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La CIPAV transforme ses processus et améliore son service aux adhérents
 
16/05/2018 :: Principale caisse de retraite des professions libérales avec 550 000 adhérents, la CIPAV vient de mener un projet de transformation de ses processus, sans attendre la fin de son projet de refonte du SI existant. Déployé dans un délai de deux à trois mois à partir d'une simple expression des besoins, ce projet a permis de refondre entièrement l'organisation et la distribution des tâches en s'appuyant sur la plateforme Bonita.

Créée en 1978 et historiquement dédiée aux architectes et aux métiers du 'bâti', la CIPAV a progressivement, au fil des ans, intégré de nombreuses autres professions comme les géomètres ou encore les consultants. Sa mission est de gérer les prestations de retraite de base, de retraite complémentaire et d'invalidité décès de ces professions, soit aujourd'hui quelque 550 000 libéraux adhérents. Pour ce faire, elle administre au quotidien de nombreux processus métiers autour du calcul et de l'appel à cotisation, du calcul et de la liquidation des droits, du versement des prestations, du recouvrement et du contentieux ou encore de l'action sociale.

Jean-Christophe Rainaut, DSI de la CIPAV, explique : "arrivé il y a deux ans pour transformer et urbaniser un système d'information vieillissant, nous avons fait le choix de nous orienter, à chaque fois que cela s'est avéré possible, vers les standards du marché et notamment vers le SaaS et l'Open Source. Par ailleurs, nous souhaitions opter pour une solution évolutive, ne nécessitant pas de développements spécifiques importants".

Il poursuit : "parallèlement et alors que des besoins liés à la polyvalence, notamment en matière de gestion des tâches, se faisaient jour, nous avons identifié le BPM comme une brique transverse capable de reconsidérer et de déployer rapidement nos nombreux processus métier".

Le premier projet fut celui mené avec Bonitasoft, autour de la modernisation de la GEIDE et de la mise en place d'une solution permettant de créer une brique archive en lien avec le BPM et l'éditique. Aujourd'hui, cette solution permet d'organiser l'activité sur la base de processus 'sans couture', dans une logique digitale et multicanale.

L'entreprise, qui a ainsi évité une démarche de type big bang, longue et coûteuse, et opté pour un projet "quick win", est désormais en capacité, après deux à trois mois de déploiement, d'apporter aux métiers une réponse rapide en mode agile et itératif, de mieux mesurer les délais de traitement, de disposer d'un historique des activités, de mettre en place une suppléance lors des absences et enfin, de mieux rationaliser la distribution des tâches sur la base de règles pré établies.

Pour ce faire, la CIPAV s'est faite accompagner par l'intégrateur RS2i. Joseph Khouri, directeur général de RS2i, commente : "avec un certain nombre d'applications 'legacy' à prendre en compte, l'intégration de Bonitasoft avec l'existant n'a pas été simple. Par ailleurs, le côté transverse de la solution a nécessité un vrai travail de coordination entre les différentes équipes projet mais la rapidité de son déploiement a permis de convaincre les différentes équipes IT, puis de gagner l'adhésion des utilisateurs".

Jean-Christophe Rainaut conclut : "il s'agit là d'une première étape. Notre objectif est de mettre en place une meilleure interaction avec nos adhérents et d'améliorer la qualité de service que nous leur apportons. Ainsi, un formulaire de contact va être mis en place et de nouveaux processus métier vont suivre. Par exemple, nous travaillons déjà à l'automatisation du calcul et de la liquidation des droits concernant la prestation retraite, qui était restée pour partie manuelle. En fait, dès qu'on abordera une problématique touchant aux processus concernant la fiabilisation de carrière, cela passera par Bonita".

 
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