l'information professionnelle des progiciels de gestion intégrés
Avant même de se lancer dans la dématérialisation des factures , une entreprise peut réaliser des économies substantielles avec des solutions intermédiaires.
Du "tout papier" au "zéro papier", la route est longue
Une première piste est l'édition industrielle. En passant par un prestataire spécialisé qui réalise des volumes importants d'impressions, de mises sous pli et d'envois, le client bénéficie d'économies d'échelle et de tarifs postaux dégressifs. Une autre économie possible est l'archivage électronique des factures. Le fournisseur conserve uniquement un double électronique de la facture papier émise. Par contre, le client doit conserver la facture sur papier dans ses archives car elle reste pour lui l'original fiscal.
Certains fournisseurs sont tentés d'envoyer leurs factures sous forme de PDF simples. Mais s'ils ne sont pas signés électroniquement, ils n'ont aucune valeur fiscale et l'original sur papier reste obligatoire pour des raisons fiscales. D'autres envoient des fichiers PDF parallèlement aux envois par la poste pour accélérer le processus de traitement. Là encore, l'exemplaire électronique reste un doublon sans valeur fiscale.
Quand un fournisseur se lance dans un projet de dématérialisation fiscale des factures, il va devoir franchir un certain nombre d'étapes. Il lui faudra d'abord segmenter ses clients. Seuls ceux qui sont à l'aise avec les outils informatiques et Internet seront concernés dans un premier temps par cette solution. Pour en faire la promotion, il organisera une campagne de communication pour démontrer les avantages de la facture électronique à ses clients : il proposera par exemple une copie des factures sur un site Web. L'entreprise organisera une campagne systématique de collecte des adresses électroniques des clients. Une fois la solution démarrée, elle devra s'assurer que les clients reçoivent et lisent les factures qui leur sont adressées par voie électronique. Il faudra ensuite convaincre tous les clients de passer à la facture électronique. Le portail devient pour les clients un moyen standard de consultation des factures, qu'ils peuvent retrouver même s'ils n'apparaissent plus dans leur archivage interne.
Panacher les technologies : une nécessité pour s'adapter à tous ses partenaires commerciaux
Une société qui entreprend un projet de dématérialisation de ses factures, que ce soit pour ses clients ou ses fournisseurs, sera le plus souvent amenée à faire appel à diverses technologies. Elle se fera aider par un des nombreux prestataires spécialisés : « 330 opérateurs en Europe, 30 en France », estime Virginie Gervex, responsable marketing et communication de b-process.
Un cas répandu est celui du gros donneur d'ordres qui cherche à convaincre ses fournisseurs de toutes tailles de passer à la dématérialisation des factures alors qu'il l'a déjà fait grâce à l'EDI avec ses fournisseurs importants. Confronté à cette problématique, le groupe de distribution Auchan a fait appel à b-process pour mettre en place une solution de PDF signé. Selon Éric Guilbert, directeur EDI Auchan, « Le recours au PDF signé dans le cadre de l'article 289-V constitue un vrai levier de "banalisation" de la dématérialisation fiscale des factures. Les résultats obtenus sont conformes à toutes les exigences d'Auchan, tant sur la qualité des données obtenues que sur la facilité à "recetter" tout nouveau fournisseur postulant. »
La solution de gestion des factures mise en place par Deskom pour AlconD'autres situations exigent des solutions encore plus souples, qui prévoient à la fois la génération et l'envoi de factures sur papier à certains clients et de factures dématérialisées aux autres. C'est ainsi qu'a procédé la filiale française du fabricant de produits ophtalmiques Alcon. Les factures provenant de l'ERP JD Edwards arrivent sur la plate-forme des factures gérée par Deskom, où elles sont traduites dans un format pivot et immédiatement archivées électroniquement. Elles sont ensuite diffusées par les différents circuits : le canal éditique pour les factures papier avec un double électronique, les canaux électroniques pour les factures dématérialisées comprenant un canal pour fichiers structurés en EDI ou par courrier électronique et un canal pour les fichiers en PDF signé envoyés par courrier électronique. En outre, toutes les factures sont constamment accessibles en ligne au travers d'un portail Web.
Un autre type de solution est le dépôt des factures sur un portail dédié. C'est la solution choisie par Best Western France pour la facturation entre sa centrale de réservations et ses 270 adhérents. « L'un de nos objectifs consistait à supprimer l'envoi des factures papier entre le siège et les adhérents pour réduire les coûts administratifs liés au processus de facturation (impression, mise sous pli, envoi, archivage physique?) tout en respectant le cadre législatif et fiscal », explique Bruno Rossolin, Directeur Financier de Best Western, à l'origine du projet. Il fallait gérer cinq types différents de factures, d'éventuelles pièces justificatives annexées et des dates d'envoi variées. La dématérialisation est totale grâce à la mise à disposition des factures sur un portail dédié à Best Western dans l'application Clear' Invoice d'Accelya. Les adhérents sont informés de la disponibilité d'une facture par courrier électronique et peuvent alors la télécharger. La solution va s'étendre aux adhérents de nouveaux pays au moyen, cette fois, de PDF signés.
