Avec un budget de 36,4 millions d'euros annuels dédiés à la recherche, 717 000 adhérents ainsi qu'un réseau constitué de plus d'une centaine d'entités locales, la Ligue contre le cancer est le 1^er financeur privé associatif indépendant de la recherche contre le cancer en France. Ses ressources dépendant quasiment exclusivement de la générosité du public, l'efficience de sa gestion financière est incontournable pour favoriser son activité et la recherche, dans le respect des donateurs.

La Ligue a été confrontée en 2013 à un changement de solution par l'éditeur sur lequel elle s'appuyait pour sa gestion comptable depuis 1997. Elle s'est alors interrogée sur l'opportunité d'adopter un nouvel outil qui permettrait de fluidifier l'information financière en interne entre ses différentes entités ainsi que les flux vers l'extérieur, notamment à destination des commissaires aux comptes qui contrôlent l'ensemble des comités départementaux comme le siège. Un appel d'offres a été lancé en juillet 2013.

Répondre aux contraintes réglementaires tout en s'adaptant a une diversité d'utilisateurs

La solution recherchée devait pouvoir aussi bien répondre aux contraintes réglementaires que s'adapter à l'organisation en ayant des possibilités d'ouverture à d'autres environnements. Le monde associatif travaille en effet souvent avec des outils spécifiques, qu'on ne trouve pas sur le marché. Il était donc primordial que l'ERP choisi puisse intégrer des données générées par des outils satellites.

L'association étant constituée de professionnels mais aussi de bénévoles, il y avait de réelles attentes quant à l'ergonomie de la solution afin qu'elle s'adapte à une diversité d'utilisateurs. Au total, ce sont 103 entités locales qui vont en bénéficier, soit près de 300 utilisateurs aux besoins divers (comptables, gestion de stocks, saisie des engagements…). "La volonté de La Ligue était que chacun ait envie d'utiliser la solution pour faciliter son travail et de manière générale simplifier le partage d'informations, c'est pourquoi l'utilisateur était au centre de ce projet", indique Gérard Bialek, directeur commercial de Qualiac.

Parmi les cinq solutions étudiées, celle proposée par Qualiac a été retenue en novembre 2013. Sa simplicité et son orientation utilisateur furent clés dans la décision. Le groupe de travail ainsi que le comité d'expertise ont apprécié la démarche projet présentée par Qualiac en collaboration avec son intégrateur Cleversys. Leur écoute quant aux possibilités d'évolution de la solution a conforté les interlocuteurs de la Ligue dans leur choix d'avancer avec eux.

Une solution intégrée

La solution intégrée couvre plusieurs volets financiers : la gestion comptable, commerciale, des immobilisations, des stocks, ainsi que le rapprochement bancaire et la consolidation des comptes, là où Qualiac avait une forte valeur ajoutée et où les attentes de La Ligue étaient importantes. L'association souhaite mettre en place, à moyen terme, la dématérialisation des validations et donc de tous les flux pour gagner en rationalité et en rapidité dans sa gestion inter-comités.

La solution est aujourd'hui installée sur une base de tests qui va permettre de réaliser, pendant 2 mois, des ateliers avec l'intégrateur. "Ces ateliers sont un élément clé dans l'appropriation de la solution par les utilisateurs", commente Paul Cunningham, senior manager chez Cleversys. "Ils permettent de confronter l'outil aux utilisateurs pour coller au plus près à leur réalité". L'objectif est d'observer comment la souplesse de la solution permet de s'adapter aux besoins et aux desiderata des utilisateurs lors de la mise en production. Pour l'évaluer en conditions réelles, un prototype de l'outil sera lancé en fin d'année pour une durée de 3 mois. Début 2015, l'intégralité des utilisateurs sera formée et la version finale sera opérationnelle.

"Cet outil est stratégique et structurant pour nous, dans la mesure où notre organisation est présente physiquement dans chaque département. Il va nous permettre d'avoir une visibilité sur l'ensemble du réseau, pour un meilleur pilotage de nos actions visant à renforcer la lutte contre le cancer", conclut Eric Bertocco, délégué à l'administration et aux finances au sein de la Ligue.