C'est en février 2016 que la chaîne de magasins d'optique souhaite accélérer sa digitalisation, mais surtout sécuriser ses échanges avec son réseau de franchisés. Le groupe décide alors de faire appel à Oodrive afin de réaliser sa digitalisation en deux temps.

Dématérialisation des contrats grâce à la signature électronique

La signature du contrat est une étape cruciale et symbolique lors de l'ouverture d'une franchise ; la signature vaut acceptation des conditions citées régissant la relation franchiseur-franchisé. Tout l'enjeu pour le groupe Alain Afflelou est de remplacer l'acte de signature manuscrite par un procédé électronique capable d'offrir les mêmes garanties que celles apportées lors d'une signature traditionnelle.

Le sujet est nouveau pour la DSI lorsqu'elle décide de travailler avec Oodrive. Choix déterminé pour sa totale maitrise du cadre légal entourant le principe de la signature électronique. "Il existe de nombreuses manières de mettre en œuvre et de déployer une signature électronique. Oodrive nous a vraiment aidé à comprendre et appréhender le sujet", témoigne Ludovic Tassy, DSI du groupe Alain Afflelou.

Le groupe décide alors de mettre en place la solution CertSign, une signature électronique pouvant servir de preuve en cas de litige et répondant également aux exigences légales d'identification du signataire d'une part et d'intégrité du document d'autre part.

Ainsi, en déployant CertSign au sein de sa direction juridique et de son réseau, le groupe a réduit le nombre d'allers-retours et de manipulations nécessaires à l'ouverture d'un contrat avec le franchisé. Les contrats ne sont plus envoyés par recommandés, mais mis à disposition sur le portail sécurisé de la solution. Grâce au développement d'API, les documents sont ensuite signés par les franchisés et contresignés au niveau du groupe, et ce directement sur la plate-forme.

La mise en place de CertSign facilite également le suivi par la direction juridique : une vue globale sur tous les contrats et leur état optimise le processus de relance.

"Avant le déploiement de la solution, la gestion des contrats était chronophage et coûteuse. Désormais, nous disposons d'une solution totalement intégrée dans le quotidien de la direction juridique et de nos franchisés. Ce nouveau procédé fait tellement partie de nos nouvelles méthodes de travail que nous envisageons d'étendre la solution à d'autres documents devant être signés", précise Ludovic Tassy.

Partage de documents de manière sécurisée

Certes, le cadre légal est moins rigoureux concernant les conditions de mise à disposition des documents pour lesquels la signature électronique n'est pas requise. Cependant, parmi ces documents, certains mentionnent des informations confidentielles. Ce qui peut donc très vite poser problème. Il s'agit alors de repenser la politique de sécurité du groupe en termes de partage des fichiers lors des échanges avec les franchisés. Jusqu'alors, le groupe de magasins d'optique n'avait pas de solution professionnelle et uniforme permettant l'envoi de fichiers volumineux. Les collaborateurs étaient donc tentés de recourir aux logiciels utilisés dans leur sphère privée. Pratique et confortable pour l'utilisateur certes, mais présentant un risque accru en matière de sécurité pour l'entreprise.

La DSI décide alors d'agir rapidement, afin de garder la maitrise totale de la confidentialité des informations partagées avec les franchisés, en mettant en place des outils professionnels et adaptés. Le choix s'est de nouveau porté sur Oodrive et sa solution PostFiles, une solution dédiée aux professionnels permettant de restreindre l'accès aux fichiers et de piloter l'activité des utilisateurs.

"Nous avons dû sensibiliser nos équipes sur l'importance d'utiliser des outils conçus pour l'entreprise. L'adhésion à PostFiles s'est faite très rapidement, d'autant plus que la solution fluidifie les échanges entre franchiseurs et franchisés", témoigne Ludovic Tassy.

La solution a été déployé en premier lieu au sein de la direction juridique. En effet, les fichiers volumineux échangés par les personnes du service comportaient tous un caractère confidentiel. De plus, PostFiles s'intègre facilement à l'environnement de travail existant, dont Outlook. Grâce à un plugin s'intégrant à la messagerie, les utilisateurs se servent de l'outil de manière totalement transparente : lorsqu'ils ajoutent une pièce jointe à leur e-mail, la solution prend le relai sans que l'utilisateur n'ait à intervenir.

Aujourd'hui, une centaine de personnes utilisent la solution, aussi bien en France qu'en Espagne. L'objectif de la DSI est d'étendre son utilisation à l'ensemble des départements.