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Un point sur la dématérialisation des factures
 
08/02/2017 :: La dématérialisation des factures est un chantier important pour les organisations, privées comme publiques, qui doivent se conformer aux obligations légales qui les conduiront d'ici 2020 à recevoir et à émettre des factures électroniques. Un récent "dossier de recherche" du CXP, réalisé par Muriel Guénon, est consacré à ce sujet. En voici les grandes lignes.

Une facture est un document comptable qui sert de preuve juridique des échanges commerciaux. Elle est aussi une pièce justificative auprès des autorités fiscales donnant droit à la déductibilité de la TVA. Elle intervient dans quatre fonctions : comptable, fiscale, commerciale et juridique.

Au titre du droit fiscal et du droit commercial, la facture doit être archivée pendant 10 ans et doit pouvoir être restituée en cas de litige ou de contrôle. Elle est soumise au code du commerce, au code général des impôts et au livre des procédures fiscales. Elle doit porter les mentions obligatoires exigées par ces trois corpus.

Les enjeux

Depuis le bulletin officiel du 18 octobre 2013, trois procédés de facturation sont admis par l'administration fiscale pour garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité et la lisibilité des factures. Il s'agit de l'EDI fiscal, de la signature électronique qualifiée et de la Piste d'Audit Fiable. Cette dernière possibilité est encore peu mise en œuvre, mais est désormais nécessaire, hormis dans les cas de flux EDI fiscal ou de flux de factures signées avec une signature qualifiée. Elle est obligatoire pour les factures traitées sous format papier. Par ailleurs, elle peut faciliter l'accès des petites et moyennes entreprises à la dématérialisation fiscale en leur permettant d'échanger des factures en PDF simple.

Le traitement de la facture doit répondre à trois grands principes : authenticité de l'origine, intégrité du contenu et lisibilité du contenu. L'administration doit pouvoir lire sans difficulté les factures durant toute la durée de leur conservation, ce qui exclut notamment les factures scannées.

En outre, l'État a rendu obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de lui-même et des collectivités territoriales (ordonnance du 26 juin 2014) ? Cette obligation est effective pour les grandes entreprises et les personnes publiques depuis le 1er janvier 2017 et le sera le 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire, le 1er janvier 2019 pour les PME et le 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises.

Les collectivités territoriales et les établissements publics sont, parallèlement, dans l'obligation d'accepter les factures électroniques. Et la loi dite "Macron" stipule que, quelle que soit sa taille, l'entreprise destinataire aura l'obligation d'accepter de recevoir la facture électronique, une obligation qui rentrera aussi progressivement en vigueur entre 2017 et 2020, selon le même calendrier que ci-dessus.

Où en sont les entreprises ?

La plupart des entreprises gèrent aujourd'hui des circuits hybrides de factures clients et fournisseurs, composés de flux papier, de flux numérisés et de flux nativement et entièrement numériques.


Aujourd'hui encore, une forte proportion des factures fournisseurs est reçue sous format papier : selon les sources et les études, ce ratio varie entre 80 % et 88 % des factures entrantes. Là dessus, plus de la moitié sont scannées. Le format papier impose de nombreuses manipulations, la ressaisie des données comptables et génère d'inévitables erreurs qu'il par la suite détecter et traiter, des manipulations parfois longues, qui entravent la fluidité des processus et peuvent entraîner des conséquences fâcheuses.

Par ailleurs, l'archivage des factures papier soulève les questions sensibles de la surface de stockage nécessaire (en interne ou externalisée) pour la conservation durant 10 ans, mais aussi des risques afférents à la manipulation du papier, notamment ceux de perte ou d'incendie. Les entreprises cherchent donc à optimiser leur processus de comptabilité fournisseurs en dématérialisant leurs factures ; elles y sont par ailleurs poussées par les obligations légales.

Comme le traitement des factures reste encore très souvent manuel, il constitue un important gisement de productivité et d'économies. De nombreuses tâches manuelles sans valeur ajoutées peuvent être supprimées grâce à la dématérialisation, à l'automatisation et au pilotage du traitement des factures, ce qui permet de réduire drastiquement les erreurs et d'accroître la fiabilité du processus.

La réduction des coûts est l'une des principales raisons motivant l'optimisation du traitement des factures via leur dématérialisation et l'automatisation de leur processus de traitement. Le coût de traitement des factures est directement lié au taux d'automatisation et à la réduction des interventions manuelles. Et selon la volumétrie traitée, cette réduction des coûts peut vite se chiffrer en centaines de milliers d'euros. Mais le coût n'est pas le seul avantage de la dématérialisation des factures : la fiabilité et la traçabilité du processus, l'optimisation des activités de rapprochement, la simplification de la gestion des litiges, la facilité de recherche et d'accès à l'information sont des atouts majeurs fréquemment cités par les entreprises ayant mis en œuvre la facturation électronique.

Le marché

Dans son "dossier de recherche", le CXP a recensé 25 éditeurs de solutions de dématérialisation qui se sont spécialisés dans le traitement des factures. Sur ces 25 éditeurs, 60 % (15) sont également des prestataires de services de dématérialisation chez lesquels les entreprises peuvent externaliser leur facturation électronique. Ces prestations ne se cantonnent pas à la facturation électronique mais traitent tous les flux de facturation, y compris les flux papier, avec parfois une numérisation des flux papier et un archivage des factures papier. Il est aussi intéressant de noter que 15 des 25 éditeurs disposent d'une offre de capture de données, domaine qui est souvent leur cœur de métier originel. Par ailleurs, 8 des 25 éditeurs proposent également une offre d'archivage.

Bien préparer son projet de dématérialisation

Au début de son projet de dématérialisation des factures, une entreprise devra analyser ses flux de facturation existants (format, volumétrie, fréquence, etc.) ainsi que les obligations légales et les échéances auxquelles elle devra se soumettre. Elle devra également vérifier la consistance et la cohérence de sa base fournisseurs et de sa base clients, les règles métier qui président au traitement des factures et les circuits de validation (souvent fonction des montants, de l'émetteur de la commande, etc.).

Avant de choisir un éditeur ou un prestataire de services, l'entreprise devra aussi déterminer le ou les modes de sécurisation des factures qu'elle souhaite adopter (EDI fiscal, signature qualifiée ou piste d'audit fiable) et décider si elle souhaite externaliser tout ou partie du processus de traitement des factures.

Par ailleurs, il ne faut pas oublier que la dématérialisation des factures s'inscrit dans la problématique plus large de la dématérialisation dans l'entreprise, dont font notamment partie les autres flux entrants, comme le courrier. Ce projet doit être pensé en cohérence avec ces autres projets de dématérialisation.

Benoît Herr d'après le dossier de recherche du CXP "La dématérialisation des factures" – janvier 2017

 
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