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Migration S/4HANA : passez par un business case cloud pour migrer ou convertir
 
17/09/2019 :: Depuis 2015, le nouvel ERP SAP repose sur différents atouts : une base de données intégrée permettant des rapports simplifiés, une nouvelle UX beaucoup plus intuitive, fonctionnant sur tous terminaux, des processus métiers avancés et surtout un choix de déploiement multiple dont le cloud privé ou public.

Pourtant nombre d'entreprises n'ont pas encore franchi le pas et utilisent R3 (ou ECC), l'ancienne génération SAP qui ne sera plus supportée d'ici à 2025. Cette frilosité peut se comprendre quand on sait les investissements induits par le portage et la complexité de la personnalisation des anciennes générations d'ERP, et pas seulement celles de SAP.

En 2019, la question à se poser rapidement est celle du choix entre une migration complète (greenfield) impliquant le déploiement d'un nouveau système (SAP ou non) et une conversion de l'existant avec montée de version (brownfield). C'est en effet dès maintenant qu'il faut anticiper, car dans un cas il faut compter un ou deux ans et dans l'autre, 6 à 18 mois.

Le dilemme réside dans la capacité de la DSI à trouver le chemin qui correspond le mieux aux attentes et besoins de chacun des métiers dans l'entreprise. Et ce n'est pas une mince affaire car, greenfield ou brownfield, chacun a ses partisans, dans des départements aux besoins et cultures souvent opposés. Comment éviter le statu quo ?

Un rapide tour d'horizon des atouts de S/4Hana s'impose

- La base de données in-memory rapide permet de mixer le système transactionnel avec la BI et l'analytique, très mobilisatrices en ressources système instantanées. La DSI économise ainsi un système, lequel gagne aussi en rapidité d'exécution ;
- La gestion du modèle de données (S/4Hana Data Model) se trouve simplifiée grâce à la puissance et à la capacité de mémoire, évitant la réplication et le découpage de données. Les temps de réponses et donc leur affichage sont optimisés, permettant à la plateforme de s'ouvrir au digital en offrant des API et services innovants : analyse de texte (datamining), données géo-spatiales, analytique, IA, ML ;
- L'interface utilisateur de type smartphone "SAP Fiori" améliore l'expérience utilisateur en permettant la personnalisation des applications et en offrant une navigation, certes guidée par les données, les statuts de données restant le cœur, mais surtout plus intuitive et proche de ce qu'offrent les terminaux personnels. Exits les menus déroulants à rallonge.

Pour dépasser le casse-tête quasi insoluble du choix entre greenfield et brownfield, il est inévitable d'étudier de très près les meilleurs scénarios en vue de réconcilier les différentes directions et populations métiers, aux exigences parfois dissonantes.

De la nécessaire réconciliation des directions métiers

D'un côté, les départements comme la finance et l'administration sont globalement plutôt plus ouverts à la migration (greenfield) car plus enclins à aller vers une solution simplifiée, de type progiciel. De l'autre, les directions opérationnelles comme la logistique, la production ou encore les ventes et la distribution préfèrent la personnalisation de leur ancien système – l'option "soft" de la conversion – plus silencieuse et transparente. Or, certes moins coûteuse, la conversion n'ouvre pas toujours à la gestion du changement, pourtant devenue nécessaire pour certains métiers. A contrario, choisir de foncer tête baissée vers une migration totale S/4Hana, c'est comme choisir la plus belle voiture sans avoir les clés pour bien la manœuvrer...

La mission de la DSI est de trouver le bon équilibre et de favoriser le consensus en "visualisant" et partageant par étapes, ce qui a besoin d'une spécialisation et ce qui peut être développé en standard. Trouver ce bon schéma via le Proof of Concept (POC) présente aussi l'atout de pré-visualiser et distinguer ce qui est bon à garder, et donc à convertir, de ce qui a besoin d'être réinitialisé.

Migrer en mode test : effet d'aubaine pour la DSI jusque dans la redéfinition du business model ?

Si l'idée d'un diagnostic graduel, partagé et transparent dans le cloud, s'impose, l'atout d'un hébergeur ESN qui assure le hosting, la cyber sécurité etc. et où tout est embarqué, se vérifie ici. En particulier parce que ce dernier propose de calculer la réduction de TCO au réel, pour allouer les bons moyens et réaliser des économies sur les opérations SAP. En passant par un hébergeur fournisseur de cloud public qui réalise avec la DSI un diagnostic dans le cloud, le but est de définir le chemin de migration idéal, propre à chaque entreprise.

Mieux, le passage à l'étape suivante prend tout son sens pour la DSI : elle consiste à coupler la migration cloud vers S/4Hana de l'hébergeur avec la migration Open Cloud quand celui-ci est en capacité de le faire. Dans ce cas concret, l'hébergeur info-gérant est capable de tout évaluer depuis les besoins amonts jusqu'à l'implémentation complète et de comparer le coût de chaque scénario. Il ne reste plus qu'à calculer. Résultat : cette option de comparaison peut offrir une réduction sur les opérations SAP pouvant aller de 30 % à 60 % selon le mode d'opération ou CMO (Current Mode of Operation). Reste à accepter les atouts du business process re-engineering induite par le greenfield quand c'est l'option la plus pertinente. Ou a contrario à s'appuyer sur les atouts du scenario de la conversion.

Trouver LE bon mix dans le cloud public revient à répondre à l'équation "migrer ou convertir", souvent anxiogène, en faisant le choix du bon chemin entre greenfield et brownfield. Ce qui semblait inatteignable devient possible grâce au POC dans le cloud public et avec l'appui d'un tiers expert observateur, qui apporte son support et ses services élargis. Certains acteurs se spécialisent déjà dans le recodage de l'existant. Les chemins (path) sont multiples et pas forcément opposés. Que les DSI rassurent les métiers : la migration silencieuse et transparente pour les métiers et l'opérationnel, ça existe !

Christophe Vandeweghe, consultant IT, expert SAP chez T-Systems

 
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