Groupe hollandais présent dans 30 pays, Provimi se spécialise dans la nutrition animale et exporte dans plus de 100 pays. Rachetée en novembre 2011 par le groupe américain Cargill, l'entreprise possède 67 centres de production dans 27 pays différents et produit 7 % des besoins mondiaux dans le domaine. Existant depuis 1927, son siège se trouve à Rotterdam et elle compte plus de 6 800 collaborateurs pour 1,6 milliard d'euros de chiffre d'affaires.

Afin d'harmoniser ses dizaines de SI hétéroclites disséminés dans ses 70 entités légales, Provimi a mis en place la Business Suite SAP en 27 mois, à partir de 2008, ce que Jean-Charles Valette, directeur du contrôle de gestion et des services financiers, considère comme un délai très court, compte tenu du nombre de pays concerné (27 pays, 50 entités légales et 70 sites). Réalisé avec le concours de Cap Gemini, le déploiement a essentiellement concerné ECC (Enterprise Core Component), plusieurs autres modules, dont le CRM, pour 1500 utilisateurs, et BW pour 600 utilisateurs dans l'ensemble des fonctionnalités couvertes, c'est-à-dire finances, achats, logistique, production, ventes. Par-dessus BW, Provimi a également mis en place BPC (BusinessObjects Planning and Consolidation) pour son reporting.

Un système trop peu réactif

Si la mise en place de tous ces outils a déjà constitué une révolution et une avancée considérable pour Provimi dans l'harmonisation des systèmes et la vision d'ensemble de l'activité (80 % de l'activité de l'entreprise sont gérés dans SAP), son expérience avec BW a été décevante pour les utilisateurs, alors même que les informations étaient uniques et cohérentes, d'un bout à l'autre de la chaîne.

Jean-Charles Valette, Provimi (cliquez sur la photo pour l'agrandir)

L'entreprise n'a en effet pas tiré tous les bénéfices de l'outil pour des questions de rapidité et de complexité des requêtes. Il fallait faire de nombreuses requêtes pour avoir la réponse à une question que l'on se posait et interroger les quelque 100 millions de données présentes dans la base. "S'il faut cinq minutes par query et qu'il faut vingt query pour répondre à une question, le contrôleur n'ira pas jusqu'au bout de la démarche et va interpréter des résultats intermédiaires", constate Jean-Charles Valette. "Le fait que BW ne soit pas en temps réel était aussi un problème, notamment lors de nos clôtures mensuelles, mais cela avait aussi un impact dans les autres domaines, comme la logistique par exemple : quand on veut connaître l'état du stock ou des livraisons, c'est l'état actuel et non pas celui d'il y a deux jours qui importe". Enfin, BW est très lourd à mettre en place et les utilisateurs métier restent très dépendants de l'informatique avec cet outil, qui a été jugé peu flexible.

Découverte de HANA

C'est fin 2011, à l'occasion d'une invitation à découvrir cette nouvelle technologie, que le CEO de Provimi a découvert HANA, présentée comme étant 1000 fois plus rapide que BW. Comme c'était exactement la problématique que rencontrait l'entreprise, une petite équipe a été dépêchée à Walldorf pour découvrir le produit. À cette occasion, SAP a développé un petit système à partir de données réelles, fournies par Provimi. La preuve du concept était faite et Provimi, dont ce n'est pourtant pas dans les habitudes ni d'adopter des technologies naissantes ni d'être parmi les premiers à adopter de nouveaux outils, a décidé de s'équiper de cette solution.

La mise en place initiale de HANA a été réalisée avec le concours de Cap Gemini en trois semaines effectives sur un projet pilote concernant 12 utilisateurs dans le domaine de la finance. "En termes de rapidité, le produit tient ses promesses : là où il fallait auparavant plusieurs minutes, la requête ne prend que quelques secondes", constate Jean-Charles Valette. "Le feed-back des utilisateurs a immédiatement été extrêmement positif, non seulement en termes de rapidité mais aussi de flexibilité. Ils sont donc beaucoup plus enclins à l'utiliser pour répondre aux questions que se pose le management". Les investissements réalisés sur HANA sont importants, mais Jean-Charles Valette, qui n'en dévoile toutefois pas le montant exact, estime qu'ils restent raisonnables lorsqu'on les compare au reste des systèmes SAP de Provimi. "Le CEO et moi-même étions convaincus que c'était l'outil qu'il nous fallait. Nous avons défendu cette position auprès de notre comité de direction, à qui nous avons présenté un budget qui leur a semblé raisonnable, et en quelques jours nous avons pu initier le projet", commente-t-il.

La plate-forme matérielle, c'est-à-dire les "appliances" utilisés, est fournie par IBM. Les 12 utilisateurs concernés enregistrent déjà des bénéfices métier tangibles, puisque les réponses apportées par les contrôleurs aux questions du management ont déjà soit généré du cash, soit amélioré les profits. "Par exemple, dans l'un des pays concernés par le pilote, le niveau des stocks augmentait de manière importante et inexpliquée. En jouant avec HANA, le contrôleur s'est rendu compte en quelques minutes qu'il y avait un certain nombre de commandes annulées qui venaient incrémenter de manière erronée le stock dans SAP. Le stock restait bloqué et était de 2 M€ supérieur à la normale. Nous avons rapidement pu prendre les mesures pour réduire ce stock. HANA est vraiment révolutionnaire : il nous permet de comprendre ce qui se passe réellement dans chaque segment de notre marché. Les quelques bénéfices que nous avons d'ores et déjà enregistrés nous génèrent quasiment déjà un retour sur investissement : n'oublions pas que les bénéfices sont d'autant plus importants pour nous que nous avons de nombreuses filiales et établissements de par le monde". À noter que, chez Povimi, HANA n'a pas vocation à remplacer BW et son entrepôt de données dans l'immédiat, qui vont continuer à prendre en charge les données d'historique, mais plutôt à le compléter. En revanche, l'objectif est clairement de remplacer l'outil BPC par HANA. En revanche, à plus long terme, si les coûts du matériel continuent à baisser, il n'y aura plus de raison de conserver BW et HANA. "Nous ne faisons déjà plus aucun développement dans BW", précise Jean-Charles Valette.

Vers une réduction des délais de clôture mensuelle

L'objectif de Provimi est de clôturer ses comptes mensuellement en trois jours ouvrés. "Avec notre chaîne de reporting actuelle, nous n'arrivons quasiment jamais à tenir ces délais", note Jean-Charles Valette. Les temps de latence et de transfert sont en effet trop importants. Grâce à HANA, l'entreprise devrait facilement gagner un sinon deux jours et arriver à tenir ses délais de clôture. "Il s'agit là d'un avantage concurrentiel réel, qui a beaucoup de valeur pour le management", se félicite Jean-Charles Valette, qui précise bien que pour l'heure le projet en est encore à la phase pilote et qu'il y a encore un certain nombre de choses à améliorer et à enrichir.

"L'utilisation que nous faisons des hiérarchies n'est pas encore satisfaisante et il reste encore des fonctions à mettre en place et des défauts de jeunesse à corriger, ce qui limite l'utilisation que nous en faisons", commente Jean-Charles Valette, qui souhaite être sûr que lorsqu'il généralisera l'utilisation de HANA à l'ensemble du groupe il n'y aura plus aucun "bug", pour que tous les utilisateurs soient enthousiastes d'emblée et persuadés qu'il s'agit d'un outil qui va leur simplifier la vie et leurs relations avec le management.

"Pour nous, HANA représente vraiment une révolution : nous sommes passés du Minitel à Google en trois semaines", conclut Jean-Charles Valette. "Cette technologie va vraiment nous permettre d'avoir un avantage métier concurrentiel dès lors que nous l'utiliserons un peu mieux. Je note aussi qu'aujourd'hui nous essayons de faire mieux des choses que nous faisions mal avec BW. Mais dans peu de temps, nous ferons des choses que nous n'envisagions même pas de faire avec BW, que ce soit pour la fonction financière ou pour les autres fonctions. Les perspectives sont énormes".

Benoît Herr