Sanofi, groupe pharmaceutique présent dans plus de 170 pays, propose une palette complète de solutions de santé incluant les enzymothérapies comme les traitements pour des maladies rares telles que la maladie de Gaucher, aussi bien que des traitements pour la sclérose en plaques, le diabète ou le cancer. Avec des ventes d'un volume dépassant les 34 milliards d'euros en 2018 Sanofi a pour dessein de continuer à se développer, d'une part en continuant de croître et, d'autre part, en mettant en œuvre de nouveaux projets de R&D à travers 79 sites dans 36 pays, représentant un investissement de 5,8 milliards en 2019.

Partant du constat que l'entreprise éprouvait des difficultés à optimiser ses processus de clôture, de rapprochements des comptes du bilan et d'écritures comptables, elle lance dès 2014 un plan ambitieux afin de de standardiser et d'automatiser ses processus financiers pour appuyer la gestion de sa croissance. Réalisée en grande partie manuellement via des tableurs, la standardisation de ses processus de clôture avait atteint ses limites notamment en raison de l'hétérogénéité des plateformes logicielles, des processus et des méthodes.

L'entreprise décide de mettre en place un processus intégral de Report to Record via une plateforme technologique, d'améliorer la standardisation, la lisibilité et de réduire le temps nécessaire à la clôture des exercices comptables à chaque fin de période. Les équipes Sanofi explorent alors les différentes possibilités avec plusieurs objectifs : améliorer la traçabilité pour les auditeurs, augmenter la lisibilité des statuts financiers de l'entreprise par les publics concernés, mettre en place de circuits plus courts, gagner en efficacité pour son reporting, améliorer le rapprochement afin d'accélérer le processus de clôture financière. Lors des consultations, la solution Cadency de Trintech émerge rapidement du lot et est plébiscitée pour ses capacités à répondre pleinement aux attentes de Sanofi en matière de gestion des processus opérationnels et de comptabilité mais aussi aux exigences de reporting.

Un projet aux nombreux défis

L'entreprise et les équipes projets sont très vite confrontées à deux défis majeurs lors de la mise en place de la solution dans un environnement complexe. En premier lieu, Sanofi travaillait sur plusieurs plateformes ERP qui n'étaient pas harmonisées entre elles. La diversité des méthodes d'organisation des comptes limitait la traçabilité et les utilisateurs, selon les pays, n'étaient pas tous à l'aise avec les systèmes utilisés. En second lieu il fallait gérer et accompagner la transformation. "Les collaborateurs ont l'habitude de faire les choses d'une certaine façon, ils se demandent pourquoi ils auraient besoin d'y changer quelque chose", explique Anna Vilomara, gestionnaire du projet de solutions de reporting de la comptabilité transnationale chez Sanofi.

Depuis 2014, les équipes travaillent sur le projet d'automatisation du processus R2R en Europe avec l'objectif que la solution Cadency puisse être entièrement déployée au sein de l'ensemble du groupe à fin 2020, simultanément avec le déploiement de SAP S/4HANA, nouvelle plateforme ERP du groupe. Cette mise en œuvre s'étend aux opérations de Sanofi dans 95 pays d'Europe, d'Amérique du Nord, d'Afrique, d'Asie, du Moyen-Orient et d'Amérique latine.

Des bénéfices nombreux pour les équipes

À fin 2019, l'entreprise compte déjà 943 utilisateurs pour les solutions Cadency Close, Cadency Certification et Cadency Journal Entry, avec pour objectif d'atteindre 2 300 utilisateurs à la fin du déploiement global. Cadency Close permet de gérer les activités de clôture, les écritures comptables, les comptes débiteurs, les comptes internes, les dispositifs de contrôles, la fiscalité et les fonctions de trésorerie. "Lorsque nous avons mis en place cet outil de gestion de clôture (Cadency), nous avons défini des règles de gestion et des processus à suivre pour chaque module : la clôture, les rapprochements des comptes du bilan et les écritures comptables manuelles. Cadency a pu devenir un véritable support pour la standardisation, l'harmonisation et notre travail au quotidien dans les différentes régions de tous les pays où nous sommes présents", commente Anna Vilomara. Le modèle au cœur des processus de documentation définit des rôles et des délais à respecter, tels que la fréquence et les dates limites pour chacune des activités de clôture, ainsi que des rôles différenciés pour les activités les plus déterminantes.

Pour garantir la stabilité entre toutes les entités et les régions, un calendrier de clôture commun est établi. Chacune des étapes du processus est signalisée par le biais d'un système centralisé déterminant la qualité de la documentation. "Nous avons harmonisé les délais : toutes les régions effectuent leur clôture au même moment. Cela signifie que le directeur financier est à présent en mesure de connaitre instantanément le statut pour toute l'entreprise sur un jour donné. C'est un avantage réel", ajoute Anna Vilomara.

Autre atout et non des moindres, le module de gestion des flux a apporté de réelles améliorations permettant qu'une activité de clôture soit mise à jour et validée en temps réel. L'automatisation avec Cadency permet également de s'assurer de la conformité vis-à-vis des processus de gouvernance les plus courants, toutes les écritures étant documentées. Grâce au module Cadency Journal, des dispositifs de contrôle et de validation supplémentaires sont mis à disposition des utilisateurs.

Pour s'assurer du succès de la démarche, Sanofi s'est appuyé sur des stratégies de communication et de formation, une stratégie appuyée par la définition d'un modèle commun pour chacun des trois processus. La clarté de la gouvernance a également été un point majeur à respecter après le lancement du projet. En effet, une phase d'attention extrêmement poussée a été nécessaire durant un mois après le lancement, pendant laquelle l'équipe chargée de la mise en œuvre du projet a travaillé sur la clôture, en lien avec les équipes dans les pays où le logiciel est déployé. Même si le projet reste encore à finaliser, avec notamment la finalisation de la continuité du transfert des activités vers des processus opérationnels et l'amélioration des tableaux de bord à disposition du directeur financier, Sanofi dispose déjà d'une solution centralisée qui lui permet de gérer l'intégralité de ses processus ; ce n'est pas uniquement les processus Cadency que l'entreprise a pu prendre en charge, mais surtout ses processus opérationnels. Sanofi a gagné en visibilité sur tous ses domaines d'activité, non seulement pour les utilisateurs dans le cadre de leurs missions, mais également pour les personnels d'encadrement. L'automatisation a éliminé les tâches manuelles et fourni de meilleures informations pour les auditeurs internes et externes. La conformité a été améliorée et une hausse de la productivité a été constatée.