Avec un chiffre d'affaires de 5 milliards d'euros en 2017, réalisé par plus de 46 000 employés répartis dans cinq régions, Shiseido est aujourd'hui le cinquième groupe mondial de cosmétique. Basé au Japon et numéro un en Asie, le groupe distribue plus de 30 marques dans 120 pays, réparties en trois familles : soins de la peau (skincare), maquillage (make up) et parfum (fragrance). La région EMEA (Europe, Moyen-Orient, Afrique) emploie plus de 4 000 personnes pour un chiffre d'affaires de 1,2 milliard d'euros en 2017.

"Depuis 2010, nous avons mis en place un socle SAP avec l'ERP ECC 6 FI-CO (Financial Accounting et Controlling), SD (Sales & Distribution), MM (Materials Management), de la Business Intelligence (avec BW et Business Objects) et BPC (Business Planning & Consolidation), sous les interfaces Web Analysis, Webi et Lumira. À l'occasion de la fusion des divisions Fragrance et Prestige et du rachat de Dolce&Gabbana en 2016 (faisant de Paris le centre d'excellence du Groupe pour la fragrance), nous avons installé un système SAP transactionnel commun et une BI commune", rapporte Nicolas Trinquand, finance & BI IS Manager EMEA chez Shiseido.

Casser les silos analytiques, automatiser et ouvrir la BI

En mars 2017, un constat s'impose sur l'organisation EMEA du groupe : la BI opérationnelle n'est pas adaptée au management et les indicateurs clés de performance ne correspondent pas à leurs attentes. Les managers ne sont absolument pas autonomes sous SAP Business Objects, auquel ils n'ont aucun accès direct. "Cette situation limitait fortement leur réactivité pour prendre des décisions rapides et rendait la production d'indicateurs clés de performance (KPI) complexe et chronophage. Sans oublier, que nous avions noté un manque d'alignement de ces KPI, chaque département disposant des siens propres et sans rien partager avec les autres", explique Nicolas Trinquand.

À l'époque, la division EMEA comptait 200 rapports et 400 utilisateurs opérationnels sur la BI. Les données sont mises à jour chaque nuit, mais de nombreux traitements restaient encore manuels et les 20 top-managers ne disposaient pas de tableaux de bord pour suivre les évolutions de leurs activités ni pour les anticiper.

Le principal objectif du projet a consisté non seulement à partager les indicateurs clés, mais également à mettre en place une définition commune et unique de tous ces éléments. Second objectif : numériser tous ces indicateurs afin qu'ils soient disponibles immédiatement sur le poste de travail, smartphone ou tout terminal, partout et à tout moment. Il fallait offrir aux managers la possibilité d'utiliser leur iPhone ou iPad pour afficher leurs tableaux de bord et leurs rapports, y compris lors de leurs déplacements.

SAP Analytics Cloud l'emporte sur tous les critères

Entre avril et mai 2017, Shiseido a effectué des comparaisons entre différentes offres. "Nos critères principaux tenaient dans une utilisation simple de la solution (information), la possibilité de s'intégrer à SAP BW, des coups de licences et de projet raisonnables et la cohérence avec la feuille de route de SAP", se souvient Nicolas Trinquand. "En juin 2017, nous avons décidé de lancer un PoC (Proof of Concept ou prototype) de 10 jours sous SAP Analytics Cloud. Après présentation du Poc à la direction générale, la décision a été prise de lancer le projet baptisé Fuji en janvier 2018".

L'entreprise décide alors de se faire accompagner par un spécialiste du domaine et choisit Karamba, un partenaire 100 % SAP expert des solutions Analytics de SAP (S/4, Central Finance, BW, HANA, BI, BPC, SAP Analytics Cloud) qui aide les équipes du contrôle de gestion et les informaticiens à traduire leurs besoins dans les outils de l'éditeur, en tirant parti de l'intégration des solutions SAP.

Une solution cloud accessible, intégrée et ouverte

100 % cloud et disponible sous SAP Cloud Platform, SAP Analytics Cloud (SAC) présente tous les aspects de modernité souhaités par l'entreprise pour son projet Fuji. En outre, il offre la possibilité de travailler sur de l'analyse prédictive et de concevoir d'autres développements sur les dernières technologies de la plate-forme SAP. "Proposée en SaaS, la solution permet une connexion simple et sécurisée à tous les PC sur le cloud et de même pour les smartphones", ajoute le responsable du système d'information Finance et BI. "SAP Analytics Cloud se connecte naturellement aux environnements SAP, dont SAP BW présent chez Shiseido, mais aussi non-SAP. La solution permet aussi de maintenir une connexion en temps réel, soit pour acquérir des données en temps réel, soit pour les répliquer dans le cloud sécurisé de SAP". Des caractéristiques indispensables au projet Fuji devant accéder à des données sous des solutions logicielles SAP, les cloud de SAP Concur, SuccessFactors, ByDesign ou Ariba, mais aussi Microsoft SQL Server et des bases de données Oracle et IBM, ou encore Google Drive.

En mode "Live Connection", les données restent sur les serveurs de l'entreprise hébergeant BW, mais alors certaines fonctionnalités sont inaccessibles, comme le planning. En mode "Data Acquisition", la donnée est répliquée dans le cloud via une synchronisation planifiable, offrant la possibilité de fonction évoluée comme le planning ou le prédictif. Shiseido souhaitait pouvoir disposer de ces deux fonctionnalités selon les besoins. Une contrainte pesait aussi sur le projet, car dès 2019, la saisie des chiffres d'affaires prévisionnels fin de mois des filiales doit s'effectuer sous SAC.

Fuji : un projet plein de promesses

Aujourd'hui, le département logistique dispose de ces outils en production. Le déploiement de la finance est planifié en 2019. Et les premiers retours sont excellents, comme le confirme Christine Binabout, logistic commercial director chez Shiseido : "Après des mois de communication des taux de service au travers de rapports quotidiens, chronophages, construits sur Excel, je dois avouer que la mise en place de ces KPI à travers le projet Fuji nous permet d'obtenir des rapports automatiques, visuels et accessibles aux smartphones. Fuji nous a vraiment permis de gagner du temps au quotidien, de communiquer de façon très visuelle (graphes, courbes) et de permettre à chacun, quelle que soit sa position dans l'entreprise, de visualiser le niveau de détail dont il a besoin. De plus, l'accès via smartphone permet à chacun de visualiser ses KPI de façon autonome et à tout moment. Fuji a été un réel atout dans notre communication sur les indicateurs clés de la Supply Chain".

Bien entendu, une implication forte des métiers reste indispensable à la réussite de ce type de projet, mais pas uniquement. "Construire des KPI pour le management représente un projet commun transverse", affirme Nicolas Trinquand. "Les délais les plus importants ne proviennent pas de la construction dans SAP Analytics Cloud mais plutôt de l'alignement des acteurs de l'entreprise autour d'une même définition !"