Les ERP traditionnels sont structurés autour de la notion de produit ou d'article standards. Mais ils ne répondent pas aux besoins des sociétés qui travaillent "à l'affaire" comme les sociétés de services informatiques, les cabinets de conseil, mais aussi les entrepreneurs du bâtiment et les industriels qui fabriquent des produits à la demande. Celles-ci s'équipent donc de solutions plus adaptées à leur mode de fonctionnement : les ERP orientés vers la gestion à l'affaire. Patrick Rahali, analyste senior au CXP, en propose une typologie :
- les offres des spécialistes (Everwin, Akuiteo...) ;
- les ERP généralistes avec module de gestion d'affaires : Qualiac (module), Sylob (version spécifique sortie fin 2012) ;
- les ERP généralistes avec déclinaison verticale (Sage-Gfi) ;
- les solutions de gestion de projets.

Ces solutions proviennent aussi bien des leaders du marché (SAP, Oracle, IFS) que d'acteurs plus modestes. Enfin, dans ces offres, il faut distinguer celles qui concernent les sociétés de services et celles qui concernent les sociétés de production. La rencontre organisée par le CXP mettait en lumière deux sociétés de chaque type

Des motivations variées

AREP a piloté la restructuration de la gare Saint-Lazare à Paris

Les raisons de s'équiper d'un ERP de gestion d'affaires varient selon le contexte de chaque entreprise. Les entreprises qui s'exprimaient lors de cette rencontre illustraient cette variété. Chez AREP, filiale récente de la SNCF chargée de l'architecture, l'ingénierie et l'urbanisme autour des gares, il s'agissait de remplacer des outils internes par une offre du marché professionnelle, apportant des processus de bonne pratique mais assez souple pour s'adapter au fonctionnement de la société. Pour sa part, Altedia consultants, société de conseil en ressources humaines issue de nombreux rachats, aujourd'hui intégrée au groupe Adecco, avait besoin de rationaliser la gestion de sa structure complexe.

Quant au CTP, Centre Technique du Papier, PME privée qui se consacre à la recherche appliquée sur le papier, la pâte et l'emballage, sa préoccupation principale était de gérer efficacement des projets de taille et de durée très variés tout en satisfaisant les contraintes des ministères de tutelle au niveau de la comptabilité. Autre exemple, Jeumont Electric, fabricant plus que centenaire de moteurs pour la production d'énergie, un temps dans le giron d'Areva et aujourd'hui dans le groupe Altawest, n'avait aucune vision sur la répartition de ses charges et de ses revenus. La société recherchait un ERP qui prenne en compte ses projets complexes dans un contexte industriel, avec des caractéristiques de nomenclature, de sécurité, de montage et démontage et d'annualisation du personnel.

Le choix délicat de l'outil

Pour rechercher un outil répondant à leurs besoins, les entreprises se font souvent accompagner par un cabinet spécialisé. C'est ce qu’a fait Altedia afin de définir l'expression de ses besoins et le type de solution approprié : "le cabinet a étudié un ensemble d'éditeurs en recherchant un juste milieu entre des outils trop structurés et d'autres qui ne le sont pas assez", explique Rodolphe Raphaël, chef de projet rattaché à la DSI chez Altedia Consultants. Un jeu de tests proposé à trois éditeurs a permis de mieux évaluer leurs réponses et d'aboutir à la sélection d'Everwin SX.

Dans sa recherche d'un progiciel, Jeumont Electric s'est fait accompagner par le CXP. Les produits consultés ont été SAP, Oracle, IFS, Infor LN. "IFS a été retenu car il traite bien les ordres de fabrication en cascade et la gestion à l'affaire", déclare Rita Santorio, chef de projet IFS chez Jeumont Electric.

Dans les critères de choix, la taille et la spécialisation des éditeurs peuvent s'avérer déterminants. Par exemple, AREP s'est surtout intéressé aux éditeurs spécialisés, excluant les éditeurs régionaux, trop petits selon ses critères, "mais aussi les généralistes qui, bien que disposant d'un module d'affaires, ne comprenaient pas la notion d'affaire", selon Damien Saillant, contrôleur de gestion chez AREP. "La société a recherché un équilibre entre les propositions de l'éditeur et son écoute de nos besoins afin d'aboutir à une collaboration opérationnelle et fonctionnelle." Akuiteo a été retenu car il permettait d'évoluer vers une solution intégrée à partir de la situation existante : une combinaison entre le logiciel interne de gestion d'affaires et la comptabilité Cegid.

Papier peint anti wifi, élaboré par le CTP

Au CTP, la comptabilité n'était plus cohérente ni avec l'avancement des projets, ni avec les partenaires européens et les sous-traitants. Il fallait un outil intégrant la comptabilité générale et analytique et la gestion des temps de manière transparente pour les utilisateurs. Pendant le processus qui a duré 6 mois, une dizaine de produits ont été examinés. "Certains étaient surdimensionnés pour nous tandis que d'autres n'étaient pas adaptés à la législation française", constate Martine Favi, responsable informatique de gestion au CTP : "comme la législation change tout le temps, il était essentiel d'adopter un produit standard." La solution proposée par Gfi comprenant Sage ERP X3 et son module vertical intégré s'est imposée pour ces raisons.

Plusieurs mois pour paramétrer, intégrer et déployer

Les projets de mise en œuvre de telles solutions durent plusieurs mois voire plus d'une année pour un déploiement complet. Chez AREP, l'étude, l'intégration et le paramétrage se sont déroulés de septembre 2009 à mai 2010. La reprise des données, démarrée en mars 2010, s'est prolongée jusqu'en octobre. Sans en attendre l'aboutissement, la mise en production s'est faite en juin à cause d'une obligation de saisie des temps dans le référentiel de la société pour une gestion correcte des congés. "La reprise des données est un projet à part que nous n'avons pas bien anticipé", admet Damien Saillant. Après un rodage de plusieurs mois, la nouvelle solution a atteint un niveau de fonctionnalité équivalent à la situation précédente, ce qui a permis de lancer son enrichissement. Après le basculement de la gestion de projet, la décision a été prise de différer d'un an le basculement de la comptabilité, qui n'a eu lieu qu'en janvier 2012, l'ancien logiciel de Cegid n'ayant été définitivement abandonné que le 15 janvier 2012, date de la disponibilité du système intégré.

Louis Gallois, invité d'honneur des entretiens d’Altedia

Chez Altedia, le déploiement a duré presque une année. Géré par une personne du centre de gestion, le projet a donné lieu à un pilote de 6 mois destiné au paramétrage. La reprise des données a concerné les données dans Excel, mais en pratique, il s'est surtout agi de nouvelles saisies car il fallait faire évoluer l'état antérieur.

Les contraintes d'un projet obligent les différentes parties à bien s'entendre sur tous les aspects. Au CTP, l'enveloppe du projet était figée : il n'était pas question pour l'intégrateur de demander des rallonges. "Il est essentiel que la vision du partenaire concorde avec la vision de l'entreprise", insiste Martine Favi, "et Gfi a bien compris notre métier." Il a fallu un an pour mettre en route le logiciel avec la sortie d'indicateurs. Un autre aspect important est le soutien sans faille à l'équipe du projet : "il ne faut jamais la remettre en question, même en cas de problème", souligne-t-elle.

Chez Jeumont Electric, le projet a duré 18 mois. La reprise des données a été délicate car il a fallu convertir des transactions, des éléments historiques et des documents, avec des garanties allant jusqu'à 30 à 50 ans : cet aspect a représenté un tiers du projet. Dans cette société d'ouvriers et d'ingénieurs où les finances sont longtemps restées secondaires, il a fallu sensibiliser tout le monde et travailler en commun pour avoir une vision complète du projet. "Les porteurs du projet doivent être les moteurs du changement pour faire modifier les habitudes", affirme Rita Santorio.

Des résultats immédiats qui s'enrichissent par la suite

À l'issue du déploiement, l'entreprise dispose d'un système intégré regroupant toutes les données, donnant une vision globale des projets et permettant de les suivre au plus près. "Avec l'intégration des fonctions de gestion, les équipes se parlent", se félicite Damien Saillant, qui ajoute : "un autre bénéfice réside dans la gestion de la documentation : intégrée dans Akuiteo, elle permet de supprimer le papier et de tout rendre électronique. C'est une révolution." Le centre de gestion et les chefs de projet ont les mêmes données et le logiciel permet de passer de la synthèse au détail avec le même outil.

Chez Altedia, la situation s'est rapidement améliorée dès que la gestion des temps a été saisie dans Everwin SX. Alors qu'auparavant les chefs de projets n'avaient aucune vision précise des coûts et des gains, ils ont pu commencer à suivre leurs projets. La société travaille maintenant à la connexion entre Everwin et les outils de comptabilité et de CRM du groupe pour favoriser l'automatisation. Chez Jeumont Electric également, les chefs de projet font aujourd'hui beaucoup plus de suivi. Au CTP, la mise en place de Sage-Gfi a amélioré la cohérence de l'information, en particulier grâce à l'intégration des feuilles des temps, entraînant une meilleure qualité du travail au quotidien.

René Beretz

Le 13 juin, un forum CXP exceptionnel

Le forum annuel du CXP est devenu le rendez-vous incontournable sur les tendances du marché du progiciel et "progicloud" (progiciel en mode SaaS). Chaque année, plus de 500 participants s'y réunissent afin d’échanger sur les évolutions des systèmes d’information. DSI, directions générales et directions fonctionnelles viennent profiter d’une journée leur permettant de connaître les nouveautés et de faire le point sur leurs solutions.

Résolument ouverte sur le futur, l'édition du 13 juin 2013 sera consacrée aux nouveaux bouleversements touchant directement l’informatique de l'entreprise : Big Data, cloud, mobilité, implication croissante des utilisateurs métier.

Ce sera aussi l’occasion de fêter les 40 ans d’expertise en progiciels du CXP.