Labco Diagnostics est un réseau européen de laboratoires d'analyse médicale. Son expansion régulière répond aux soucis de rationalisation et d'optimisation des actes de biologie médicale par la mise en place de plates-formes centralisées d'analyse alimentées par des centres de prélèvement locaux. De 20 laboratoires en 2004, il est passé à 300 laboratoires en 2013, représentant 4 500 collaborateurs. La partie française du réseau regroupe 40 sociétés sur 200 sites : il s'agit de petites structures de 10 à 15 personnes.

Les contraintes réglementaires et la baisse programmée des résultats poussent à une fusion rapide des laboratoires : il faut donc regrouper les données et mettre en place un site unique de paie. Cela implique la définition d'une politique de rémunération avec des niveaux de salaires homogènes et comparables, posant les bases des rémunérations futures. Autre objectif du législateur, l'accréditation est un processus lourd et coûteux, qui un impact important au quotidien. 60 % du réseau Labco est accrédité.

Réussir l'alchimie entre le prestataire, les intervenants et l'équipe interne

La paie de chaque laboratoire était gérée de manière différente en fonction de sa culture particulière et des coutumes locales. Personne n'en avait la charge en interne et elle était souvent prise en charge par des cabinets comptables : peu professionnalisée, elle n'était pas toujours exacte, donnant lieu à des petites différences d'appréciation. Le coût de traitement allait de 3,50 à 40 € par bulletin.

La DRH de Labco a rédigé un cahier des charges et lancé un appel d'offres à 9 prestataires : 5 d'entre eux ont répondu et 4 ont effectué une soutenance devant Labco. Deux d'entre eux ayant été éliminés à cause de déficiences dans l'ergonomie, les deux restants ont préparé un POC (Proof Of Concept), c'est-à-dire une mise en situation réelle avec des données locales. Cette utilisation des logiciels réels a entraîné un retournement de situation : la solution retenue après les soutenances n'a pas passé le cap du POC, se révélant incapable de traiter plusieurs cas. C'est finalement Cegedim SRH qui a été choisi. "Sur le papier, les prestataires savaient répondre à tout. Les démonstrations génériques étaient belles et donnaient envie. Mais en réalité, ça ne fonctionnait pas.", constate Mathias Boutbien, DRH du réseau Labco. "Un POC coûte 5 000 € mais c'est un bon investissement. Cela a été un élément déterminant dans la réalisation du projet car il en a garanti la réussite."

Le bon déroulement d'un projet dépend de nombreux facteurs, parfois délicats à contrôler. "Il faut constituer une équipe efficace et ne pas hésiter à changer d'interlocuteur dès le début s'il ne donne pas satisfaction.", insiste Mathias Boutbien. C'est ainsi que le consultant choisi initialement a été remplacé et que Cegedim SRH a changé de chef de projet. "Quand il y a un problème au début, il faut réagir tout de suite sans se dire que cela ira mieux plus tard." Une aide essentielle a été la présence d'Hervé Commerly, du cabinet Lumens, spécialiste des RH, pour l'assistance à la maîtrise d'ouvrage : "On ne peut pas tout connaître : il faut se faire accompagner par des experts qui ont une vision globale.", explique Mathias Boutbien.

Le projet de paie de Labco a aussi été un enjeu humain interne : l'équipe de gestion de la paie, créée à l'occasion du projet, a été constituée par les comptables d'un gros laboratoire du réseau, qui ont accepté de changer de métier dans le cadre d'un dialogue social. Trouvant de l'intérêt dans cette évolution de leurs fonctions, ils se sont investis avec enthousiasme dans le projet.

Un projet en plusieurs étapes pour renforcer la maîtrise du domaine

Le projet a duré environ 2 ans. Il a commencé par une période de 6 mois impliquant 3 sites pilotes (représentant 400 paies) recrutés parmi les structures les plus réfractaires au changement, ce qui a entraîné une forte pression sur l'équipe interne et sur les prestataires. La réussite a été au rendez-vous : en effet, dès le premier mois, la solution Cegedim SRH a généré une paie sans aucune erreur. Les étapes suivantes ont concerné la quasi-totalité des autres laboratoires : aujourd'hui la paie centralisée prend en charge 2 300 collaborateurs sur les 2 500 du réseau.

En pratique, la solution repose sur une gestion externalisée de la paie et des RH. Cegedim SRH assure l'hébergement, garantit la sécurité des données, la maintenance et l'évolution des logiciels, et lance les processus de paie aux dates fixées.

La durée importante du projet a certes généré des coûts mais elle a aussi apporté des avantages comme la montée en compétence dans la connaissance de la paie et dans la maîtrise des outils. La phase pilote a permis d'apprendre dans le détail le fonctionnement des laboratoires, acquis fondamental pour la prise en compte des suivants. Des comités de correspondants RH ont permis aux structures qui débutaient de profiter de l'expérience de celles qui étaient plus avancées.

La paie et le SIRH, facteurs d'évolution de l'entreprise

Parallèlement à la gestion de la paie, la direction de Labco voulait faire évoluer le SI finance, qui ne donnait pas satisfaction. La mise en place d'un ERP a été envisagée un moment : bien adapté à la gestion financière, un tel progiciel répondait mal aux enjeux de la RH. La direction RH a donc lancé le projet de paie en expliquant que Cegedim SRH était interfaçable avec toute solution externe. Elle est restée à l'écoute de la direction financière en répondant à toutes ses problématiques, comme la gestion analytique et la fourniture des indicateurs financiers. Les relations se sont apaisées et tous les acteurs ont été intégrés dans le projet RH, y compris les opposants du début.

Au-delà de la paie, Labco construit progressivement son SIRH et compte s'appuyer sur Cegedim SRH, dont l'offre s'étend bien au-delà de la paie."les outils de Cegedim SRH sont bien faits : nous allons acheter une nouvelle fonction par an", confirme Mathias Boutbien. Mais pour la planification, Labco a retenu un outil d'une autre origine. Dans certains domaines, il y a des exigences particulières amenant à choisir d'autres logiciels, comme l'outil de gestion des laboratoires, nécessaire pour l'accréditation, qui s'interface avec les outils de Cegedim SRH. L'étape suivante sera la mise en place d'une GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences).

"La paie est un élément partagé dans une organisation commune : c'est un atout pour les rapprochements à venir", affirme Mathias Boutbien. "Le succès de l'entreprise et du prestataire a permis l'harmonisation des pratiques des salariés : à partir de 80 pratiques salariales à l'origine, on arrive aujourd'hui à moins de 30 ; elles devraient se réduire à 3 d'ici 2 ans et à une seule d'ici 5 ans." Ce succès français va bientôt se diffuser au reste de l'Europe.

René Beretz