En quoi consiste la dématérialisation des factures ? Elle peut se faire sous diverses formes, qui peuvent être menées conjointement au sein des organisations. Trois formes de dématérialisation sont communément admises :
a) Dématérialisation de factures papier « fournisseurs » : mise sous forme numérique des factures reçues au format papier par scanning, LAD (Lecture Automatique des Documents) ou RAD (Reconnaissance Automatique des Documents) ;
b) Facturation électronique ou dématérialisation « simple » de factures : échange électronique de factures sous forme de fichiers via des systèmes de télétransmission (EDI conventionnel...) ou de simples fichiers (PDF, jpg...) non signés électroniquement ;
c) Dématérialisation fiscale de factures : échange électronique de factures sous forme soit de fichiers structurés (EDI, XML, csv, Idocs...) devant respecter les modalités imposées par le CGI (cf. article 289bis), soit de fichiers non structurés (PDF...) obligatoirement signés au moyen d'une signature électronique et dans le respect des modalités imposées par le CGI (cf. article 289 V).

En France, les 2 premières formes de dématérialisation ne permettent pas de s'affranchir de l'échange de la facture au format papier (seul document ayant une valeur légale) alors que la 3ème forme donne à la facture dématérialisée une valeur légale.

En hausse de 21% par rapport à 2008, le marché des logiciels et services IT associés à ces projets est estimé par Markess International à 400 millions d'euros en 2009. Cette croissance devrait se confirmer d'ici 2011 avec un marché en progression au rythme moyen annuel de 29% sur la période 2009-2011. Cette évolution du marché est portée par deux éléments : d'une part un nombre grandissant d'organisations entrent dans le processus de dématérialisation des factures. C'est notamment le cas dans l'écosystème distributeurs/industriels, dont les grands donneurs d'ordre précurseurs dans ce domaine, ont réussi à convaincre leurs fournisseurs et à provoquer un véritable effet boule de neige tout au long de la filière. D'autre part, le volume de factures dématérialisées augmente. Par rapport à 2008, Markess International constate une progression modérée du volume de factures dématérialisées au sens fiscal (pouvant donc se substituer aux factures papier) et plus soutenue pour la dématérialisation simple et la dématérialisation de factures papier. Ces deux formes de dématérialisation sont fréquemment considérées comme des phases intermédiaires, indispensables vers la dématérialisation fiscale qui, elle, devrait progresser de façon plus dynamique sur la période 2009-2011.

Des projets clairement motivés par les gains financiers résultants

Quelles que soient les formes retenues, cet intérêt de plus en plus soutenu de la part des organisations pour dématérialiser tout ou partie de leurs factures tient principalement aux raisons suivantes : d'un côté, pour les organisations souhaitant dématérialiser leurs factures entrantes (ou factures fournisseurs), près de 80% d'entre elles mettent en avant l'automatisation de leurs processus comptables et financiers et la réduction des coûts associés (traitement des factures, gestion des litiges, archivage des factures, etc.). De l'autre, pour les entreprises dématérialisant leurs factures sortantes (ou factures clients), il s'agit avant tout de répondre à une demande de la part de leurs clients professionnels et également de réduire les coûts relatifs à l'impression des factures, l'affranchissement, la relance, la gestion des litiges, l'archivage, etc.).

Les autres raisons souvent évoquées par les organisations pour engager un projet de dématérialisation de factures entrantes sont l'amélioration de la qualité, le paiement des fournisseurs dans les délais impartis, le renforcement des contrôles internes. Notons l'intérêt du raccourcissement du délai de paiement des fournisseurs pour des raisons légales. L'intérêt de dématérialiser les factures sortantes réside aussi en une accélération du processus de facturation. S'y ajoute depuis peu une démarche éco-citoyenne liée au développement durable dans la diminution de production de papier et de flux matériels.

Un élargissement des projets de dématérialisation des factures envisagé au niveau européen

Parmi les organisations interrogées par Markess International et faisant preuve d'un réel intérêt pour la dématérialisation des factures en France, près d'un quart indiquent déjà dématérialiser des factures échangées avec quelques-uns de leurs fournisseurs ou clients basés dans des États membres de l'Union Européenne. C'est plus particulièrement le cas avec des pays transfrontaliers, tels que la Belgique et l'Espagne, mais aussi l'Allemagne, le Royaume-Uni et l'Italie. D'ici 2011, cette dématérialisation des factures au-delà des frontières pourrait intéresser 38% des organisations interrogées.

Pourtant, certains freins à la généralisation d'une telle pratique subsistent et portent essentiellement sur le manque d'homogénéité, tant au niveau légal que technique. Le principal frein évoqué par les organisations repose sur l'absence d'harmonisation des pratiques de dématérialisation fiscale au niveau des États membres, et ce, malgré la directive européenne 2001/115/CE qui reconnaît la validité de la facturation électronique mais qui, transposée dans les différents états membres, a donné lieu à des pratiques variées.

Des travaux sont en cours au niveau de l'Union Européenne afin de modifier cette directive, à l'instar de la simplification apportée par l'administration fiscale française en matière d'archivage des factures sortantes. En effet, depuis janvier 2007, une instruction fiscale autorise les entreprises émettant des factures à se passer de l'archivage physique des factures sortantes et à opter pour leur archivage électronique, conférant ainsi la valeur probante au double électronique, à condition de respecter un dispositif technique défini par les autorités fiscales. Gageons que ces avancées devraient accroître le recours à la dématérialisation des factures entre partenaires commerciaux européens.

Concernant les aspects techniques (multiplicité des formats de dématérialisation ? structuré ou non, signé ou non -, absence de standard de dématérialisation européen, interopérabilité des solutions de dématérialisation'), les organisations peuvent compter sur la présence de nombreux prestataires sur le marché pour les accompagner tant dans leurs projets français qu'européens.

L'offre de solutions de dématérialisation de factures

De nombreux éditeurs et opérateurs de service interviennent dans le processus de dématérialisation de factures. Ils sont souvent spécialisés dans l'un de ses aspects : gestion des processus entrants, échanges EDI ou gestion des processus sortants. D'autres ont une couverture plus large ou complémentaire : gestion de la chaîne achat-règlement, traitement de flux dématérialisés, plates-formes de facturation, sans parler des tiers de confiance ou des plates-formes de gestion de contenu. Ces solutions peuvent être installées chez le client ou externalisées.

L'extension de la dématérialisation des factures à l'Europe devrait pousser les offreurs en présence à développer de nouvelles compétences (juridiques, fonctionnelles avec des offres de signature électronique, workflow, « reverse factoring »? jusqu'au « purchase-to-pay ») et, pour certains, à envisager des acquisitions pour compléter leurs offres actuelles et s'étendre géographiquement.

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