l'information professionnelle des progiciels de gestion intégrés
Groupe de bureaux d’études ayant son siège au Havre avec trois sites en Haute-Normandie, HISA Ingénierie offre des prestations de services pour l’industrie : installation générale, mécanique, tuyauterie, charpente, informatique industrielle, automatisme, électricité, instrumentation, inspection… Il emploie au total 120 collaborateurs et effectue plus de 200 000 heures de prestations chaque année, soit plus de 350 projets ou missions menés à bien annuellement pour 260 clients dans des secteurs aussi divers que la pétrochimie, la pharmacie, la papeterie, l’agro-alimentaire et l’automobile. Parmi les projets réalisés récemment, citons par exemple la gestion des « Off-site » d’une ligne d’incinération de déchets industriels ou la conception d’une usine robotisée pour un fabricant de bâtiments modulaires.
En 2004, le Groupe HISA décide de revoir ses processus de gestion, qui ne donnaient plus satisfaction (utilisation d’Excel et de Sage). Le groupe HISA se compose de trois sociétés opérationnelles et d’une société holding qui gère les domaines communs comme les aspects juridiques et sociaux. Du fait de leur origine distincte, les trois sociétés avaient des outils différents et le groupe ne disposait pas d'un système cohérent. L’objectif était de mettre en place un véritable outil de gestion d’affaires et de diffusion d’informations pour rationaliser et harmoniser les processus.
Dans ce but, une étude a été menée par un cabinet de conseil, qui a donné lieu à l’établissement d’un cahier des charges fin 2005 visant au choix d’un ERP. Parallèlement, un groupe de trois personnes composé du directeur général, de la responsable comptable et d’une assistante de direction est créé pour choisir la solution, mener à bien le projet et assurer la formation et l’accompagnement du changement des utilisateurs.
« Nous souhaitions avant tout rationaliser nos outils de gestion, éviter les doubles saisies, centraliser les données et nous doter d'outils de pilotage pour mieux maîtriser notre activité, mais aussi faciliter notre développement », indique Yves Maugard, Directeur Général du Groupe HISA Ingénierie.
Après une consultation qui a conduit à la pré-sélection de 3 produits, le choix se porte rapidement sur un ERP prenant en compte le métier d’HISA : la solution ASA d’Apsylis . « Deux raisons principales ont présidé à ce choix : les fonctionnalités du produit qui correspondaient parfaitement à nos besoins et la qualité d’écoute des équipes d’Apsylis, qui nous a rassurés sur la capacité de l’éditeur à nous accompagner dans la mise en œuvre de la solution », poursuit Yves Maugard.
Un projet bien maîtrisé mené en partenariat entre l’éditeur et le client
Le projet a duré six mois. Apsylis et le groupe HISA ont travaillé ensemble en bonne entente. À raison de réunions régulières, bimensuelles au début du projet, mensuelles par la suite, la collaboration a été efficace. Le responsable du projet chez Apsylis a développé les adaptations d’ASA selon les besoins du groupe HISA. De leur côté, des collaborateurs du groupe HISA ont saisi les éléments concernant les affaires dans la base de données. Le paramétrage a été élaboré en équipe entre le fournisseur et le client, ce qui a permis au groupe HISA d’en acquérir la maîtrise pour les évolutions ultérieures.
Après la formation de l’équipe initiale par Apsylis, celle-ci a créé un module de formation pour les utilisateurs de l’outil. Dans les deux derniers mois du projet, l’assistante de direction a formé les utilisateurs : les directions de site, les quinze chargés d’affaires, les assistantes de directions. Cela a permis d’effectuer des modifications avant le déploiement du nouveau système.
Le basculement s’est fait à la date prévue, le 1er octobre 2006, premier jour du nouvel exercice comptable du groupe. À partir de cette date, toutes les nouvelles affaires ont été gérées dans le nouveau système. Seules quelques affaires non terminées ont été conservées jusqu’à leur conclusion dans l’ancien système.
Une équipe dédiée a accompagné les utilisateurs les trois premiers mois pour les aider à prendre l’outil en main. Ses membres n’ont pas hésité à se déplacer sur les trois sites pour rencontrer les gens et les aider à adopter le nouveau mode de fonctionnement. Il a fallu lever quelques doutes, encourager les hésitants à tester et utiliser efficacement le nouvel outil, expliquer les nouvelles procédures et faire accepter le changement d’habitudes.
Une gestion efficace grâce à des informations partagées
Le Groupe HISA Ingénierie réalise environ 700 devis par an avec 60% de ses projets au forfait et 40% en régie. Il utilise l’ensemble des modules PRM d’ASA : gestion d’affaires et du budget, gestion de projets et planification, gestion des frais, gestion des temps et pilotage via tableaux de bord, facturation et règlements. Les données de facturation et comptables fournies par ASA sont ensuite automatiquement déversées dans le logiciel de comptabilité Cegid.
Le rodage de l’outil a nécessité quelques mois. Au début, les avantages n’ont pas été palpables et les utilisateurs ont surtout ressenti des contraintes. Le bien fondé n’est apparu qu’au bout d’un certain temps. Aujourd’hui, tous les problèmes initiaux ont été résolus. Le produit est parfaitement accepté et les utilisateurs apprécient le confort qu’il procure.
« Le choix d’ASA fait partie d’une stratégie à long terme qui vise à fiabiliser l’ensemble de nos processus de gestion entre nos différentes entités, à mieux partager l’information et à homogénéiser le travail de nos équipes. Clairement, ces objectifs sont d’ores et déjà atteints : l’outil a fait l’unanimité et a été accepté par tous », ajoute Yves Maugard.
Le groupe HISA n’a pas immédiatement intégré tout le produit ASA. La solution ne couvre actuellement que 80% de ses besoins. La mise en place des parties manquantes reste à faire. Mais l’équipe initiale du projet n’existe plus et il est difficile de dégager du temps et des ressources pour cette phase complémentaire. Entre temps, des évolutions ont été apportées à la solution. Le groupe HISA intègre aussi régulièrement les évolutions apportées par Apsylis à ASA.
Il reste surtout à permettre à l’ensemble des collaborateurs d’accéder à l’outil. En effet, le produit n’est accessible pour le moment qu’à un nombre limité de personnes. Les autres doivent envoyer leurs informations de pointage et de planning par courriel à une personne habilitée qui saisira les informations pour eux. Mais il fallait impérativement fiabiliser le système avant de l’ouvrir à tous.
« Autre chantier : mieux paramétrer ASA pour optimiser l’intégration des données avec notre système comptable. Nous abordons ces évolutions avec sérénité, compte tenu de la qualité du support et de la hot line fournis par Apsylis », conclut Yves Maugard.
