Le PEP, centre technique de la plasturgie, a adopté Everwin GX en 2008 pour mieux gérer ses projets. Plébiscité dès le départ par les divers utilisateurs, le produit s'est enrichi au fil du temps, offrant des possibilités d'évolution dont le PEP s'est emparé.Spécialisé dans l'injection des thermoplastiques, le PEP, centre technique de la plasturgie, est situé à Oyonnax dans l'Ain, cœur de la "Plastics Vallée", regroupant de nombreuses entreprises de plasturgie. 50 % de son chiffre d'affaires est consacré à des activités de recherche et développement (projets collaboratifs ou contrats privés), le reste correspond à des prestations de services pour les entreprises (tests de matériaux, essais, conception et calcul, veille et intelligence économique) et à du transfert de technologie.

Jusqu'en 2007, le PEP gérait ses activités à l'aide d'un certain nombre d'outils disparates qui ne communiquaient pas entre eux. Il a alors recherché une solution unique capable à la fois de gérer complètement chaque activité et de consolider la gestion au niveau de la structure. Suite à la rédaction d'un cahier des charges et à un appel d'offres, trois réponses ont été étudiées de près : l'une était basée sur une solution Microsoft, une deuxième comportait une comptabilité intégrée (ce dont le PEP ne voulait pas) et la troisième, qui a finalement été retenue, était Genesys de MFP Soft (solution renommée Everwin GX, lors de la fusion de MFP Soft avec Apsylis, rebaptisée Everwin : voir notre article à ce sujet).

Comment la plasturgie permet à l'électronique d'accéder à la troisième dimension

Après une étude approfondie du cahier des charges par des consultants, la mise en route de la solution s'est très bien passée. La prise en main a été particulièrement aisée et a facilement emporté l'adhésion des collaborateurs : sur les 50 personnes concernées à l'époque, seules 5 ont exprimé des réticences. La formation a été extrêmement rapide. Depuis début 2008, Everwin GX est systématiquement utilisé pour la gestion de toutes les activités du PEP.

Gérer l'archivage : une nécessité

Ce fonctionnement à grande échelle pendant plusieurs années a généré de nombreuses données. Si bien qu'aujourd'hui se pose le problème de l'archivage des projets terminés. Il faudrait trier, classer et nettoyer les projets avant de les archiver. En effet, au cours de sa vie, le projet passe, en principe, par plusieurs étapes. Il démarre par un avant-projet, devient un projet en cours, puis un projet soldé. Il existe aussi des projets jamais démarrés. Chaque service gère plus ou moins bien cette masse de données qui comprend les affaires, les devis, les bons de commandes fournisseurs... Ce dernier élément est le seul pour lequel le ménage est fait systématiquement. Il faut maintenant que tous les chefs de service ainsi que l'administration classent et nettoient systématiquement leurs données puis les archivent.

L'amélioration des processus et la diminution du volume de papier

La mise en œuvre d'Everwin GX a eu comme principal impact l'amélioration des processus. Par exemple, la gestion des bons de commandes fournisseurs est complètement automatisée, tout en passant par la validation de la hiérarchie. Ils sont transmis par courrier électronique et par fax, contribuant ainsi à la diminution du volume de papier. "Mais cette diminution reste globalement faible, car la génération des 35-50 ans utilise toujours des dossiers sur papier qu'elle classe et range", remarque Madame Dominique Abeille, responsable administratif et financier du PEP, mais la nouvelle génération s'appuiera certainement plus sur les dossiers virtuels.

Interfacer Everwin GX avec les autres applications

Pour communiquer avec les autres applications du PEP, une manipulation simple dans Everwin GX permet de générer des fichiers d'export : ainsi, des fichiers textes contenant des données sur les ventes, les achats et les notes de frais sont transmis à la comptabilité Sage. En fin de mois, un export vers Excel permet de transmettre à partir d'Everwin GX les commandes fournisseurs qui ne sont pas encore facturées afin d'en tenir compte dans le reporting mensuel effectué le 2 de chaque mois.

Du biosourcé au recyclé : les thermoplastiques de demain

Actuellement, les règlements sont saisis deux fois : dans Sage et dans Everwin. Pour automatiser le processus et supprimer la double saisie, un nouveau processus sera mis en œuvre prochainement : l'import dans Everwin des fichiers générés par Sage. Selon Everwin, ce type de transfert fonctionne parfaitement bien chez d'autres utilisateurs. Cette fonctionnalité n'avait pas été mise en œuvre lors de l'installation initiale du produit à cause de la charge de travail liée au démarrage, explique Dominique Abeille.

Le PEP utilise la solution Kelio de Bodet pour la gestion des temps, des congés et des RTT. Mais jusqu'ici, aucun outil élaboré n'est utilisé pour établir les plannings. Le PEP a démarré un projet de mise en place d'un planning des salariés : il se concrétisera lors de l'installation de la nouvelle version d'Everwin GX, qui apporte de réelles avancées dans ce domaine. Une évolution ultérieure est envisagée : valider les temps pointés par rapport aux temps passés, en exportant les temps passés depuis Kelio.

Le décisionnel, les statistiques, le reporting

Everwin GX contient des outils permettant de générer des tableaux, des statistiques et des rapports. Pour obtenir les tableaux dont il avait besoin, le PEP a fait appel à un consultant d'Everwin qui connaît bien les outils du produit. Il a généré dès l'origine les tableaux spécifiques dont le PEP avait besoin : suivi du chiffre d'affaires par service, devis, commandes. Ce consultant vient régulièrement au PEP et fait évoluer les tableaux en fonction des besoins. Par exemple, il a créé un tableau destiné à la gestion de l'assurance souscrite par le PEP pour les voitures des collaborateurs. Comme cette assurance est limitée à 3 000 km par an, ce tableau récupère les kilomètres parcourus par chaque collaborateur à partir de ses notes de frais. La création de ce tableau lui a pris 2 heures.

Le produit s'est enrichi récemment de DataSurfer, module décisionnel issu d'un rachat et retravaillé pour s'intégrer avec la solution. "Il permet de générer des tableaux croisés directement dans Everwin GX à partir de critères précis comme les clients d'une zone géographique donnée, le chiffre d'affaires des clients d'une zone, les devis, les commandes, les heures passées pour un projet", explique Dominique Abeille. Une personne du PEP s'est formée à ce module avec lequel elle a commencé à générer des tableaux.

Plate-forme technologique de prestation de services

Le PEP s'appuie sur un tableau Excel pour gérer les prestations de services destinées aux clients : il contient la liste des prestations proposées et les temps prévus, validés avec les clients. Le consultant l'a intégré dans Everwin pour éviter les saisies multiples. Spécifique au PEP, ce module suit la vie du projet : il permet de saisir les heures, les achats, en imputant tous les éléments à des affaires. La vie d'une affaire commence par un devis générant un avant-projet. S'il n'est pas accepté par le client, un deuxième devis est proposé. Après accord du client, la commande est scannée et intégrée dans Everwin GX. Ensuite, les autres éléments du projet sont saisis : commandes fournisseurs, frais, heures. Le tableau fournit ensuite le temps passé, les notes de frais, les achats. La marge est calculée dans Everwin. Des éléments particuliers ont été intégrés comme la gestion de la remise de fin d'année accordée à un GIE de 50 clients. Si client appartient à ce GIE, il suffit de cocher une case. Mais la cotisation au GIE est exclue de la remise.

"Répondant bien au fonctionnement du PEP, Everwin GX a permis de fluidifier ses processus et d'homogénéiser sa gestion, apportant un gain de temps significatif. En outre, ses qualités ergonomiques ont entraîné l'adhésion des utilisateurs", conclut Dominique Abeille.

René Beretz