Pour qu'une entreprise rencontre le succès, elle doit pouvoir exploiter rapidement les dernières évolutions en matière de nouvelles technologies. Prenez Dell, qui a vu ses ventes augmenter considérablement lorsqu’elle a relayé sur Twitter ses offres d'ordinateurs portables à prix réduits. Ou encore le bureau américain de la sécurité des transports (NTSB : US National Transportation Safety Board), chargé d'enquêter sur les accidents aériens civils, qui utilise depuis peu les iPhone et iPad d'Apple pour accroître la productivité de son personnel itinérant et sédentaire. Nous constatons aujourd'hui qu'aucune entreprise ne peut se permettre de se reposer sur ses lauriers au regard du développement des nouvelles technologies. Mais la question que pose ce constat est de savoir combien d'entreprises sont finalement aptes à saisir de nouvelles opportunités lorsqu'elles sont limitées par des systèmes informatiques désuets.

En finir avec l'ancien...

Bien que le terme "ERP" ait été inventé en 1990 par le groupe d'analystes Gartner, sa technologie sous-jacente est basée sur un programme de planification des ressources de production (MRP : Materials Requirement Planning) écrit dans les années 1970.

Au cours des décennies qui ont suivi, l'adoption de l'ERP s'est généralisée en même temps que les industriels gagnaient fortement en productivité. Les bénéfices étaient tels qu'au début des années 2000, les capacités de l'ERP se sont élargies pour intégrer le commerce électronique et des fonctions de supply chain, augmentant encore les gains générés par une productivité grandissante. Mais si cette augmentation des capacités pouvait paraître extraordinaire d'un point de vue purement théorique, la réalité de ces suites logicielles soi-disant "universelles" était quelque peu différente. Les ERP se sont enrichis de trop nombreuses fonctionnalités et le niveau de complexité qui en a découlé a entraîné des déploiements pouvant parfois s'étaler sur plusieurs années. Ces ERP monolithiques exigeaient également des investissements importants, qui se calculaient parfois en millions de dollars, et ce, juste pour l'implémentation.
Une autre lacune majeure de ces systèmes était qu'ils ne parvenaient pas à s'adapter aux besoins spécifiques et aux subtilités des différents secteurs d'industries. Il est évident que les besoins d'un fabricant d'avions sont très différents de ceux d'un boulanger, alors pourquoi devraient-ils utiliser le même ERP ? Afin d'être rentables, les entreprises doivent pouvoir s'appuyer sur un système prêt à l’emploi dont au moins 80 à 90 % des fonctionnalités sont spécifiquement adaptées à leurs besoins industriels, un ratio largement supérieur à ce qu'offrent les systèmes ERP traditionnels auxquels ils ont trop longtemps été habitués. L'absence de fonctionnalités spécifiques à une industrie rend le système encore plus complexe et de nombreuses organisations (faisant parfois appel à leurs clients ou à des partenaires intégrateurs) ont dû opérer d'importantes et coûteuses modifications afin de rendre leur système compatible avec leurs besoins industriels.
La conséquence de ces adaptations est que ces ERP sont devenus extrêmement lourds à gérer alors que leur intérêt premier était d'être un atout majeur pour l'entreprise. Les systèmes fortement personnalisés constituent en outre un obstacle pour les entreprises qui souhaitent mettre à niveau leur logiciel avec les dernières versions nécessaires pour leur permettre de s'adapter à l'évolution de la technologie et des marchés. Les entreprises sont devenues très conservatrices face au changement et au risque de perdre leur installation personnalisée ou les intégrations bien ancrées qu'elles ont mises en place avec leurs autres systèmes (comme par exemple relier l'ERP à la comptabilité du siège, aux applications marketing et RH, aux fonctions de BI et de reporting).
En réalité, de nombreuses entreprises se retrouvent face à un monstre qu'elles n'osent plus affronter. Toute tentative de mise à niveau de l'une de leurs applications ou développements spécifiques pourrait entraîner l'écroulement de l'ensemble du système et le risque encouru par l'entreprise est tout simplement beaucoup trop important.
Cependant, dans le contexte moderne que nous connaissons, où vitesse et agilité sont des maîtres mots, permettre à une telle situation de perdurer fait courir un risque toujours plus grand à l'entreprise. C'est pourquoi elle ne peut être tolérée plus longtemps.
La bonne nouvelle pour les entreprises, c'est que la révolution ERP est en train de prendre de l'ampleur. Il aura fallu une décennie pour remédier au problème, mais le marché de l'ERP est désormais à l'aube d'une véritable révolution, notamment en ce qui concerne la mise à disposition et l'adoption.

... pour faire place au neuf

L'ERP moderne, hautement fonctionnel et adapté à des industries verticales, est déjà disponible. Intrinsèquement, les nouvelles applications intègrent la plupart des fonctions industrielles qui devaient autrefois être personnalisées. Ainsi, un boulanger n'a plus besoin de personnaliser un ERP destiné à l'alimentation générique. À la place, il dispose d'une application spécifique qui lui détaille les processus de production spécifiques, comme la modification de la température d'un four. Ces possibilités sont proposées en standard et permettent d'économiser du temps et de l'argent lors de l'implémentation. Les entreprises ne dépendent donc plus aujourd'hui de ces précieuses adaptations et personnalisations nécessaires pour répondre à leurs besoins industriels spécifiques.

Bien sûr, les sociétés s'interrogent : "Comment cela fonctionne-t-il en pratique ? Pourquoi une entreprise prendrait-elle le risque qu'un projet informatique échoue et provoque sa chute ?"

Ce type de questions légitimes se pose tous les jours. Mais nous sommes actuellement à "l'ère de l'Internet", une époque où les applications sont censées travailler de concert, à tout moment, quel que soit l'endroit. Si plusieurs sites Internet cessent de fonctionner, cela affecte-t-il pour autant l'ensemble de la toile mondiale ? Bien sûr que non ! Les systèmes d'entreprises sont conçus de nos jours à partir du même principe. Internet est construit à partir d'une architecture d'une grande souplesse, qui exploite des applications basées sur des normes standards telles que le XML. C'est ce même principe qui prévaut aujourd'hui dans la conception des logiciels applicatifs et qui est à l'origine de cette nouvelle évolution.

Un peu de technologie

En disposant d'une solution incluant des intégrations bien ancrées, d'une grande souplesse architecturale, où les applications génèrent et transmettent simplement des documents professionnels en XML, les entreprises peuvent mettre à niveau leur système aussi souvent que nécessaire, sans pratiquer "d'opération à cœur ouvert" sur l'ERP. Cela leur permet d'assurer le maintien des liens indispensables vers les autres applications (en fait, des centaines de clients d'Infor bénéficient déjà de mises à jour régulières mineures de leur logiciel toutes les 6 à 8 semaines. Ceci évite les épineux problèmes liés à l'ancien mode de fonctionnement, qui consistait à planifier et à implémenter des versions majeures à intervalles réguliers de quelques années).

Par ailleurs, la souplesse architecturale confère une énorme flexibilité au système lorsqu'il s'agit d'adopter des solutions basées dans le cloud. Par exemple, un industriel pourrait, pour des raisons de sécurité de ses données critiques, conserver sur site son ERP ainsi que son système de gestion financière. Mais en même temps, il pourrait bénéficier d'applications innovantes dans le cloud, comme des applications RH ou de gestion des temps et des présences qui peuvent être déployées rapidement et à faible coût, ou encore déployer un système de gestion des notes de frais dans le cloud, non vital pour l'entreprise, qui ne serait utilisé qu’occasionnellement.

Un tel environnement hybride assure confort, flexibilité et liberté de choix à l'entreprise, en adéquation avec ses besoins. Ainsi, une entreprise peut mettre à niveau une application sans craindre les répercussions sur les autres applications. Elle peut également choisir de mettre à niveau une application dans le cloud pendant la phase de déploiement et de tests, puis de la rebasculer sur site. Elle peut tout aussi bien maintenir indéfiniment l'application dans le cloud. Au final, le choix appartient à l'entreprise et pas au fournisseur.

Le cloud apparaît de plus en plus comme une sorte de "bac à sable" ou "d'espace de jeu" pour le test initial, la formation des utilisateurs et la phase pilote, avant que l'entreprise n'alloue les ressources financières au déploiement sur site proprement dit. C'est d'ailleurs ce que vient par exemple de faire le fabricant britannique de matériel de haute technologie Oxford Instruments avec le déploiement d'un ERP Infor intégré et d'une solution de PLM.

Grâce à leur souplesse architecturale, les applications en mode cloud et celles sur site peuvent dialoguer et s'intégrer de façon intelligente. Fondamentalement, cette diversité de contextes ne fait aucune différence pour l'utilisateur, qui ne s'occupe pas de savoir si les informations proviennent d'une application sur site, dans le nuage, ou d'un déploiement hybride.

Un ERP moderne est social

De nos jours, les employés ont l'habitude d'accéder aux applications de type Facebook via un téléphone portable ou une tablette. Grâce à Internet, leur expérience familière d'Amazon par exemple reste uniforme, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. Ils peuvent communiquer et se connecter, y compris lors de leurs déplacements. Évidemment, ils attendent désormais la même chose du logiciel présent sur leur poste de travail.

Il existe un avantage concurrentiel à posséder une interface utilisateur intuitive qui améliore la navigation, intègre la diversité des modes de communication, réduit le temps d'apprentissage, perfectionne l'expérience utilisateur et augmente la productivité. Une interface utilisateur moderne peut créer un environnement social professionnel, avec laquelle les pouvoirs des réseaux sociaux modernes, des outils et des applications professionnelles s'unissent et vont jusqu'à modifier en profondeur la manière dont les personnes travaillent.

Il est absolument essentiel de proposer un abonnement à un flux d'actualités plutôt que d'avoir recours à un envoi massif de mails sporadiques et mal ciblés. Au lieu de suivre des gens sur Twitter / Facebook, les "objets" suivis sur un réseau social d'entreprise peuvent être des bons de commande ou des alertes de vente, des demandes de travaux de maintenance, des clients, des factures et même des équipements spécifiques. Ensuite, le système alerte l'abonné à chaque changement d'état de l'objet. Mais surtout, un utilisateur peut "partager" un objet avec d'autres personnes travaillant sur la chaîne d'approvisionnement, alors même qu'il est en cours de mise à jour dans l'opération.

Il ne s'agit pas seulement d'un flux social de discussions qui s'établit vers l'extérieur de l'application d'entreprise. L'activité sociale doit être intégrée dans l'application de façon à ce que les objets du flux d'actualités soient directement extraits de l'application. C'est pourquoi toute personne s'interrogeant par exemple à propos d'une "facture suspecte" peut cliquer sur l'objet et lancer l'application ERP sous-jacente pour résoudre le problème en temps réel.
Lors du partage d'une évolution, le contexte est attaché à l'objet partagé, ce qui signifie que le destinataire connaît le contexte précis dans lequel l'information est fournie et qu'il peut agir en conséquence. Cette séquence "suivre-partager-agir" définit cette nouvelle génération d'ERP, où les informations et les tâches sont suivies par les individus et non pas l'inverse et où les informations peuvent être facilement partagées par l'ensemble de l'entreprise, ce qui autorise les collaborateurs à entreprendre les actions pour atteindre un résultat bien précis.
Ces réseaux sociaux d'entreprises sont intelligents car ils ont été conçus pour utiliser le réseau de personnes, d’applications, de machines et de données, même lorsque les gens ne se connaissent pas. Le système peut mettre de façon préventive les gens en contact les uns avec les autres en se basant sur une approche de type "vous devez être au courant !". En utilisant les données issues de toutes les connexions obligatoires entre les personnes / départements dans le cadre de leurs fonctions, il est possible de créer un "graphe social" du système de n'importe quelle entreprise.

Une entreprise sociale recourant à l’ERP offre de grandes possibilités de collaboration et, grâce à la facilité d'intégration des technologies mobiles dans les ERP, les dirigeants en déplacement disposeront de davantage de possibilités.

Conclusion

L'ERP est lui-même le résultat d'une évolution technologique : les systèmes originaux de planification de fabrication d'il y a 30 ans et plus, qui ont abouti aux ERP, sont désormais uniquement limités au domaine des anciennes applications. Beaucoup de gens travaillent aujourd'hui plus rapidement, plus souplement et de façon plus intelligente, ce qui crée de nouvelles opportunités : les entreprises doivent désormais transformer l'ERP monolithique présent dans leur arrière-boutique qui fait figure de dinosaure en un outil de travail pertinent, compatible avec l'environnement professionnel moderne.