Décathlon, enseigne historique du réseau Oxylane (cf. encadré), a déclaré quelque 45 000 salariés sur sa récente DADS (Déclaration Annuelle de Données Sociales). Son activité étant très saisonnière, l'entreprise est amenée à beaucoup embaucher, d'autant que nombre de collaborateurs de Décathlon occupent leur premier emploi. Tous ces facteurs conduisent l'entreprise à signer annuellement de l'ordre de 20 000 contrats de travail.

Une remise des bulletins qui restait très artisanale

"Avant la dématérialisation, nous gérions la remise des bulletins de paie de nos 33 000 collaborateurs de manière très artisanale", explique Fabrice Pennequin, responsable de l'organisation de la paie pour la France. "Le gestionnaire de paie faisait éditer les bulletins pour l'ensemble d'un magasin et y acheminait les documents par voie postale. Puis, le responsable du magasin ventilait ces bulletins vers les différents chefs de rayon, qui eux-mêmes remettaient chaque bulletin individuellement à leurs collaborateurs, avec d'éventuels commentaires". Si ce processus présentait l'avantage de constituer un geste managérial fort et de permettre d'expliquer à chacun les différents éléments de son bulletin, il avait également l'inconvénient de la complexité, de la lourdeur et d'un coût important. "De plus, il arrivait fréquemment que des bulletins s'égarent et qu'il faille les rééditer", ajoute Fabrice Pennequin, dont le SI repose essentiellement sur SAP HR, mais aussi sur des outils maison pour la gestion des contrats de travail et la planification interne.

Objectif : rationalisation

Au vu des coûts engendrés par ce processus, Décathlon a eu l'idée de se lancer dans la dématérialisation des bulletins de paie, une démarche qui, outre les économies potentielles réalisées, permettrait aussi de rationaliser la distribution. "Mais la décision n'a pas été simple à prendre du fait de l'importance de ce geste managérial fort de remise du bulletin de paie et de son corollaire, le dialogue direct du manager avec les membres de son équipe", précise Fabrice Pennequin. "La décision a été prise au niveau de la direction générale France. Parallèlement, un autre projet, destiné à maintenir le dialogue direct entre managers et collaborateurs à propos des éléments du bulletin, a été initié". Autre avantage de la démarche de dématérialisation : décharger les 35 gestionnaires de paie de l'impression des bulletins, tâche à faible valeur ajoutée, au profit de tâches plus valorisantes.

Choix de la solution

C'est en visitant le salon Solutions RH que Décathlon a rencontré Novapost et les autres fournisseurs de solutions de dématérialisation qu'il a consultés, dont le groupe La Poste et Document Channel. "Avec Novapost, le contact s'est très bien passé dès le départ", commente Fabrice Pennequin. "Leur côté pionnier, très en phase avec l'état d'esprit jeune et dynamique de Décathlon, nous a plu. De fil en aiguille, nous avons eu envie de travailler ensemble et cela a joué dans la prise de décision. Mais surtout, le fait que les solutions soient proposées en mode SaaS (Software as a Service) nous a séduits". L'idée que ce soit un prestataire externe qui prenne en charge la gestion de l'ensemble des bulletins de paie a été vécue par l'entreprise comme très positive : "étant donné que bon nombre de nos outils sont développés en interne, les bases de données sont plus vulnérables et exposées à d'éventuels collaborateurs indélicats. En les confiant à un tiers, nous sécurisions nos informations et le prestataire nous fournissait d'autres garanties".

La rapidité et la facilité de mise en ?uvre ont également pesé dans la balance, de même que le coût de la solution. "L'unicité de l'interlocuteur a également joué un rôle, de même que la simplicité : aujourd'hui, nous produisons un fichier .pdf de nos 33 000 bulletins de paie en sortie de SAP HR, le fournissons à Novapost, qui prend en charge l'intégralité du processus aval, déchargeant ainsi nos gestionnaires de paie de toute cette partie", insiste Fabrice Pennequin.

Démarrage en douceur

Mise en place en quelques semaines, entre mai et juin 2011, la solution repose sur la version précédente du coffre-fort électronique de Novapost (qui est aujourd'hui appelée PeopleDoc salariés). Dans ce cadre, l'ensemble de l'historique des salariés a été repris depuis juin 1999. Décathlon utilise par ailleurs également l'archivage employeur proposé par le même éditeur.

La réflexion a démarré début 2010, puis a mûri doucement et s'est muée en conviction en fin d'année. Le choix du prestataire a été validé début 2011 et le déploiement de la phase pilote est intervenu dès juin 2011 : "les choses sont allées tellement vite que nous avons commencé la mise en place avant même la signature définitive du contrat ! D'emblée, plus de 50 % des 3 000 personnes à qui la solution a été proposée dans le cadre du pilote y ont adhéré", se félicite notre interlocuteur. Précisons que la mise en place d'une telle solution n'a pas de caractère contraignant et que les collaborateurs qui le souhaitent doivent pouvoir continuer à recevoir leur bulletin de paie au format papier. C'est le cas : Novapost gère également cet aspect de la distribution des bulletins, qui suivent alors le même circuit que précédemment.

Décathlon a ouvert 35 000 coffres-forts chez Novapost et en janvier 2012, le service a été étendu à l'ensemble des 380 établissements de l'entreprise : "mais nous ne proposons pour l'heure le coffre-fort électronique qu'à nos salariés en CDI", précise Fabrice Pennequin. Sur le seul mois de janvier, 25 % des quelque 13 000 CDI à qui il a été proposé ont adhéré au service. "Nos pensons que, la première année, 60 % des collaborateurs vont y adhérer, un ratio qui devrait rester le même la deuxième année et passer à 80 % la troisième année", estime-t-il.

La résistance au changement est assez faible et concerne plutôt la population des salariés seniors. "Certaines personnes aiment bien avoir du papier entre les mains. D'autres peuvent ? et c'est assez fréquent ? ne pas souscrire au motif qu'elles ne disposent pas d'une imprimante chez elles". Mais dans l'ensemble, les gens apprécient les possibilités offertes par la dématérialisation, comme le partage de documents, dans le cadre de la recherche d'un logement ou de la souscription d'un prêt bancaire, par exemple. Les salariés sont généralement satisfaits : aujourd'hui, ils reçoivent leur bulletin de paie avant même le virement sur leur compte bancaire. "C'est très bien perçu ; les gens apprécient aussi d'avoir accès à leur historique", note Fabrice Pennequin.

Bénéfices et perspectives

Aujourd'hui, les évaluations réalisées montrent que du temps a été libéré pour tous les intervenants de la chaîne, depuis les 35 gestionnaires de paie jusqu'aux milliers de responsables et managers en magasin. Le temps passé à la distribution des bulletins de paie a été divisé par deux, ce qui représente un gain considérable, une fois traduit en espèces sonnantes et trébuchantes, alors même qu'on sait qu'un bulletin de paie dématérialisé coûte plus cher que l'impression du même bulletin.

"Lorsque nous serons passés à la nouvelle version de la solution (PeopleDoc), nous serons encore plus autonomes, car nous n'aurons même plus besoin de passer par Novapost et pourrons déposer le fichier .pdf nous-mêmes et valider la distribution, y compris pour des bulletins unitaires si besoin", anticipe Fabrice Pennequin, qui n'entend pas en rester là de la dématérialisation : "nous allons poursuivre la démarche et dématérialiser également le bulletin social individuel et à terme l'ensemble de nos quelque 20 000 contrats de travail annuels", conclut-il.

Benoît Herr

Le réseau Oxylane

Créé en 2008, Oxylane est un réseau d'entreprises centrées sur la Forme, qui assure deux métiers : la création de produits sportifs mondiaux associés à des marques, et la distribution, traditionnelle et en ligne. Créée en 1976, Décathlon en est l'enseigne historique, mais l'arrivée en 1997 des deux premières "marques passion" que sont Tribord (pour les sports d'eau) et Quechua (pour la montagne), a constitué une autre étape importante.

Aujourd'hui, Oxylane intervient sur l'ensemble de la chaîne de développement de ses produits, depuis la recherche et développement jusqu'à la vente en passant par la conception, le design, la production et la logistique. Le réseau a généré 5,978 milliards d'euros de chiffre d'affaires en 2010 pour 60 millions de produits vendus (issus des travaux d'Oxylane Research). Il compte trois laboratoires internes pour 50 chercheurs et 20 laboratoires externes partenaires. Au total, le réseau compte 46 000 collaborateurs, représentant 60 nationalités différentes.
BH

Le réseau Oxylane (cliquez sur l'image pour l'agrandir)