Créée il y a plus de 200 ans, Grégoire Besson est une entreprise familiale, spécialisée dans la fabrication de matériel agricole pour le travail du sol. Le groupe a la spécificité d'offrir à ses clients la garantie d'une fabrication 100 % française. Aujourd'hui, Grégoire Besson emploie plus de 300 personnes et réalise un chiffre d'affaires de 50 millions d'euros.

"Notre groupe est composé de 5 sociétés de production spécialisées, dont deux incluent des entités de commercialisation. Auparavant, nous fonctionnions avec 3 ERP datant de plus de 15 ans. Les outils en place étaient devenus obsolètes et les pratiques différaient d'un site à l'autre. Nous avions un réel besoin d'harmoniser les processus du groupe", déclare Philippe Blanchard, responsable informatique chez Grégoire Besson.

C'est ainsi qu'en 2008, le groupe entreprend une refonte complète de son système d'information afin de le moderniser et de l'homogénéiser. Ce remaniement concerne 130 utilisateurs, ce qui n'inclut pas le personnel du service de comptabilité-finance, ni le bureau d'étude. Après avoir effectué un état des lieux des outils, des données et de ses besoins concrets, Grégoire Besson est parti à la recherche d'un prestataire capable de répondre efficacement à sa demande.

La gestion des flux intersociétés, un projet de grande ampleur
La problématique majeure de ce projet est la gestion des flux intersociétés. En effet, Grégoire Besson a à gérer deux sociétés de commercialisation, en parallèle des flux entre ses sociétés de production. La capacité à gérer ces flux complexes était un point crucial du cahier des charges. Face à l'ampleur du projet, Grégoire Besson a mis en place un processus de décision poussé comprenant plusieurs phases.

En 2009, un extrait du cahier des charges est soumis à 12 éditeurs. L'objectif est alors de juger leur aptitude à y répondre et la qualité de l'intégrateur proposé. Parmi ces éditeurs se trouve Sage qui a immédiatement proposé Gfi comme intégrateur. 8 sociétés sont finalement retenues pour une soutenance de dossier devant un comité de pilotage interne (comprenant la direction de l'entreprise) et ce au printemps 2009. Durant cette phase, la qualité de la réponse apportée est jugée, mais aussi la qualité d'écoute des auditionnés, leur maîtrise de l'outil proposé, leur relationnel et la proximité dont ils ont pu faire preuve face aux problématiques soulevées.

En juin 2009, 3 solutions sont retenues pour faire leur preuve au cours d'une démonstration élaborée sur scénario imposé. En parallèle, Grégoire Besson demande à chaque intégrateur des références clients pertinentes face au projet.

Cette phase de consultation a permis au client de juger concrètement la solution proposée, mais aussi de la qualité des intervenants au sein des intégrateurs interrogés. C'est sur ces points que Gfi s'est démarqué et a convaincu. "Gfi Informatique nous a convaincus par la crédibilité de son expertise et la qualité des intervenants interrogés. Par ailleurs, Gfi a su répondre à des demandes spécifiques. C'est le cas du 'configurateur', solution d'aide à la définition de commandes, qui permet de détecter l'outil correspondant à la demande client et de le personnaliser", constate Philippe Blanchard.

L'implémentation de Sage ERP X3 a mobilisé 15 personnes chez Grégoire Besson et 3 consultants de Gfi Infogen, société du groupe Gfi Informatique, spécialisée dans l'intégration d'ERP pour les PME. Le déploiement, effectué à l'automne 2009, a été réalisé en "big bang", c'est-à-dire sur les 5 entités en simultané. Après une phase d'étude concluante, l'intégration s'est déroulée comme prévu entre juin et septembre 2010.

Parallèlement, Grégoire Besson a mené une politique plus générale de conduite du changement. Le groupe a ainsi formé les 130 utilisateurs concernés par le nouvel outil. De plus, la totalité des salariés a reçu une formation à l'ERP et 80 d'entre eux ont été formés à la brique GPAO (Gestion de la production assistée par ordinateur).

Une harmonisation réussie du système d'information
Le démarrage de l'outil en janvier 2011 a permis une harmonisation globale des processus du groupe. Il a entraîné une remise en cause nécessaire des processus et ainsi généré une véritable synergie des pratiques.

Les bases de données du groupe sont désormais centralisées, ce qui permet aux utilisateurs de gagner du temps. "Grâce à ce nouvel outil, les échanges d'informations sont fluidifiés. Nos équipes n'ont plus besoin de créer les documents à l'aveugle, car elles connaissent facilement l'existant, le partagent et le mettent à jour collectivement, pour créer une BDD vivante et solide. L'accompagnement de Gfi et son savoir faire ont été la clé de réussite de ce projet", souligne Philippe Blanchard.

Les fonctionnalités de l'outil étant exploités progressivement, Gfi Informatique continue d'accompagner Grégoire Besson sur le transfert de compétences et sur l'exploitation de modules qui entreront prochainement en activité, tels que la gestion de la qualité, le configurateur ou l'interface GMAO.