Jusqu'où va l'ERP et quelles sont ses limites qui conduisent l'entreprise à déployer des outils complémentaires ? Un récent "dossier de recherche" du CXP, réalisé par Patrick Rahali, était consacré à cette problématique. En voici les grandes lignes.

Selon l'enquête annuelle de satisfaction des utilisateurs français d'ERP, conduite par le CXP en partenariat avec erp-infos (cf. Enquête de satisfaction des utilisateurs d'ERP CXP/erp-infos.com), 13 % des entreprises utilisent une gestion des RH provenant de leur ERP et 8 % la gestion de la paie. Ces chiffres montrent que la gestion des RH est un domaine souvent réservé à des solutions spécialisées de type best-of-breed.

Néanmoins, l'ERP joue un rôle majeur dans le SI et, directement ou indirectement, dans la gestion des RH. Il gère les différents référentiels et relie les modules entre eux. Les questions qui reviennent de façon récurrente concernent justement la capacité de l'ERP à gérer les RH. Jusqu'où va l'ERP et à partir de quand l'entreprise a-t-elle besoin d'outils complémentaires ?

L'ERP, premier outil de communication et de collaboration de l'entreprise

L'ERP collecte des données, les centralise dans une base unique, les rend accessibles et les restitue "intelligemment". Dans un SI hybride, qui gagne du terrain, l'ERP fait figure de pierre angulaire fonctionnelle en assurant à la fois la continuité de chaque processus d'un bout à l'autre de la chaine de valeur et en interconnectant ces processus.

À l'inverse, pendant longtemps, la fonction Gestion des Ressources Humaines (GRH) s'est limitée à la gestion de la paie et à un suivi administratif des employés conformément aux contraintes légales du pays. La gestion de la paie, chronophage et sans forte valeur ajoutée, est aujourd'hui le plus souvent externalisée.

Depuis de nombreuses années, la GRH est devenue une fonction stratégique de l'entreprise, parfois proposée dans l'ERP, très sensible aux évolutions sociétales et technologiques. Les dirigeants, les managers et les DRH estiment que le capital humain doit être exploité et optimisé et chacune des fonctions RH est développée dans ce sens. Il faut que l'entreprise se dote des moyens nécessaires pour maîtriser les coûts des RH.

En outre, la direction des RH ambitionne de ne plus être considérée comme un centre de coûts : elle revendique sa contribution à la création de valeur de l'entreprise et s'entend sur des objectifs avec la direction générale. Dans les grandes entreprises, le DRH doit assurer la pérennité des ressources, un climat social apaisé, l'attractivité de l'entreprise et des niveaux corrects de satisfaction et de formation. Cela passe par de nombreuses fonctions et par les logiciels correspondants. Le marché du SIRH est un marché en croissance, notamment parce qu'il est précurseur dans le SaaS.

Les principales fonctions RH

Les solutions de gestion des RH obéissent à des contraintes règlementaires qui évoluent dans le temps et qu'il faut donc suivre. Les entreprises et les organisations doivent rester en conformité avec les évolutions législatives selon la convention collective dont elle dépend. Les différentes fonctions RH permettent d'assurer la gestion administrative du personnel mais aussi de mettre en adéquation la stratégie d'entreprise et les compétences disponibles, en nombre et en profils.

Toutes les fonctions RH sont plus ou moins liées entre elles. Par exemple, la gestion du recrutement est étroitement liée avec celles des talents et des compétences. L'attractivité peut être un enjeu crucial pour certaines structures, qui doivent donc y veiller, notamment pour attirer certains profils "pointus".

Les principales fonctions RH sont, à l'heure actuelle, la gestion du recrutement, la gestion des évaluations, des compétences, de la mobilité interne, des formations, des temps et activités, de la paie, de la rémunération et de la masse salariale, des notes de frais et des déplacements professionnels, du pilotage RH, et l'aide à la décision.

Les limites des ERP

Il y a encore une dizaine d'années, l'ERP était déployé le plus largement possible dans l'entreprise. Le même ERP devait équiper toutes les entreprises, ce qui générait de nombreuses adaptations et développements spécifiques. Les fonctions de gestion des RH s'inscrivaient dans cette logique. Au fur et à mesure des projets, certaines de ces fonctions ont été intégrées à l'offre de l'éditeur faisant ainsi de l'ERP le principal progiciel du SI.

Le périmètre fonctionnel d'un ERP est très variable d'un éditeur à l'autre, mais reste toujours très large et va bien au-delà de la gestion des RH. Lorsqu'il propose la gestion des RH, l'ERP couvre généralement l'ensemble des processus RH au sein de l'entreprise, en dehors de la paie, le plus souvent traitée à part ou externalisée.

Tous les ERP et tous les outils de gestion des RH n'offrent pas la même largeur ni la même profondeur fonctionnelles. On trouve dans l'ERP potentiellement tous les modules des outils spécialisés RH : la gestion administrative du personnel, la gestion des temps et des activités, le suivi des évènements, des frais professionnels, des habilitations, des compétences, des visites médicales, du recrutement, de la formation etc. Ces outils permettent d'enregistrer et de structurer les données liées au personnel, éventuellement d'homogénéiser les processus dans les filiales. Si la paie n'est pas toujours proposée, la gestion des éléments permettant d'établir les fiches de paie se fait très bien dans l'ERP.

Par ailleurs, comme pour les autres fonctions, il existe des progiciels spécialisés ou best-of-breed pour chacune des fonctions ou RH (modules). Ces progiciels très pointus sont plus complets et généralement plus modernes que les fonctions RH de l'ERP.

Même pour des besoins classiques, certains aspects spécifiques ou métier ne sont pas pris en compte (convention collective, accord de branche...). De manière générale, les quelques solutions ERP les plus complètes proposent un périmètre large et profond mais souvent insuffisant pour les grandes PME et les ETI. Le recours à des outils spécialisés par fonction (ou module) est nécessaire pour les entreprises à la recherche d'une couverture très profonde. Plutôt que d'enrichir le système de gestion des RH par des développements spécifiques pour obtenir un niveau d'adéquation aux attentes de l'entreprise suffisant, qui compromettrait toute évolution, les responsables optent généralement pour de solutions dédiées, qui bénéficient d'une plus grande profondeur fonctionnelle, couvrent la plupart des spécificités des RH et sont plus faciles et moins coûteuses à déployer.

Tendances et perspectives

Les évolutions technologiques, fonctionnelles, organisationnelles et comportementales (usages) peuvent aboutir à l'automatisation de nouveaux processus. Cette automatisation sera dans un premier temps proposée par un éditeur spécialisé puis éventuellement proposée par des éditeurs plus globaux de solutions RH voire d'ERP.

Le SaaS devient le standard pour la gestion des RH, à quoi il est particulièrement adapté. Ces solutions constituent généralement le premier choix de l'entreprise, qui peut ainsi faire évoluer de façon modulaire et progressive son SIRH. Au-delà des aspects techniques, les offres en SaaS conviennent aussi par leur modèle de tarification par abonnement. Mais le SaaS implique une certaine verticalité de l'offre, une spécialisation. C'est ce qui conduit les éditeurs d'ERP à tendre vers des offres cloud et verticales, voire micro-verticales.

Le best-of-breed est à l'honneur dans les RH : le déploiement des fonctions RH d'un ERP engendre généralement des projets plus importants et plus coûteux, pour plusieurs raisons :
- l'intérêt d'un ERP résidant dans l'intégration des modules, les liens et les impacts dans l'ERP vont et doivent être importants. Avant de terminer l'implémentation, les recettes unitaires et d'intégration seront-elles aussi plus conséquentes. Au final, pour une solution généralement moins spécialisée, la mise en œuvre est souvent plus coûteuse en temps, en ressources et en argent ;

- les fonctions proposées en standard par un ERP sont parfois insuffisantes et l'expérience montre que les projets conduisent généralement à de nombreux développements spécifiques et autres adaptations ;

- les évolutions règlementaires appellent de nombreuses interventions sur les outils de gestion. Un outil spécialisé offre une meilleure granularité et permettra des interventions plus ciblées qui ne remettent pas en cause l'ensemble du SI.

Au final, un ERP et donc le SI seront moins agiles et les évolutions seront plus compliquées. L'ERP, pour être plus efficace et agile, devra s'orienter vers un système hybride : ERP + best-of-breed.

D'autres technologies récentes jouent un rôle majeur dans les RH, interférant avec celui des ERP : mobilité (notamment le BYOD (Bring Your Own Device), les technologies de communication et de collaboration, les réseaux sociaux, les portails, toutes choses qui rendent les ERP moins souples par rapport aux solutions spécialisées.

Benoît Herr d'après le dossier de recherche du CXP "ERP et gestion des ressources humaines - Les limites de l'ERP"