Fini le temps des écrans austères et des arborescences complexes. L'utilisateur de 2009 veut un accès convivial et immédiat aux informations et aux fonctions dont il se sert tous les jours. Ce qu'il a déjà sur son poste de travail, en particulier avec les logiciels de bureautique ou de messagerie, il veut aussi l'obtenir avec les logiciels professionnels tels que les ERP. En renforçant le confort de l'utilisateur, cette simplification de l'utilisation améliore aussi son efficacité et sa productivité.

Avant de se lancer dans une refonte de l'interface utilisateur, il faut que le progiciel ait atteint une bonne richesse fonctionnelle. Mais une fois cette étape atteinte, « la première chose que les clients demandent est de travailler sur l'ergonomie de l'interface utilisateur », déclare Éric Angelier, Président d'Apsylis, éditeur de l'ERP ASA, dédié à la gestion d'affaires des sociétés de service, dont la nouvelle version ASA-X vient de sortir.

Une navigation fluide et efficace

L'un des plus grands freins à l'utilisation efficace des progiciels d'entreprise est leur structure complexe. Avec les solutions traditionnelles, l'utilisateur doit suivre des arborescences complexes et souvent obscures pour accéder aux fonctions dont il a besoin. Même l'accès à des informations précises peut demander des cheminements complexes.

Diminuer le nombre de clics pour atteindre une fonction est un objectif fondamental lors de la conception d'une nouvelle interface. La réorganisation des menus et des écrans est une première étape de ce processus : l'enchaînement des écrans doit être plus rapide, plus logique, plus intuitif. En même temps, une passe d'harmonisation de la présentation des écrans permet de leur donner un aspect commun facilitant leur lecture et l'accès aux fonctions qu'ils contiennent. Mais il est possible de faire beaucoup mieux en donnant aux utilisateurs un accès direct aux fonctions. Une fenêtre de saisie permet de sélectionner une fonction en tapant simplement les premières lettres de son nom.

Les évolutions d'Internet au service du confort des utilisateurs

L'évolution d'Internet a amélioré les capacités d'affichage et l'interactivité. Des technologies telles qu'Ajax et le principe des clients riches ou RIA qui reporte sur le client une partie de la logique applicative donnent de nouvelles possibilités aux applications d'entreprise. Les nouveaux ERP proposent du drag & drop, des barres d'outils, des boutons et des icônes, des menus contextuels, des pages à liens dynamiques...

Le graphisme des écrans a beaucoup évolué et les éditeurs d'ERP en tiennent compte. C'est ce qu'a fait par exemple IFS avec sa nouvelle interface Enterprise Explorer.

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Le succès planétaire des moteurs de recherche a fait entrer cette technique dans le monde des logiciels professionnels. Les ERP commencent à intégrer un moteur qui permet de retrouver facilement et rapidement des informations qu'ils contiennent en tapant de simples mots clefs ou des noms. C'est le cas, aussi bien d'ASA-X que d'IFS Applications avec Enterprise Explorer.

Une autre révolution des applications de gestion est la prise en compte des informations non structurées. Il devient possible de gérer dans l'ERP des informations de types très variés. Les nouvelles versions de certains progiciels intègrent des contenus composites, dont des contenus Web, par exemple des flux RSS. IFS contient, par exemple, une visionneuse de documents pour différents formats (.doc, .pdf).

L'accès aux données de l'entreprise se fait de plus en plus par les nouveaux types de terminaux mobiles. C'est pourquoi la conception même des écrans s'adapte souvent aux possibilités du terminal sur lequel s'affiche l'application. L'utilisateur peut spécifier ses propres raccourcis et utiliser des icônes, comme sur l'iPhone.

Personnalisation

Mais le vrai confort d'utilisation s'obtient par une adaptation du logiciel aux besoins et aux habitudes de l'utilisateur. Tout le monde n'utilise pas l'ERP de la même façon. C'est pourquoi les versions les plus récentes proposent toutes une page d'accueil personnalisée qui contient les fonctions, commandes et informations dont l'utilisateur fait un usage quotidien.

La personnalisation s'applique aussi aux niveaux suivants de l'application. Elle consiste par exemple à supprimer des commandes ou des boutons inutiles pour un certain type d'utilisateur, afin de leur fournir un écran allégé contenant uniquement les informations et commandes utiles. Elle peut s'appliquer de manière commune à certaines fonctions de l'entreprise en s'appuyant sur la notion de rôle. Mais chaque utilisateur d'un rôle donné peut encore affiner sa prise en main du progiciel, en définissant ses préférences d'affichage. Dans Lawson Smart Office et dans IFS Enterprise Explorer, l'utilisateur peut colorier lignes et colonnes en fonction de critères qu'il définit pour mettre en valeur les informations qui l'intéressent. « Dans ASA-X, il est possible de choisir quelle colonne afficher dans une liste, de déterminer sa taille et son emplacement », explique Éric Angelier.

Outils collaboratifs

Plutôt que de sortir de l'application pour faire des commentaires ou fournir des spécifications, les nouveaux ERP permettent à chacun d'apporter leur contribution aux données de l'entreprise. Ils intègrent des outils de collaboration qui permettent un mode de travail plus souple. Ainsi IFS Enterprise Explorer a-t-il adopté le principe du post-it pour faire des remarques sur un document ou un écran. Le commentaire laissé par un utilisateur sera donc vu par tous les autres. Par exemple, lors d'une demande d'achat, un chef de service peut attacher la photo de l'objet commandé.

Balisage et historique

Tout travail implique une navigation dans de nombreuses branches du progiciel et l'affichage de nombreux écrans provenant d'applications variées. Lorsqu'un utilisateur veut retrouver rapidement une information affichée 5 minutes plus tôt, il doit disposer d'outils adaptés. Des outils fournissent une trace des chemins par lequel l'utilisateur est passé. C'est le cas dans ASA-X, et IFS possède même une fonction provoquant l'affichage en mosaïque des derniers écrans ouverts.

Intégration avec les applications du poste de travail

L'intégration harmonieuse de toutes les applications dans le poste de travail devient une exigence essentielle. « La clef du succès est de combler le fossé qui sépare le confort du poste de travail, la puissance de la collaboration fondée sur le Web et les applications au niveau de l'entreprise, », lit-on dans le rapport Aberdeen : « Do More with Less: Merging Enterprise Applications with Desktop Tools » de septembre 2008. « Les entreprises reconnaissent aujourd'hui tout l'intérêt d'intégrer des applications d'entreprise avec des outils du poste de travail pour créer un environnement unique homogène... Dans le monde virtuel d'aujourd'hui, les outils intégrés de l'entreprise et du poste de travail fournissent un accès sécurisé aux applications, n'importe où et n'importe quand. »

C'est un objectif que Lawson vise avec Smart Office, dont l'intégration avec Microsoft Office et Microsoft Collaboration (Groove) est très poussée. De son côté, IFS Applications peut s'intégrer dans Microsoft Office où les appels se font d'un simple clic. Dans cet esprit, Lawson propose des widgets qui peuvent être aussi bien des utilitaires que des accès personnalisés vers l'ERP, par exemple une boîte d'accès paramétrable aux messages liés à Smart Office.

Rien n'empêche plus d'intégrer des écrans provenant d'ERP dans des applications composites, ou mashups, qui superposent des images provenant de différentes sources, à l'instar de Google Maps. Ces mashups d'entreprise répondent à un besoin précis pour lequel une couche collaborative est indispensable.

René Beretz

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