TIRU est une filiale d'EDF spécialisée dans la valorisation énergétique des déchets ménagers sous forme d'électricité et de chauffage urbain. Son capital est réparti entre EDF (51 %), Veolia (24 %) et Suez (25 %). Son chiffre d'affaires s'est élevé à 205 millions d'euros en 2011 et à environ 230 millions d'euros en 2012. TIRU conçoit, construit et exploite des unités de traitement thermique, biologique et matière. Acteur majeur sur son secteur, TIRU exploite un parc d’installations diversifié, en France, en Grande-Bretagne et au Canada. Ses 30 sites emploient environ 1 100 salariés.

Dans les années 2000, TIRU a racheté des sociétés, ce qui a créé un besoin d'optimisation des processus dans la filière comptable. Très décentralisée, la structure n'était pas adaptée à la croissance du groupe en France et à l'étranger. En effet, chaque usine fonctionnait comme une petite PME, où une ou deux personnes s'occupaient de la comptabilité à l'aide d'Excel ou d'un petit logiciel comptable. Les outils étaient disparates, il y avait des contrats inutiles et les coûts étaient excessifs. De son côté, le service comptable central avait du mal à mutualiser les données dispersées. Par ailleurs, la société voulait éviter d'ajouter un comptable lors de chaque rachat.

Une solution de dématérialisation des factures pour rationaliser les processus

La première décision forte a été de centraliser les fonctions de support. En 2006, l'ensemble des effectifs comptables a été intégré au siège avec l'objectif de bâtir un esprit de groupe. Dans un premier temps, chacun a gardé ses outils puis, pour structurer la filière fournisseurs, la réflexion s'est engagée sur le choix d'un outil et de méthodes de travail communes, sur la simplification des processus et sur la ré-allocation de ressources.

Daniel Gaspar, directeur des comptabilités chez TIRU

Alors que TIRU avait mis en place SAP en 2000, les factures sur papier s'empilaient au siège dans des classeurs et des tiroirs et il était difficile de ce savoir ce qui avait été comptabilisé à un moment donné. Le directeur de la comptabilité de l'époque a identifié 3 ou 4 solutions de dématérialisation répondant aux besoins du groupe, parmi lesquelles Itesoft et Readsoft. Parallèlement, EDF avait également démarré un projet de dématérialisation des factures et avait choisi Itesoft. TIRU a fait le même choix qu'EDF, profitant du contrat-cadre que le groupe énergétique avait signé. EDF avait élaboré un cahier des charges très rigoureux, aussi bien sur le plan financier que sur le plan des fonctions et de la qualité. "TIRU a bénéficié des conditions financières d'EDF mais aussi des garanties de résultats en termes de qualité et de hot line", précise Daniel Gaspar, directeur des comptabilités chez TIRU.

TIRU a également été convaincu par l'implication d'Itesoft à sauvegarder son historique et la capacité de ses équipes techniques à s'adapter à ses besoins. TIRU a acquis toute la chaîne, depuis la capture et la reconnaissance des factures (module "Freemind for Invoices" ou FMFI) jusqu'au module "Balance" qui assure l'intégration des modules d'Itesoft dans SAP et au module "Share", qui automatise les processus et assure la traçabilité.

Le fonctionnement de la solution : des processus bien intégrés

La mise en œuvre de la version 2.2 d'Itesoft a eu lieu en mars 2009. Après numérisation des factures sur papier, une lecture en "full text" à partir de mots clefs permet la reconnaissance des champs des factures. L'apprentissage du format des factures d'un fournisseur démarre lors de la première occurrence : lorsque les champs ne sont pas reconnus, un comptable complète manuellement les informations par vidéo-codage. Un simple clic dans une zone numérique de la facture scannée indique au système de garder les informations dans la base de connaissance. Le format des factures du fournisseur devient mieux connu au fil du temps grâce au système d'enrichissement. Ces informations sont disponibles pour tous les comptables, qui sont polyvalents et peuvent chacun traiter n'importe quel dossier.

Le traitement de factures chez TIRU

Le module "Balance" assure l'intégration des processus Itesoft dans SAP. Les traitements SAP (de type MM) gèrent les factures avec bons de commande. SAP effectue le rapprochement entre factures et bons de commande puis la validation comptable. S'il y a des écarts en quantité ou en prix, le comptable intervient. Le module "Share" gère les factures sans bon de commande : c'est un circuit intermédiaire comprenant un workflow en 3 étapes : imputation comptable, imputation analytique, validation.

Si la facture correspond parfaitement au bon de commande, le traitement devient totalement automatique. "Mais les factures parfaites ne représentent que 15 % du total, les problèmes fréquents étant l'absence du numéro de commande sur la facture, les écarts de prix ou de quantités, une pliure qui empêche de lire", note Daniel Gaspar. Sur 12 champs à lire, 11 peuvent être corrects mais un seul champ discordant empêche le traitement automatique.

Les bénéfices apportés par la version 2.2 d'Itesoft

Dès la mise en œuvre de la version 2.2 d'Itesoft, les gains de productivité ont été rapides. Et les coûts de la solution sont restés abordables pour une grosse PME comme TIRU, qui traite 30 000 factures par an avec une tarification dépendant de la volumétrie. L'effectif du service comptable est passé de 14 ETP (Equivalent Temps Plein) à 12 ETP aujourd'hui.

La filière fournisseurs s'est structurée et le papier a disparu de la chaîne de traitement, les documents sur papier étant systématiquement numérisés. Les pistes d'audit sont disponibles, facilitant la traçabilité. La totalité des factures sont traitées par la solution à l'exception des quelques factures intercompagnies. Le travail des comptables a changé : ils ne gèrent plus que les litiges et les écarts. Remplaçant les classeurs de documents sur papier, la version 2.2 d'Itesoft a été une première étape apportant la traçabilité.

L'optimisation des processus avec la version 2.5 d'Itesoft

Après la structuration initiale, il devenait nécessaire d'optimiser le fonctionnement du système. En particulier, à cause d'un problème de frontière entre FMFI (Itesoft) et SAP, le pilotage était difficile car partagé en deux. La migration de la version 4.6 de SAP à ECC6 a été un déclencheur. De nouveau, EDF a lancé le mouvement en migrant, courant 2010. De son côté, TIRU s'est donné un an pour mener son projet de migration de SAP qui s'est déroulé d'octobre 2010 à octobre 2011. Une montée de version d'Itesoft s'est alors imposée. Alors qu'EDF était passé en version 2.4, Itesoft a proposé à TIRU de servir de bêta testeur pour la version 2.5. Le partenariat noué entre les deux sociétés a bien fonctionné, les comptables prenant régulièrement du temps pour tester la nouvelle version avec des factures réelles.

Le basculement vers la version 2.5 d'Itesoft a eu lieu en mars 2012. Elle a apporté de nombreuses améliorations comme la gestion des avoirs et les factures multi-taxes. "Les comptables ont bien accepté cette nouvelle version", note Daniel Gaspar, "d'autant plus que le format des factures de nombreux fournisseurs était déjà connu car saisi lors du bêta test." Aujourd'hui, 70 % des factures sont automatiquement reconnues. Autre avantage, l'outil est devenu véritablement interactif : alors qu'avec la version 2.2 les données visibles de SAP étaient celles de la veille, avec la version 2.5 elles sont disponibles dans les outils Itesoft au bout de quelques minutes.

L’usine de valorisation thermique de Saint-Ouen (Seine Saint-Denis) fournit l’équivalent de 7 200 foyers en chauffage et 6 800 foyers en électricité (Crédit Yann Leborgne)

Les différents modules d'Itesoft 2.5 sont accessibles par un portail. Le nouvel outil "Dashboard" offre de nombreuses possibilités de pilotage : il permet de visualiser la volumétrie, le nombre de lots, divers indicateurs sur les activités de la journée. La visualisation de la chaîne de traitement se fait sous la forme d'un schéma intégrant tous les processus Itesoft et SAP, cela grâce à un hub Itesoft. Le workflow peut aussi comporter le nom du responsable d'une action.

Les fonctions de reporting permettent d'obtenir, par exemple, les 5 plus gros fournisseurs. Si le volume de validation manuelle des factures de l'un d'entre eux est important, cela donne une bonne piste d'optimisation : la cause peut être, par exemple, l'absence systématique du numéro de commande sur la facture, information qui peut être répercutée à l'émetteur. TIRU va mettre en place le "scoring" fournisseurs et l'exploiter ; ce sera un moyen de travailler intelligemment avec les fournisseurs. L'outil donne aussi la possibilité de savoir qui s'est connecté et de connaître l'état des applications via des indicateurs colorés (vert, rouge) : cela permet de localiser un problème. Un clic donne accès aux messages d'erreur.

L'administration des utilisateurs devient très simple, comme l'explique Daniel Gaspar : "Lorsqu'un nouvel utilisateur arrive dans la société, je crée son profil et lui fournis directement son identifiant et son code sans rien demander au service informatique. S'il arrive à 9 heures, il est opérationnel à 9 heures 5." L'outil s'adapte aux habitudes de l'utilisateur, qui peut utiliser l'interface qui lui convient. Un utilisateur familier de SAP ne change pas d'interface pour accéder aux modules d'Itesoft, par exemple au traitement des factures sans commande. Par contre, un directeur d'usine, qui ne connaît pas SAP, validera ses factures dans le module "Share".

"Nous sommes pleinement satisfaits. Même s'il y a toujours des améliorations à apporter, l'outil répond à nos besoins", conclut Daniel Gaspar. L'outil va encore évoluer, en particulier pour répondre aux demandes des fournisseurs. Actuellement, ceux-ci appellent le service comptable pour s'informer sur l'état de paiement de leurs factures. Il serait plus pratique de leur permettre de se connecter au portail pour accéder directement à ces informations. Mais cela pose des problèmes de sécurité des données. La solution consisterait à dédier à ces requêtes un serveur spécifique disposant d'une image du serveur de production comportant les échéances de paiement.

René Beretz