Dans un contexte économique de crise où l’efficacité est au centre des discussions, le choix d'un système ERP représente l'une des décisions les plus stratégiques pour les entreprises du mid-market. Leurs dirigeants se trouvent face à une multitude de questions : Dois-je choisir un système pour ce que ma société est aujourd'hui ou pour ce qu'elle peut devenir dans cinq ou dix ans ? Dois-je opter pour un système complet, qui nécessite une implémentation de 12 à 18 mois, ou commencer plus modestement avec un nombre de fonctions limitées ? Comment trouver l'équilibre qui me garantira le meilleur retour sur investissement ?

Christophe Letellier, donne quatre conseils aux entreprises afin qu’elles puissent faire le choix de l’ERP le plus adapté :

1. Capitaliser sur l’existant pour identifier la solution la mieux adaptée

Avant d'essayer de résoudre tous leurs problèmes au moyen d'un nouveau système (généralement destiné à remplacer l'existant), les entreprises devraient inverser leur processus de réflexion en réfléchissant d’abord à la manière d'améliorer leur système existant. Le principe que sous-tend cette approche est le suivant : à viser le meilleur en matière d'ERP, on passe parfois à côté de la solution la mieux adaptée.

"La valeur d'un système ERP réside dans son intégration au sein d'une entreprise et dans les données qu'il permet de rassembler. Dans un premier temps, une solution standard, bien intégrée et couvrant 80 à 85 % des besoins fonctionnels de l’entreprise est préférable. Ainsi, la phase d’implémentation s’en trouvera réduite, tant au niveau des coûts (de trois à cinq fois moins élevés) que de la durée (jusqu'à dix fois plus courte). Alors, pourquoi chercher la perfection si la prise en charge de 85 % de vos besoins suffirait à vous faire faire un pas de géant en termes d'efficacité ?", explique Christophe Letellier.

En effet, ce système, correctement intégré, aura des effets immédiats : il rendra les processus plus fluides, améliorera la collaboration transversale, réduira les coûts d'exploitation et, surtout, aidera les dirigeants à comprendre ce dont l’entreprise aura réellement besoin pour franchir l'étape suivante.

"Par exemple, l’un de nos clients, Omega Réfrigération, a choisi de rester sur une solution standard. Non seulement son système ERP a été opérationnel en seulement 44 jours, mais il a également commencé à en constater les bénéfices dans les semaines qui ont suivi l'implémentation. En effet, très peu de temps après le déploiement, Omega Réfrigération était même en mesure de planifier l'extension de son système", commente Christophe Letellier.

2. Repenser les processus lors de l’implémentation d’un nouveau système ERP

Lors de l’implémentation d’un nouvel ERP, l'une des plus grosses erreurs généralement observées est d'essayer de reproduire des processus existants dans un nouveau système. En plus des ajustements importants requis, les performances peuvent en pâtir et les évolutions à venir seront d'autant plus difficiles à exploiter.

L'implémentation d'un nouveau système ERP constitue une excellente occasion de repenser les processus. Au sein de l’entreprise, il faut essayer de définir, en toute honnêteté, ce qui la rend meilleure et plus compétitive que ses concurrents et de dégager deux ou peut-être trois processus qui la distinguent vraiment des autres. "Cette différence se retrouvera tout au plus dans 5 % de votre système, et non dans 50 %", commente Christophe Letellier.

"En avril dernier, je me suis rendu sur le site Marussia F1 Team, client Sage ERP X3, à Banbury (Angleterre). A cette occasion, j’ai échangé avec Kevin Lee, Responsable des opérations de Marussia F1 Team. Il a eu une expression que j’emploie souvent : apprendre à marcher avant de courir. Il applique ce principe dans tout ce qu’il fait pour améliorer la compétitivité de son équipe en Formule 1. Il l'a suivi lors de l'implémentation de son nouvel ERP, ce qui lui a réussi : il a fallu huit semaines pour le mettre en œuvre et aucun développement spécifique n’a été nécessaire pour répondre aux besoins de la F1", explique Christophe Letellier.

3. Prendre le temps de tirer pleinement parti de sa solution ERP

"Il est préférable de choisir d’abord des solutions standards et, après une certaine période d'utilisation (9 à 12 mois), de prendre des décisions sur les investissements à effectuer pour démarquer son entreprise sur le marché", conseille Christophe Letellier.

L'ERP n'est pas réservé aux spécialistes : ce n'est pas que pour les comptables ou les responsables de sites. Chacun, d'une façon ou d'une autre, doit utiliser le système, il faut s’assurer qu’il est utilisé par le plus grand nombre possible. En effet, l’ERP sert d'outil de prise de décision et, en fonction des données recueillies, permet l’exécution des rapports, des analyses ou même des simulations. Ces opérations apportent une réelle valeur si la base de données offre une représentation exacte de l’entreprise.

Pour cela, il faut s’assurer que chacun y contribue, les utilisateurs expérimentés comme les non-spécialistes. Le système peut même être ouvert à ceux qui se situent hors de l’entreprise, mais qui participent également à son activité. Par exemple, les clients, partenaires et fournisseurs peuvent enrichir l’ensemble des données, ce qui aidera les dirigeants à prendre des décisions plus éclairées.

4. Considérer l’ERP comme un projet d’entreprise en impliquant l’ensemble des collaborateurs

"L'intégration est la clé : il s'agit d'encourager des personnes occupant des fonctions différentes à travailler ensemble", explique Christophe Letellier. "La collaboration est une nouvelle dimension de l’efficacité. L'ERP aide à rationaliser la composante sociale de l’activité des entreprises". En effet, en collaborant de manière optimisée, plus spontanée et mieux organisée, non seulement l’entreprise gagnera en efficacité, pourra résoudre ses problèmes plus aisément, mais contribuera aussi à promouvoir l'innovation.

Pour résumer, mieux vaut ne pas voir trop grand et faire le choix de déployer une solution standard. En l'espace de quelques semaines, l’entreprise pourra progresser en tirant des leçons de l'expérience et en encourageant l'utilisation de l'ERP, en son sein et à l'extérieur. Enfin, les dirigeants pourront prendre des décisions avisées pour cibler les investissements supplémentaires qui rendront l’entreprise plus compétitive. Chaque chose en son temps : il ne faut pas brûler les étapes !