L'idée que les robots vont a) nous tuer tous ou b) régir la Terre a toujours connu beaucoup de succès au cinéma et nous rend souvent fans des séries d'anticipation. Elle nourrit des histoires captivantes et la plupart des gens pensent qu'elle relève de la fiction. Mais, comme le révèle le Guardian, en matière d'industrie et d'emplois, on perçoit souvent l'automatisation comme une grave menace, prédiction qui peut en fait freiner la transformation numérique et la croissance commerciale.

McKinsey estime que 50 à 70 % des tâches s'avèrent potentiellement automatisables, ce constat allant engendrer la prochaine génération de nouvelles technologies. À l'heure où gérer d'énormes volumes de données et éviter les erreurs constituent deux impératifs d'une bonne utilisation de systèmes d'information tels que SAP, les entreprises adoptent de plus en plus l'automatisation des processus robotiques (RPA) pour un transfert de données rapide et efficace. Les avantages constatés dépassent largement les attentes. Cela va des processus comptables accélérés et plus rentables par la réduction du traitement de données manuel à l'automatisation d'opérations comme la facturation client, les écritures de journal ou l'amortissement des actifs.

Pour Deloitte, le rôle des robots recouvre l'exécution de processus métier courants en imitant les interactions humaines avec des applications via une interface utilisateur et en suivant des règles simples pour prendre des décisions. Selon cette définition, on réalise facilement comment l'automatisation peut aider les utilisateurs de systèmes SAP en rationalisant des processus qui impliquent un transfert de données et des transactions complexes. Mais, il existe une grande différence entre des solutions RPA génériques et celles dédiées à SAP.

Les solutions RPA génériques visent à fournir une sorte de modèle pour divers processus et systèmes. Elles peuvent donc sembler accessibles, mais elles obligent souvent la DSI à leur consacrer du temps et sont plus longues à installer, d'où un retour sur investissement retardé.

Les fonctionnalités RPA pour les solutions SAP permettent aux équipes opérationnelles d'utiliser, voire de créer, des scripts sans aide de la DSI et de les intégrer à des outils familiers comme Microsoft Excel. Renforcer l'intégrité des données et la capacité à gérer des processus complexes en moins d'étapes assure un ROI plus rapide ainsi que des économies pour l'entreprise.

Vodafone : réduire le délai de traitement des transactions

Un projet de services financiers partagés permet aux fonctions comptables de transformer la prestation en fédérant le traitement en une unité spécialisée couvrant plusieurs divisions. Les centres de services financiers partagés de Vodafone traitent la majeure partie de la gestion comptable de la société et des processus et transactions comme les immobilisations, les achats et la comptabilité générale.

Gérer un très grand nombre d'actifs dans une base de données SAP pose un réel défi au sein de cet environnement dynamique, où les besoins changent constamment. Dans une division, Vodafone gérait neuf millions d'actifs et 100 000 écritures par mois, ce qui aurait normalement pris six mois à traiter. Les tâches englobaient l'utilisation de cinq écrans SAP différents et de deux transactions, d'où un délai de traitement pouvant atteindre 60 minutes pour un poste de 100 lignes. Grâce à la solution RPA pour SAP de Winshuttle, Vodafone a pu lier des procédures Excel internes et réduire le délai de traitement à 15 minutes. Les résultats furent sept fois meilleurs que prévu par Vodafone.

"Le système fonctionne très bien pour nous. Nous gérons les processus lourds en moins d'étapes, ce qui réduit le temps consacré à des écritures complexes et nous permet d'éviter une dépendance interne à la DSI", déclare Peter Barta, responsable comptable des immobilisations et des projets chez Vodafone.

Novacon : réduire les erreurs de données SAP

Novacon, entreprise spécialisée en gestion des données rationalisée, rencontrait des défis totalement différents en termes de système SAP dans son exploitation d'un centre de services partagés comptant 200 employés. La solution RPA générique que l'entreprise utilisait pour alimenter en données le système SAP ne produisait des entrées correctes que dans 70 % des cas, en raison d'un défaut d'outil administrateur ou système pour les erreurs. Les 30 % de données incorrectes engendraient des retards dans la création des documents nécessaires à l'activité, empêchant l'entreprise d'atteindre les objectifs de performance CSP.

Novacon devait trouver une solution qui détecte les erreurs plus tôt dans le processus de création de données. En alliant la gestion des processus métier (BPM) à la solution RPA générique, elle pouvait automatiser le processus de contrôle, mais la mise en place aurait pris plus de sept mois. En revanche, la solution RPA pour SAP de Winshuttle valide la saisie de données par rapport à toutes les règles métier et SAP, ce qui évite les erreurs à l'origine et ne prend que quelques semaines à déployer. Zsolt Keresztesi, CEO de Novacon, commente : "Valider les données à un stade précoce nous permet d'assurer d'emblée l'exactitude des entrées et d'économiser des ressources précieuses, en évitant la correction d'erreurs et les problèmes de données SAP. Depuis son installation, nous avons pu éliminer totalement les erreurs et remplir aisément les objectifs CSP".

L'avenir des systèmes ERP/SAP (et des humains)

Bien entendu, la question qui demeure à l'esprit de beaucoup est "qu'advient-il des individus exécutant les processus que la RPA remplace ?"

Bien loin des sombres tableaux des œuvres cinématographiques, la solution RPA pour SAP de Winshuttle propose un avenir bien plus radieux que les prévisions. Plutôt que de remplacer des humains par des robots, elle aide les opérationnels à éliminer le robot dans l'humain. En réduisant les processus SAP manuels et en renforçant la valeur de leurs employés, les entreprises qui déploient cette solution gagnent en humanité.