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HighCo dématérialise 100 % de ses factures fournisseurs
 
08/04/2019 :: Le Groupe HighCo, société spécialisée dans les solutions marketing intelligentes, pour dématérialiser le traitement de ses factures fournisseurs, utilise les solutions d'Esker ; ce projet s'inscrit dans sa stratégie de transformation numérique et lui permet aujourd'hui de gagner en efficacité interne, de bénéficier d'une piste d'audit fiable et d'absorber sa croissance pour les années à venir.

De par son métier dans le marketing digital, HighCo a entamé un virage numérique depuis quelques années. La forte croissance du groupe et une organisation décentralisée avec 14 entités réparties dans toute la France n'ont fait que conforter son choix de numériser ses processus de gestion pour gagner en productivité.

Avec un nombre important de fournisseurs et en l'absence de service achats, le traitement des factures fournisseurs faisait clairement partie des processus à optimiser. Les 40 000 factures fournisseurs reçues par an, par e-mail et courrier, transitaient à partir des différents sites vers le siège par courrier ou par transporteur. Les comptabilités étaient dispersées avec des processus différents, ce qui se traduisait par des traitements fastidieux et contraignants qui engendraient une grande perte de temps, des factures payées tardivement ou perdues, des pressions importantes sur le service comptabilité et des tensions en interne.

"La notoriété d'Esker mais aussi sa solution structurante nous ont rapidement convaincus. Véritable colonne vertébrale, elle nous a permis d'harmoniser nos processus internes entre toutes nos entités et filiales, tout en s'intégrant à notre ERP et à des coûts raisonnables", commente Stéphanie Gaillard, chef comptable au sein de HighCo

Grâce à la mise en place d'un comité de pilotage incluant à la fois des comptables et des opérationnels, le déploiement et l'adhésion à la solution en interne ont été rapides et fluides. Aujourd'hui, la solution est utilisée au quotidien par une vingtaine de comptables et par plus de 300 valideurs et le traitement des factures fournisseurs de HighCo est dématérialisé à 100 %.

Des bénéfices aussi bien quantitatifs que qualitatifs pour HighCo

Le bénéfices quantitatifs incluent :
- un gain de temps et de productivité sur le workflow de validation tant pour le service comptabilité, que pour les valideurs ou les opérationnels. Les classeurs de factures à valider ont été remplacées un simple clic ;
- temps de traitement des paiements divisé par deux passant d'une journée à 1/2 journée par semaine ;
- Suppression des coûts liés aux envois courriers ;
- Amélioration du contrôle des dépenses ;
- Capacité à absorber la croissance du groupe pour les années à venir.

Quant aux bénéfices qualitatifs, citons :
- une harmonisation et une structuration des processus internes qui ont permis de gagner en fluidité et en sérénité entre les services ;
- une piste d'audit fiable en cas de contrôle fiscal ou interne : l'outil permet d'optimiser la conformité à la réglementation anti-corruption ;
- une meilleure traçabilité des factures fournisseurs, de leur réception à leur archivage. Les opérationnels peuvent également les consulter à tout moment ;
- la valorisation des comptables qui ne sont plus que des opérateurs de saisie mais peuvent apporter une vraie valeur ajoutée ;
- un gain de place et une réorganisation du service comptabilité qui a divisé par deux sa surface d'occupation. À présent sur un plateau ouvert, le service est beaucoup mieux intégré aux autres équipes ;
- l'amélioration de la relation fournisseurs avec un meilleur suivi de leurs factures et des règlements.

"La solution Esker a apporté de la sérénité dans le travail des comptables et plus d'agilité. Aujourd'hui, nous sommes fiers de ce projet qui nous a permis de revaloriser l'humain, en cohérence avec notre stratégie interne, et de supprimer des tensions entre les services. C'est un véritable projet d'entreprise, et pas uniquement un projet comptable, qui implique tant la direction que le service comptable et les opérationnels, conclut Stéphanie Gaillard.

 
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