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BigMat gère ses adhérents dans le nuage
 
28/06/2018 :: Première enseigne européenne dans le négoce de matériaux, BigMat fonctionne sur le mode coopératif. L'entreprise a remplacé son existant par Divalto Infinity dans le cloud. Un projet complexe, qui a dû être mené dans des délais contraints. Nous avons recueilli le témoignage de la cheffe de ce projet, Sophie Kong, à l'occasion du Forum CXP Group.

Entreprise de négoce de matériaux, BigMat se spécialise dans le gros œuvre, la maçonnerie, la couverture, l'isolation, la menuiserie, l'outillage, le carrelage et les sanitaires. Dans ces domaines, elle est la première enseigne européenne. Outre la France, elle est aussi présente dans six autres pays européens : Espagne, Portugal, Italie, Belgique, République Tchèque et Slovaquie. L'entreprise est un groupement coopératif qui fédère autour de son enseigne bien connue 84 entreprises de négoce indépendantes pour 283 points de vente en France (certains adhérents ne possèdent qu'un seul point de vente, d'autres plusieurs), représentant au total quelque 3 000 collaborateurs. Autrement dit, indépendants, ses adhérents en sont à la fois ses clients et ses associés. L'indépendance fait d'ailleurs partie des valeurs de l'entreprise.


Sophie Kong, chef de projet en excellence opérationnelle et amélioration continue, BigMat

Une indépendance qui n'exclut pas le partage d'un certain nombre de ressources et de services, comme les achats, le référencement, la communication, la finance ou les ressources humaines. Et pour assurer ce partage, un outil informatique permettant de nombreux échanges est indispensable. Car les adhérents possèdent chacun leur propre SI, distinct de celui du siège. Et si l'enseigne fait bien un certain nombre de préconisations en la matière, rien n'oblige les adhérents à y souscrire. C'est ainsi que Sophie Kong, chef de projet en excellence opérationnelle et amélioration continue, en charge du projet, a dénombré pas moins de 36 ERP différents chez les adhérents français ! Des ERP qui leur coûtent en moyenne tout de même quelque 45 000 euros annuels. "En fait, deux solutions dominent et équipent 70 % des adhérents : Evolubat de Gimel Lavergne et DL Négoce, qui propose trois solutions différentes. Dans les 30 % d'adhérents qui restent, on trouve un peu de tout". Du fait de l'indépendance des adhérents, l'enseigne n'a pas de moyen de les contraindre à adopter telle ou telle solution. "Nous pouvons prévoir des sanctions dans le règlement intérieur, mais c'est à peu près tout", se désole Sophie Kong.

Genèse du projet

C'est Evolubat de Gimel Lavergne qui avait été adoubé par l'enseigne, qui l'utilisait elle-même. "La solution donnait pleinement satisfaction sur le plan fonctionnel mais n'offrait pas beaucoup de perspectives d'évolution et était difficilement interfaçable. Notamment, elle ne proposait pas d'API", poursuit la cheffe de projet. C'est ainsi qu'en 2016 l'entreprise a pris la décision de changer de solution.

Pour définir le périmètre fonctionnel initial de la solution recherchée, qui ne concernait au départ que les achats, BigMat est partie des fonctionnalités d'Evolubat, qui convenaient bien, et y a ajouté les fonctionnalités qu'elle considérait comme manquantes, comme la gestion de pénuries, par exemple. "Nous avons alors envoyé notre cahier des charges à divers acteurs du marché et avons retenu Divalto sur sa capacité à tenir les délais du projet et sur son expérience antérieure dans notre métier, avec l'enseigne DomPro, ainsi que sur les aspects BI".

Redressement de barre

En fait, Sophie Kong, initialement contrôleure de gestion, n'est arrivée que sur le tard sur ce projet qui – rappelons-le – ne concernait au départ que les achats. "Il s'agit d'un projet complexe, dans lequel les flux avaient jusqu'alors été totalement occultés. Or, ils sont l'essence même du projet.

La dématérialisation des commandes des adhérents, dont l'objectif était de faire cesser le traitement de commandes papier, était particulièrement complexe : jusqu'alors les commandes arrivaient par fax ou pas mail. Pourtant, on ne s'était pas posé la question de la solution logistique et de la communication avec notre prestataire logistique, pas plus que de celle avec les adhérents".

C'est pourquoi il a fallu redresser le projet en élargissant la consultation et en s'adaptant au WMS du logisticien. "Le sujet cloud n'est arrivé que tardivement : ce qui importait avant tout était de trouver un éditeur capable d'avancer rapidement", poursuit Sophie Kong. Seulement voilà : le temps avait passé et la date de démarrage impératif, en avril 2018, approchait... et l'on était déjà en septembre 2017. Il ne restait donc plus que sept mois avant la date fatidique.

De plus, le système coopératif implique que les ressources se trouvent surtout chez les adhérents : le siège de BigMat France ne compte que 40 collaborateurs "et au niveau du SI, il n'y avait plus de RSI", précise Sophie Kong. "La solution une fois retenue, nous avons travaillé avec trois chefs de projet côté Divalto, le premier sur le portail Agileo, les deux autres sur Infinity". Car BigMat voulait une offre pour les adhérents sur Internet, "le but étant de proposer les projets référencés sur un portail de commandes, plus interactif, avec des FAQ, pour inciter les adhérents à commander".


Pari gagné : la solution est en place, dans le cloud de Divalto, depuis le 9 avril 2018. Pour tenir les délais, il a bien fallu faire quelques compromis, comme retarder légèrement (trois semaines) les flux EDI au profit du portail de commandes. "Nous avons aussi repris tous les spécifiques que nous avions, qui ont, pour la plupart, été intégrés dans la solution standard de Divalto. Ce fut le cas par exemple de la double remise sur des commandes fournisseurs avec un lien vers des contacts différents", ajoute Sophie Kong. L'ancienne solution comptait toutefois moins de 20 % de spécifiques. " La plus grande difficulté est que dans notre métier du négoce, en fonction du fournisseur, on exprime les prix en dans des unités différentes, comme par exemple au m2, au mètre linéaire, à l'unité de carton ou de palette...".

Par ailleurs, sur les flux fournisseurs et clients, BigMat s'est très vite orienté vers l'EDI, en partenariat avec le spécialiste des flux de facturation B2B Qweeby, "Divalto ne proposant pas de solution EDI globale. Qweeby a crée un hub EDI qui permet d'adapter facilement les messages lorsqu'il y a un nouvel adhérent". Il en résulte une meilleure communication interne ainsi qu'avec les adhérents. "Pour l'heure, la pénétration de la plateforme dans le réseau clients est de 98 %, mais seuls 7 % des fournisseurs l'utilisent. Nous avons donc une marge de progression", constate la cheffe de projet.

Bilan et perspectives

Sophie Kong se déclare "très étonnée de la rapidité des temps de réponse dans le cloud". Elle constate toutefois que "le cloud complexifie un peu la mise en place, surtout parce que la solution est beaucoup plus sécurisée que celle que nous avions avant. Mais le cloud est pratique pour gagner du temps lors de l'implémentation, ce qui nous convenait bien, eu égard à la rareté de nos ressources informatiques".

Et les projets se sont déjà fait jour : BigMat envisage d'équiper ses animateurs régionaux de tablettes, de travailler plus à l'international en logistique, notamment avec l'Espagne et l'Italie, ou encore de mettre en place un suivi amélioré des réclamations via un CRM, avec l'outil intégré à Divalto Infinity. Enfin, s'agissant des SI des adhérents, Sophie Kong estime que "il faut aller vers une harmonisation au moins au niveau de la BI et du CRM. J'espère qu'un jour les solutions seront unifiées".

Benoît Herr

 
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