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Quai Sud évolue aux côtés d'EBP
 
16/12/2018 :: Quai Sud est fabricant de produits fantaisie gourmets. Cette épicerie fine varoise a choisi EBP pour organiser ses processus de gestion au quotidien. Depuis 15 ans, cette collaboration s'est enrichie de solutions de plus en plus complètes pour soutenir la croissance continue de cette PME gastronome et dynamique. Le passage au prélèvement à la source (PAS) s'est notamment fait simplement et en douceur.

Quai Sud prospère, sa solution évolue

Depuis sa création en 1996, la marque Quai Sud a choisi de créer, inventer et internaliser l'intégralité de sa chaine de valeur. Ce choix nécessite l'utilisation de solutions de gestion adaptées à l'activité et aux évolutions liées à sa croissance. Lors du rachat de la marque par le couple Weller en 2002, Quai Sud s'est équipé des logiciels EBP de paie, comptabilité et gestion commerciale. Convaincus de l'importance d'une gestion informatisée et de l'automatisation de certains processus, ils décident de capitaliser sur l'éditeur. En 10 ans Quai Sud voit son chiffre d'affaires croitre de manière exceptionnelle, en passant de 300 000 € en 2002 à près de 5 millions en 2012. Ainsi, au fil du temps leur solution de gestion EBP s'est ajustée aux nouveaux enjeux rencontrés.

En 2012, la marque au soleil rouge complète son offre pour s'ouvrir à de nouvelles activités et étoffe sa solution EBP avec l'appui de l'intégrateur Aptitudes Méditerranée. Ce centre agréé Ligne PME assure un suivi régulier et propose ainsi des mises à jour ou formations nécessaires dans un contexte légal en perpétuelle mutation. "Il est indispensable de travailler avec l'intégrateur. Il y a un vrai suivi, une écoute, une proximité, une connaissance et est vraiment apte à effectuer les gros changements nécessaires aux besoins d'évolution d'une entreprise" déclare Karel Weller, directrice administration, finances et RH.

En 2018, avec ses 50 salariés et son chiffre d'affaires de 7M €, dont 1M € à l'export, Quai Sud continue de croître. Encore aujourd'hui, EBP a adapté ses logiciels aux besoins spécifiques du fabricant, notamment avec une gestion fine des stocks ou dans la mise en place du prélèvement à la source.

Karel Weller gère la paye de ses salariés depuis plus de 10 ans. Elle a anticipé le prélèvement à la source en réalisant des simulations. Son logiciel EBP lui a permis de créer des modèles et de vérifier les variables conformes au PAS. Son organisation est prête à franchir le pas dès le 1er janvier : "La mise en place du PAS s'est faite en douceur, notamment grâce aux tutoriels disponibles sur le centre d'aide EBP. J'ai pu tester ce dispositif et me faire la main dans mon logiciel de paye. Structurellement nous sommes prêts. Il nous reste à sensibiliser nos salariés, notamment à travers des réunions d'information prévues avant la fin de l'année", témoigne Karel Weller.

Adaptation aux besoins de l'entreprise

Outre la volonté de proposer des produits alimentaires originaux, Quai Sud veut pouvoir contrôler le circuit de traçabilité des produits et des ingrédients. C'est une obligation sanitaire et un véritable enjeu pour l'entreprise. Pour gérer les stocks et la chaine de production, y compris les produits en très petites quantités pour certains (arômes, sucres, feuilles de thé...), le fabricant varois avait besoin d'avoir une organisation rigoureuse et claire.

Cette organisation devait également se retrouver dans la gestion des stocks de produits finis qui sont commercialisés par différents canaux nationaux et internationaux (boutiques spécialisées, revendeurs, site Internet Quai Sud B2B et B2C). L'entreprise doit éditer un grand nombre de factures quotidiennes, pour ses revendeurs, qui cumulent beaucoup de lignes de produits. De plus, depuis plus d'un an, l'entreprise fabrique et commercialise des punchs au rhum dans des bouteilles tête de mort. Ces produits sont soumis à une TVA et des droits de douane particuliers.

L'ensemble de ces spécificités est paramétré dans les logiciels gestion commerciale, comptabilité et paie de la Ligne PME d'EBP. Aujourd'hui, 20 collaborateurs utilisent quotidiennement la gestion commerciale et 4 personnes s'attellent à la comptabilité. L'entreprise a trouvé une souplesse dans la manipulation et les modifications nécessaires à leur besoins. Que ce soit à travers la mise en place de TVA différentes sur les produits, l'ajout de modules supplémentaires, la personnalisation du tableau de bord de suivi client et la gestion de stock ou encore la possibilité d'adapter les champs de numéros de douane en fonction des besoins : toutes ces fonctionnalités permettent à Quai Sud de se décharger de procédures complexes et d'assurer son activité sereinement.

"Nos commerciaux conseillent nos clients B2B et peuvent saisir directement les commandes sur notre site dédié. C'est une vraie valeur ajoutée, que nous n'aurions pas pu garantir sans le logiciel gestion commerciale d'EBP", assure Karel Weller. "L'autre grande force du logiciel, ce sont les statistiques personnalisées, qui simplifient la comptabilité. Elles sont très pratiques quand on a plusieurs marques et plusieurs produits. Chacun peut avoir accès et agir sur le logiciel et avec l'export sur Excel, c'est magnifique !"

 
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