Guillaume Ducos, co-dirigeant de la société Les Magiciens Du Feu, explique : "Le Web nous a ouvert de nouvelles opportunités de développement : nous avons diversifié notre savoir-faire en devenant e-commerçants, sur un marché très réglementé. Nous sommes encore une société de services et réalisons des feux d'artifice pour des célébrations festives, mais nous travaillons maintenant toute l'année à vendre et livrer des produits partout en France, que nos clients peuvent manipuler directement. Nous en sommes également venus à proposer des gammes complémentaires à notre univers, par exemple des accessoires et mobilier en LEDfluo pour les gérants de boîtes de nuit".

Le projet ERP a débuté fin 2012, avec la formalisation d'un appel d'offres. Le Web était au cœur de la problématique de transformation de l'entreprise, le e-commerce ayant tant et si bien boosté l'activité que le back-office n'était alors plus à la mesure du succès : avec plus de 250 à 300 bons de livraison à gérer chaque jour, issus de plusieurs sites Web, il fallait passer à l'automatisation des process.

Les différents sites Web de l'entreprise sont administrés sous Oxatis, groupe spécialisé dans l'édition de plateformes cloud pour le commerce en ligne. Un choix à pérenniser. Consulté, l'intégrateur Evogest propose alors la solution Wavesoft, qui dispose d'ores et déjà d'un partenariat technique avec Oxatis et met à disposition un automate de transfert, c'est-à-dire une passerelle d'échange de données automatisés entre Oxatis et Wavesoft.

Régis Loutzek, chef de projet chez Evogest explique : "l'existant reposait sur un développement interne autour de tableurs Excel pour gérer les stocks et afficher en ligne les disponibilités et les prix. Le logiciel Ciel était utilisé pour la comptabilité. Il n'y avait aucune liaison avec l'aval : la préparation des commandes comme la comptabilité généraient des opérations ressaisies manuellement. L'ensemble n'était plus adapté à la volumétrie de l'activité".

Étape par étape, le projet ERP s'est déployé sur 18 mois : analyse de l'activité et des flux, paramétrage de Wavesoft, reprise des données, injection dans le nouveau système d'information, tests, formation utilisateurs... 18 postes de travail ont été équipés de Wavesoft pour gérer toute l'activité de l'entreprise (comptabilité, gestion, sites Web, commandes, stocks...).

Aujourd'hui, l'ERP permet de simplifier le back-office : il gère, depuis une base de données produits unifiée, tous les sites Web de l'entreprise, qui s'adressent à des cibles différentes : particuliers, collectivités, grossistes, professionnels de la nuit et de l'événementiel. Quand bien même les produits sont vendus dans des conditionnements, quantités et prix différents selon les vitrines Web où ils sont présentés, la base de données sait gérer cette complexité. C'est juste une question de paramétrage.

Un autre type de personnalisation est nécessaire : les stocks sont répartis dans une demi-douzaine d'entrepôts différents, une organisation imposée par la réglementation pour éviter de concentrer les produits inflammables et explosifs sur un même site. L'informatisation de la logistique (gestion des stocks, préparation de commandes et expéditions), doit en tenir compte. L'intégrateur Evogest développe ainsi un module métier spécifique relié à Wavesoft, WavePicking, pour le traitement des commandes et leur contrôle.

Dans la continuité des évolutions, Evogest devrait installer dans un proche avenir un Terminal Point de Vente (TPV) pour la vente au comptoir dans le magasin d'entrepôt de Saint-Ouen l'Aumône.