mes états sont toujours les mêmes et ont uniquement besoin d'être automatisés, la solution de reporting de mon ERP devrait être suffisante. Par contre si l'utilisateur a besoin d'être également autonome pour réaliser ponctuellement des états "jetables" (ou "à la volée") et de gérer leur diffusion, une véritable solution décisionnelle s'impose.

3. Réaliser un cahier des charges précis

Avant de commencer à monter son SID (Système d'Informations Décisionnelles), il convient de se poser quelques questions cruciales qui pourront optimiser d'une part le temps de déploiement de la solution et d'autre part d'en faire une solution pertinente et acceptée par tous.

- Mon Système d'information aujourd'hui est-il fiable ?

- Dois-je nettoyer les données avant de les confier à une solution décisionnelle ?

- Quels sont les états récurrents dont je me sers aujourd'hui, que je souhaiterais fiabiliser, automatiser, sécuriser, partager ? En gros, 5 à 6 états stratégiques sont nécessaires à toute l'entreprise (trop d'états tuent l'état !).

- Aurais-je besoin d'une solution à même de gérer des états ponctuelles ?

Il faut ici noter que le système décisionnel doit accompagner l'entreprise dans son évolution, il ne faut donc pas brider sa réflexion quand à ses besoins présents et futurs et détailler toutes les qualités de la solution "idéale" pour l'entreprise.

4. Passer au crible les solutions du marché

Les premières étapes passées, je peux alors lancer ma consultation auprès d'intégrateurs et d'éditeurs. Aujourd'hui, plus d'une centaine de solutions de reporting existent en France, sans doute trois fois plus aux États-Unis (pays du reporting – chaque entreprise utilise en interne 2 à 3 outils de reporting différents et complémentaires). Le choix n'est donc pas simple du tout !

On trouvera des solutions "historiques", dont la notoriété n'est plus à faire. Néanmoins, aujourd'hui leur pérennité peut être mise en cause du fait de la sortie de multiples solutions tous les ans. Concernant les solutions "actuelles", il faudra être prudent en faisant la distinction entre solutions de DataViz et solutions complètes intégrant un ETL. Enfin, il reste les solutions "futures" qui intègrent des perspectives fonctionnelles très enthousiasmantes comme le prédictif ou encore les recherches en langage naturel.

5. Tester la solution avant de l'adopter

Après les critères organisationnels vus plus hauts vient le temps des critères de choix du produit. La solution que je pressens répondra-t-elle de manière exhaustive aux différentes formes de restitution que j'attends (tableaux de bord, graphes, DataViz, etc). La solution que je pressens emportera-t-elle l'adhésion des utilisateurs ? Ne sous-estimons pas les utilisateurs qui vont manipuler l'outil de quelques heures par semaines à 2 ou 3 jours par semaine. Devront-ils être autonomes ? L'outil est-il ergonomique ?

Afin de réussir la mise en place de sa solution décisionnelle, il ne faut donc pas hésiter à se faire accompagner par des spécialistes (intégrateurs, éditeurs), qui sauront préconiser la solution la plus adaptée à votre utilisation, mais aussi vous la faire tester. En effet, certains intégrateurs peuvent vous proposer de mettre en place gratuitement l'outil retenu avant son déploiement sur un petit volume de données. Objectif, vous démontrer la pertinence de la solution en situation réelle pour vous permettre d'en apprécier les possibilités de reporting, la facilité de prise en main, etc.

Enfin les entreprises doivent s'assurer d'être équipées de logiciels décisionnels qui leur conviennent tant en termes de besoins que de budget. Il convient de s'appuyer sur des spécialistes. Le nombre croissant de ces solutions en France prouve qu'il s'agit au-delà d'un engouement ponctuel, d'une réelle nécessité dans un environnement concurrentiel fort où la réactivité est primordiale à la survie et au développement de son entreprise. Ainsi, valider son besoin et la pertinence de son choix restent des enjeux majeurs !

Alban Ménard, directeur général de Project BI