Beaucoup de gens oublient que la clé d'un brainstorming réussi réside dans la quantité et non la qualité. Oui, vous avez bien lu : quantité et non qualité. Un brainstorming est la première étape de la phase d'élaboration d'un nouveau projet. Il est donc important d'être ouvert à toutes les idées et toutes les directions possibles. Les problèmes commencent lorsque les membres de l'équipe pensent qu'ils doivent séparer les idées qu'ils pensent être bonnes de celles qui le sont moins, de peur d'être jugés et déconsidérés.

Un autre problème avec le brainstorming est que la plupart des gens pensent qu'il ne peut être mené que d'une seule façon : une discussion ouverte dans une salle de réunion rassemblant toute une équipe. Cette méthode n'est pas nécessairement mauvaise, mais elle peut mener à des phénomènes sociaux largement sous-estimés qui peuvent contribuer à faire capoter la session. Par exemple, dès que les deux premières idées ont été mises en avant durant la réunion, les participants ont tendance à ses concentrer uniquement sur celles-ci jusqu'à la fin.

Leigh Thompson, un professeur de management de l'Université Northwestern, la Kellogg School aux États-Unis, a mené récemment une étude sur les méthodes traditionnelles de brainstorming, et a découvert que quelques personnes seulement monopolisent en général entre 60 et 75 % du temps de parole. Ce phénomène, traditionnellement appelé "anchoring", peut souvent empêcher de nouvelles idées d'émerger. Voici 7 moyens simples de parvenir à un brainstorming efficace, tout en encourageant la collaboration et en éliminant les jugements péremptoires.

1 Brain writing

Le principe général de cette technique est de séparer la génération d'idées de la discussion. Le responsable partage le sujet avec l'équipe et ses membres indiquent individuellement leurs propres idées. Ceci aide à éviter le risque "d'anchoring" et encourage chacun des membres de l'équipe à partager ses propres idées. Cette technique donne également à chacun plus de temps pour réfléchir à ses idées, ce qui est particulièrement utile pour les participants introvertis. Cette technique de brainstorming fonctionne le mieux avec des équipes qui sont particulièrement influencées par les premières idées énoncées lors des réunions.

Lorsque vous incitez les membres de votre équipe à réfléchir individuellement à leurs idées, déconnectés de toute distraction et de l'opinion des autres, de nouveaux concepts apparaissent, qui n'auraient pas naturellement fait surface autrement. Des techniques de brainstorming individuelles telles que celle-ci génèrent souvent plus d'idées originales que lorsque les membres du groupe sont tous ensemble à réfléchir.

2 "Brainstormer" à la place d'un autre

N'avez-vous jamais imaginé comment quelqu'un d'autre aurait géré une situation ? Ou ce qu'il aurait dit à propos d'un sujet particulier ? Le brainstorming à la place d'un autre est basé sur ce principe. Réfléchissez à la façon dont quelqu'un comme votre patron, une personne célèbre ou même le président de la République aurait géré la situation. Se mettre dans les chaussures de quelqu'un d'autre place l'équipe dans une autre perspective et peut faire émerger des idées neuves. Cette technique fonctionne le mieux avec des équipes qui ont tendance à avancer les mêmes idées pour des projets répétitifs.

Essayez cette simple question : qu'est-ce que le Général de Gaulle aurait fait à votre place ? Lorsque vous réfléchissez en groupe sur des questions qui tournent autour des actions possibles d'une tierce personne, vous libérez des idées qui ne sont pas limitées à vos participants. C'est un de ces exercices en équipe qui donne à chacun un point de vue différent.

3 Brainstorming en ligne

Aujourd'hui, les équipes virtuelles se multiplient dans les entreprises de tous les secteurs. Avec l'évolution des systèmes de messagerie et des outils de travail collaboratif, le travail à distance devient la norme dans de multiples environnements. Mais que se passe-t-il lorsque l'équipe doit se réunir pour une séance de brainstorming ? Bien sûr, il est possible d'échanger des idées par e-mail, mais il devient alors difficile d'archiver celles-ci pour une utilisation future. Disposer d'un lieu central en ligne où les membres de l'équipe peuvent collaborer entre eux est crucial pour ces équipes virtuelles. Une solution de stockage dans le cloud ou mieux encore un outil de collaboration en ligne est alors la solution.

4 Générer des idées dans un temps limité

Parfois, fixer une durée limitée peut aider à générer un grand nombre d'idées originales, car on n'a pas le temps de filtrer ou de réfléchir trop longtemps à chacune d'elles. Avec cette technique, le responsable de l'équipe fournit le contexte au préalable, avec toutes les informations utiles sur le sujet : le budget, la date butoir, etc. Puis un temps limité est fixé à chacun pour noter un nombre maximum de réflexions et d'idées, en utilisant tous les instruments disponibles. Les participants n'ont pas la possibilité de filtrer ou de hiérarchiser leurs idées. Le gros avantage de ce type de brainstorming est qu'il est complètement personnalisable pour répondre aux besoins de l'équipe et du projet. Plusieurs instruments différents peuvent être utilisés, tels que papier et crayon, tableau blanc, post-it, etc., tout ce qui peut faire naître des idées créatives.

La durée limite de la session peut aller de 5 à 45 minutes en fonction de la complexité du sujet. Cette technique est appropriée pour des équipes qui ont tendance à se disperser ou lorsque les sessions de brainstorming prennent fréquemment plus de temps que prévu.

Même si le brainstorming est la meilleure technique pour développer de nouvelles idées et amener les membres d'une équipe à réfléchir ensemble à de nouveaux concepts et de nouvelles solutions, il existe une vraie tentation à réfléchir trop longtemps et à s'attarder sur certains aspects. Il est facile se retrouver bloqué par un détail. C'est précisément le danger que cette technique de génération d'idées en temps limité est en charge de résoudre.

Astuce : essayez une musique d'ambiance.
Voici une nouvelle astuce pour vos sessions de brainstorming : essayez d'y introduire une musique d'ambiance, c'est-à-dire un fond sonore qui favorise la génération de nouvelles idées. En fonction de la culture de votre entreprise ou de l'équipe impliquée, un bon de type de musique d'ambiance avec un volume sonore approprié peut s'avérer efficace. Mais tenez-vous à ces règles simples pour choisir votre musique : limitez-vous à de la musique instrumentale (plus favorable à la concentration), plutôt en mode majeur (afin que l'humeur reste positive) et assurez-vous qu'elle conserve le même tempo et le même volume sonore (moins distrayant). Voici deux exemples de musique appropriée : les concertos brandebourgeois de Bach ou de la musique électronique.

5 Brainstorming en cercle

Cette méthode commence en disposant les membres de l'équipe en cercle. Une fois le sujet exposé à tout le monde, chaque personne autour du cercle fournit à tour de rôle une nouvelle idée jusqu'à l'achèvement d'un tour complet. Simultanément, l'animateur de la réunion enregistre chaque idée afin que toutes puissent être discutées ensemble dans un deuxième temps. Il est très important de ne pas commencer à évaluer l'ensemble des idées ou suggestions avant que chacun ait eu l'opportunité d'énoncer la sienne. Cette technique est appropriée lorsque certains membres de votre équipe ont tendance à rester silencieux et ne pas participer pendant vos réunions.

La méthode du brainstorming en cercle permet à chacun de s'exprimer et de contribuer à la discussion. Assurez-vous simplement d'accorder la même importance à chaque idée. Et tentez d'éviter que certains participants déclarent : "x a déjà mentionné mon idée". Si cela se produit, indiquez aux personnes concernées que vous reviendrez vers eux à la fin afin qu'elles aient le temps de réfléchir à une nouvelle idée.

6 Brainstorming en étoile

Cette forme de brainstorming se concentre sur l'énoncé de questions plutôt que de réponses. Elle demande à chaque membre de l'équipe d'énoncer un nombre maximum de questions qui leur viennent à l'esprit à propos du sujet traité. Un moyen simple d'entamer une session de ce type peut être de lister toutes les questions commençant par qui, quoi, où, quand, comment et pourquoi.

Cette méthode permet de vérifier que tous les aspects d'un projet ont été correctement couverts avant que son exécution ne commence. C'est une bonne technique pour des équipes qui ont tendance à s'attarder et à perdre du temps sur certains aspects d'un projet et se retrouvent contraintes de bâcler les autres à la dernière minute.

Les sessions de brainstorming centrées sur les questions ont l'avantage supplémentaire de générer pour vous une source de contenus pour un usage ultérieur. Si vous avez besoin d'une section Questions/Réponses pour votre site Web ou la lancement d'un nouveau produit, toute l'information nécessaire sera immédiatement disponible.

7 La technique de l'escabeau

Développée en 1992, cette technique de brainstorming encourage chaque membre de l'équipe à contribuer individuellement avant d'être influencé par tous les autres. Au départ de la session, l'animateur partage le sujet ou la question avec l'ensemble du groupe. Une fois le sujet partagé, tout le monde quitte la pièce sauf deux membres de l'équipe. Ceux-ci discutent alors du sujet et de leurs propres idées. Puis un membre supplémentaire pénètre dans la pièce. Il énonce ses propres idées AVANT que les membres déjà présents ne discutent des leurs. Ce cycle se répète jusqu'à ce que tous les membres de l'équipe aient rejoint la pièce.

Cette technique est particulièrement appropriée pour des équipes qui sont facilement influencées par les idées d'un ou deux membres seulement, ce qui conduit au phénomène de la pensée de groupe (groupthink). Elle encourage également les éléments les plus timides du groupe à s'exprimer et à partager leurs idées sans être intimidés par une salle pleine de monde.

La technique de l'escabeau est une des stratégies de brainstorming les plus matures car elle incorpore à la fois une participation individuelle et en groupe. Elle est adaptée à des groupes de taille moyenne, allant de 5 à 15 personnes. Pour des groupes plus importants, elle devient trop lente et trop complexe à mettre en œuvre.

Les avantages d'une réflexion en groupe (brainstorming)

En bref, quels sont les bénéfices des sessions de réflexion en groupe ? La définition même du brainstorming nous donne la réponse : c'est une façon de résoudre des problèmes en organisant une discussion de groupe et en collectant les informations qui en résultent via "une participation spontanée et non guidée".

C'est une technique qui a fait ses preuves, spécialement par exemple au cours de l'élaboration d'un nouveau produit ou service, ou lorsqu'une entreprise entame une nouvelle étape de son développement, afin de confronter un large éventail de points de vue différents. De plus, c'est un moyen rapide de générer un grand nombre d'idées et de suggestions. Au lieu d'une ou deux idées de base, une réflexion en groupe pourra en augmenter le nombre de façon exponentielle.

Voici pour finir quelques astuces de base qui vous aideront à faire de vos prochaines sessions de brainstorming un succès :
- Déterminez clairement les objectifs de la session dès le départ. Qu'essayez-vous de trouver ou de résoudre ? De quelles contraintes devez-vous tenir compte ?

- Comme pour d'autres techniques de travail collaboratif, donnez la parole à chacun. Equilibrez la session de sorte que les personnes les plus introverties obtiennent le même temps de parole que celles qui ont tendance à dominer les discussions.

- Evitez le risque de monopolisation du temps de parole en laissant dans un premier temps chaque participant générer ses propres idées, avant de se confronter aux autres pour en discuter.

- Privilégiez dès le départ la quantité à la qualité pour les idées et suggestions collectées.

Andrew Filev, CEO de Wrike