Dans le cadre de son projet de dématérialisation des factures, l'Institut Mutualiste Montsouris (IMM), établissement de santé privé et pluridisciplinaire, médico-chirurgical, ouvert à tous, a retenu le module Serensia Reader, co-développé par l'éditeur d'ERP Qualiac et Serensia. Cette solution présente l'avantage de répondre aux contraintes liées à la facturation dans les secteurs privé comme public et est adaptée à la problématique de l'IMM, y compris pour certains besoins particuliers liés à son activité.
L'IMM, qui utilise l'ERP Qualiac, peut, dès lors que les factures sont numérisées, en récupérer les informations et les intégrer dans le système comptable ; les rapprochements sont en outre faits automatiquement.
À l'initiative de ce projet, Patrick Bolore, DSI de l'IMM, déclare "Dès que nous avons appris que Qualiac s'associait avec un partenaire spécialiste de la dématérialisation du processus d'intégration de factures, nous avons tout de suite voulu nous lancer". Si initialement ce projet collaboratif avait pour but une réorganisation de la facturation avec, à terme, une réduction de la facture papier qui générait beaucoup de travail administratif, il a également permis de réorganiser le référentiel désormais à jour et expurgé de ses anomalies. Patrick Bolore ajoute : "Avec ce système, nous avons consolidé notre référentiel de fournisseurs. En termes de ROI, c'est extrêmement simple : nous avons centralisé la facturation et le coût de traitement d'une facture est très nettement inférieur".
À cela s'ajoute la prise en considération du facteur humain : c'est en effet un changement de culture radical pour le service de comptabilité, qui, au-delà de l'appropriation technique d'un nouveau système, doit apprendre à gérer l'intégration automatique. La dématérialisation sera complète lorsque la facture électronique sera entièrement dématérialisée et intégrée par le même processus. "Une fois cet objectif atteint, cela nous permettra de nous conformer à la règlementation en vigueur", précise Patrick Bolore.
Cet important projet vise à intégrer prochainement et de façon progressive les bons de commande et de livraison. La solution mise en place étant basée sur un système de reconnaissance qui relie les informations, les décrypte et les utilise pour faire des requêtes directement dans la base de données du logiciel, ne demande plus que quelques ajustements avant de pouvoir scanner des bons de livraison ou de commande pour savoir s'ils correspondent à la commande initiale.