Le terme "gouvernance" devrait naturellement impliquer la notion de qualité, car il s'agit de l'objectif fondamental de la gouvernance des données. Pourquoi considérer la qualité des données ? Tout d'abord, l'impact d'une mauvaise qualité des données sur l'entreprise est évident : marchandises expédiées à la mauvaise adresse, clients recevant des produits qui ne correspondent pas à la description de la publicité, etc. Mais la mauvaise qualité des données peut également avoir des effets plus subtils : rater une vente incitative en raison de l'impossibilité d'identifier avec exactitude les catégories de produits que le client achète, incapacité à négocier des remises à l'achat parce que les informations du fournisseur sont dupliquées un grand nombre de fois, ce qui implique de perdre également des ventes sur Internet parce que les données de dimensionnement, imprécises, discréditent l'entreprise sur les sites comparatifs.

Une approche plus proactive que réactive de la qualité des données

La gouvernance des données a impulsé un changement d'attitude : on s'éloigne aujourd'hui d'une approche réactive de la qualité pour aller vers une approche plus proactive. Souvent, on ne réalise l'insuffisance de la qualité des données qu'une fois un processus échoué, quand une livraison ne peut pas être effectuée ou quand le système informatique cesse de fonctionner. Dans certains cas, cela s'avère le meilleur moyen de déceler les problèmes. Il est également courant que des incidents surviennent à cause d'une mauvaise qualité des données dont personne ne veut assumer la responsabilité. La gouvernance des données garantit qu'une personne est clairement responsable, pas seulement de corriger les problèmes, mais aussi de réduire le risque de leur apparition.

Peut-on seulement acheter un outil de gouvernance des données ? Hélas, la réponse est non ! De nombreux éditeurs prétendent offrir des solutions de gouvernance des données et il existe certainement des outils pour cela. Des outils qui permettent d'enregistrer et de communiquer des règles métier définies, de mesurer la qualité des données, d'identifier des problèmes de conformité, etc. Toutefois, la gouvernance porte surtout sur l'entreprise, les processus et les responsabilités dans le cadre desquels elle peut déployer ces outils. Même pour une entreprise de référence sur le marché du contrôle des données, sans une organisation adéquate, il est impossible de bénéficier des avantages qu'apportent ces outils de gouvernance.

Qui doit être responsable des données ?

Dans une perspective globale, l'entité de gouvernance des données n'assume que deux fonctions, mais en pratique, ces deux fonctions peuvent être très complexes et leur exécution peut demander un ensemble de ressources. L'équipe de gouvernance des données est chargée de la gestion des changements et de la conformité comme suit :

- Gestion des changements : une fois que l'ensemble des normes a été défini et que les données ont été alignées sur celles-ci, il importe de suivre les modifications de ces normes. Par exemple, si nous établissons que toutes les dates sont enregistrées au format jour/mois/année, cela pose un gros problème si quelqu'un souhaite utiliser le format mois/jour/année. Le rôle de l'équipe de gouvernance des données consiste à évaluer l'impact d'une telle modification, à se mettre en rapport avec les intéressés, à mesurer les coûts et avantages, puis si la modification est jugée pertinente, à la gérer au niveau de toutes les activités concernées de l'entreprise ;

- Conformité : dès qu'il existe des règles, un contrôle s'impose. Il incombe à l'équipe de gouvernance des données d'exercer ce contrôle pour mesurer la conformité de l'entreprise aux normes qui la régissent et pour agir afin d'améliorer le niveau de conformité.

Quelle organisation ? Quelles normes ?

De nombreux adeptes de la gouvernance des données ont établi des modèles dont le fonctionnement a été éprouvé au cours de projets antérieurs. Le problème est que nombre de ces solutions établies ne tiennent pas compte des capacités organisationnelles, du niveau de disponibilité des ressources ou du budget. La bonne organisation est celle qui s'adapte aux besoins de la gouvernance mais aussi à la capacité de l'organisation à l'exécuter et à la gérer.

L'une des clés de la réussite d'une organisation de gouvernance des données réside dans "l'autorité". Lors de la création d'une organisation de gouvernance des données, une question est essentielle : que faire si un membre de l'entreprise refuse de respecter les normes ? En l'absence d'autorité, on assiste généralement au développement de normes locales et à la prolifération d'interfaces complexes dans le but de gérer la transition entre les domaines de l'entreprise qui ont adopté des normes différentes. Le nombre de normes augmente jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de norme du tout.

Ce genre de problèmes est typique des entreprises qui se développent par le biais d'acquisitions, mais dont les filiales conservent une certaine indépendance en matière de gestion. À l'opposé, les projets de gouvernance des données les plus réussis sont ceux du secteur pharmaceutique, où la conformité aux normes est imposée par des organismes externes.

La gouvernance des données n'est pas compliquée en soi, mais son application peut devenir à la fois complexe et très "politique". Sa mise en place nécessite des conseils d'expert, mais aussi la connaissance locale de l'entreprise et de ses particularités afin d'élaborer une solution qui fonctionne dans chaque situation tout en apportant des avantages réels.

Erasmus Holm, directeur marketing EMEA & APAC chez Stibo Systems