La direction des achats du groupe de haute technologie avait commencé à s'intéresser aux opportunités offertes par la robotisation automatisée à la mi-2018, dans le but d'améliorer et d'accélérer le traitement d'une partie de ses processus stables et robustes.

Quelle démarche et pour quels objectifs ?

Une phase préparatoire, menée avec l'appui de la Direction des Systèmes d'Information (DSI) et d'Acxias, a d'abord permis d'identifier les processus éligibles. S'en est suivi une phase exploratoire au cours de laquelle "nous avons commencé à analyser les volumes de demandes d'achats pour des besoins émis avec notre application Ariba P2R (Procure-to-Receipt), sur la plate-forme Ariba Buying", explique Franck Jeanvoine, responsable du département méthodes, outils et performance achat de Safran.

La mise en œuvre des deux robots par les équipes d'Acxias à partir de la solution UiPath (qui figure parmi les "leaders" identifiés par les principaux cabinets d'études sur le marché de la RPA. Acxias est détenteur d'une certification UiPath) vise un double objectif : faire mieux avec les mêmes ressources et délester les équipes achats de tâches rébarbatives et chronophages pour les recentrer sur l'essentiel. Les acheteurs pourront notamment se concentrer sur l'analyse des marchés, les échanges avec les fournisseurs et l'accompagnement des utilisateurs.

Quelles opérations automatisées ?

La piste d'automatisation a été instruite et validée sur un périmètre précis : la mise à jour des demandes d'achat de faible montant "hors catalogue" contenant un devis en pièce jointe, de telle sorte qu'après validation elles puissent être transformées en commandes sans autre intervention humaine. En effet, ce processus inclut "une grosse part de travail administratif, très répétitif et fastidieux, pouvant demander jusqu'à 15 à 20 minutes par opération", indique Idriss Mrani, responsable DSO (Département Support Opérationnel) de Safran Purchasing, la direction des achats hors production du groupe.

Quels enseignements et quels résultats ?

Mené en mode agile, le projet a nécessité quelques ajustements. "La RPA a montré certaines limites, liées au contexte assez technique de Safran et aux spécificités de nos outils", reconnait Idriss Mrani, avant de poursuivre "Mais sa montée en puissance, couplée, dans un possible second temps, à l'intégration des technologies d'intelligence artificielle et d'apprentissage, devrait nous permettre de progresser". Finalement, confie Franck Jeanvoine, "(…) ce projet nous a aidés à réaliser que ce que nous pensions être un process robuste ne l'était pas toujours, d'où les ajustements et les plans d'actions". Avant de conclure sur les résultats obtenus : "(…) ce projet a introduit une dose d'innovation, déjà traduite en des termes concrets et satisfaisants d'un point de vue opérationnel. Il nous a fait réagir sur certains de nos process et engendre aujourd'hui une automatisation clé, pour dégager de la capacité".

Une extension du périmètre de la RPA ?

Le projet pourrait désormais inclure toutes les demandes d'achat de faibles montants sans devis, à l'origine d'environ 35 % du volume annuel des commandes hors catalogue. Enfin, le groupe envisage de mettre en place un centre de compétences dédié à l'automatisation via la technologie RPA.

De son côté, Acxias, qui travaille sur d'autres projets basés sur la RPA, par exemple pour automatiser l'administration de la plate-forme SAP Ariba, s'est également doté d'un centre d'expertise pour l'automatisation des processus achats.