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ERP et GMAO, partenaires stratégiques de l’entreprise
 
28/04/2014 :: La gestion de la maintenance et des équipements est de plus en plus reconnue comme une méthode s’appuyant sur la technologie pour augmenter la productivité, réduire les coûts, surveiller la consommation énergétique et encourageant l’adoption de meilleures pratiques en entreprise. Généralement, il existe deux voies principales pour aborder la gestion de la maintenance et des équipements : ERP ou GMAO.

Les systèmes ERP offrent une approche consolidée et à grande échelle pour le suivi des processus liés aux équipements de l’organisation. Les solutions de GMAO, quant à elles, fournissent en profondeur, le meilleur des fonctionnalités pour l’optimisation de la maintenance et des équipements pour anticiper les défaillances techniques tout en allongeant le cycle de vie des équipements. Ensemble, ils peuvent aider les entreprises à améliorer leur performance de production tout en atteignant leurs objectifs stratégiques.

Une solution ERP permet à une organisation d’utiliser un système d’applications ou de modules intégrés pour gérer ses activités. L’ERP est conçu pour combiner l’ensemble des activités d’une entreprise en une seule et même base de données, en éliminant le chevauchement des technologies incompatibles. De son côté, la GMAO est une solution logicielle conçue spécifiquement pour améliorer la performance des équipements, soutenir la gestion de la maintenance, allonger le cycle de vie des équipements et réduire les coûts d’exploitation.

Pour la gestion de la maintenance, ERP ou GMAO ?

À première vue, le choix d’un système ERP pour gérer les actifs physiques semble assez séduisant. Avec un système unique pour le support informatique et une base de données commune, ce choix paraît justifié du point de vue du DSI et des services financiers.

Mais alors que l’ERP est une bonne solution pour beaucoup de services en entreprise (finance, fabrication, chaîne d’approvisionnement, marketing, etc.), étendre ses capacités à des secteurs tels que la gestion de la maintenance et des équipements peut entraîner une déception. Dans de nombreux cas, un système ERP offre moins de fonctionnalités et il est plus difficile à utiliser pour la gestion de la maintenance et des équipements.

La GMAO de son côté, est une solution conçue spécifiquement pour soutenir la gestion de la maintenance et des équipements et elle permet d’améliorer la performance opérationnelle en faisant diminuer les coûts d’exploitation. Mais historiquement, le coût et la complexité de l’intégration d’une solution de GMAO à un ERP étaient très importants.

Plus récemment, les sociétés commencent à réaliser que l’approche ERP peut, dans certains cas, être limitée voire difficile pour couvrir des besoins métiers spécifiques. Il est fondamental que des fonctions essentielles de l’entreprise, comme la gestion de la maintenance et des équipements, puissent utiliser les bons outils tout en intégrant des fonctionnalités de gestion financière et de consolidation de l’information avec une simplicité du système.

Le cas de la société Delek Refining (USA)

Delek Refining, une filiale de Delek US Holdings, exploite deux raffineries de pétrole d’une capacité de production de 140 000 barils par jour. Delek Refining a récemment mis en place une étude pour évaluer les solutions technologiques disponibles pour mener à bien sa maintenance et la gestion de ses équipements. Ce projet a été conduit par la société de conseil en technologie, Stratum Partners Consulting.

L'étude a comparé les meilleures solutions de GMAO disponibles sur le marché et les modules de maintenance ERP, en mettant l’accent sur les fonctionnalités, la facilité d’utilisation et la performance du système. Les principaux éléments d’évaluation se sont concentrés sur les capacités de navigation, la gestion des équipements, la gestion des opérations de maintenance, la planification des tâches, la gestion du temps du temps de travail, l’ordonnancement, la gestion de la performance des équipements, la coordination des arrêts de production, le suivi des projets d’immobilisations des équipements, la gestion des stocks, les achats, la gestion des fournisseurs et les capacités de reportings.

Sur une échelle de 200 points, voici les résultats obtenus :

Solution    Points obtenus            Points obtenus    Total
                pour la somme           pour la facilité
                des fonctionnalités      d’utilisation
GMAO            83                                  80               163
ERP               77                                  61               138

"La gestion de la maintenance et des équipements sont une priorité pour nous, expliquent les responsables de Delek Refining. Notre résultat dépend de notre capacité à produire. Par conséquent, nous étions à la recherche des meilleures solutions technologiques possibles pour nous aider à atteindre nos objectifs. Cette solution devait pouvoir disposer d’outils qui offrent des fonctionnalités riches et faciles à utiliser tout en pouvant s’intégrer à tous nos processus. La solution de GMAO Infor EAM Entreprise a répondu à l’ensemble de ces critères et a été celle que nous avons retenue."

Pour les entreprises qui dépendent de la performance de leurs équipements pour mener à bien leurs activités, la GMAO apparaît comme la meilleure solution. Pourquoi alors, la GMAO, n’est-elle pas utilisée de manière systématique pour la gestion de la maintenance et des équipements ?

Intégration des systèmes ERP et GMAO

Les Systèmes ERP gèrent normalement les états financiers de l’entreprise. En utilisant une solution de GMAO, une partie des états financiers liés aux activités de maintenance et des équipements (par exemple, l’achat de pièces de rechange) sont lancés et suivis dans la solution de GMAO. Afin de pouvoir assurer correctement le suivi et la répartition des coûts, ces informations doivent pouvoir être transmises au système ERP. Les deux systèmes doivent donc être intégrés pour permettre à l’information de pouvoir circuler.

L’intégration des solutions de GMAO aux systèmes ERP est historiquement complexe et coûteuse. Ceci est dû, entre autres, aux nombreuses différences notables qui résident dans les deux systèmes : bases de données, structures, versions, etc. La difficulté liée à l’intégration des deux systèmes est d’ailleurs la principale raison pour laquelle certains préfèrent l’ERP à la GMAO pour la gestion de la maintenance et des équipements.

Par le passé, les intégrations ont été longues et complexes non seulement à cause des différences entre les systèmes mais également à cause de la spécificité des processus métiers en entreprises. Pouvoir être en mesure de pouvoir définir dans quel système, ERP ou GMAO, va se passer la procédure ou la transaction est un élément clef dans le succès d’intégration des deux systèmes.

La gestion des coûts d’exploitation doit cependant pouvoir se situer au niveau des actifs pour un meilleur suivi et une analyse plus précise des coûts de gestion. Les frais de mise en œuvre et d’intégration d’une solution de GMAO, qui va pouvoir soutenir de manière plus importante les opérations de maintenance et faire diminuer les coûts d’exploitation, restent inférieurs au risque financier lié au défaut de production causé par la défaillance d’un équipement. Une meilleure qualité des informations de maintenance permet également de disposer d’un meilleur outil dans la prise de décision (pour le remplacement ou non d’un équipement, pour le suivi de la consommation énergétique, etc.).

L’évolution des technologies permet de faire travailler ces deux solutions ensemble

De nouveaux développements technologiques sont désormais disponibles pour permettre aux entreprises de déployer leurs solutions sans intégration complexe et dans des délais de mise en œuvre plus rapide. Un nouveau connecteur, de type middleware, a été développé par Infor (Infor ION) pour permettre une intégration plus simple, rapide et rentable des solutions logicielles.

Infor ION permet de publier les informations de différentes applications en code XML (code utilisé pour les applications web) pour que chaque transaction ou opération produisent un document XML qui sera ensuite publié et accessible par les autres applications. Essentiellement, cela signifie que les applications d’entreprise n’ont plus à compter sur des connecteurs complexes de middleware pour stocker la donnée et la faire communiquer.

Faire travailler ces deux solutions ensemble, avec une stratégie d’intégration efficace et le soutien d'un connecteur de logiciel de type Infor ION est la garantie de pouvoir obtenir le meilleur de chaque système dans une stratégie commune pour la réussite de l’entreprise. Les solutions GMAO et ERP sont, ensemble, les partenaires de la stratégie d’entreprise.

À propos des auteurs

Tracy Smith est Responsable GMAO pour Delek Refining et est basé aux États-Unis. Il a plus de quinze ans d’expérience dans la mise en œuvre de solutions de GMAO grands comptes à l’international. Il est également auditeur certifié PAS55 et fait partie du groupe de travail technique des États-Unis pour l’élaboration de la norme ISO 55000 (norme internationale pour la gestion des actifs).

Kevin Price est directeur produit pour les solutions de GMAO Infor EAM. Il a plus de quinze ans d’expérience chez Infor et a travaillé également au sein du service commercial, mise en œuvre des solutions logicielles et à la direction technique.

Kevin Price et Tracy Smith

 
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