On parle de solution d'output management pour désigner une solution de gestion des impressions et diffusions de formulaires et documents. Pour SAP, l'interface BC-XOM (eXternal Output Management) permet de déléguer ces tâches à un système externe. Cette architecture permet d'alléger le système SAP et de bénéficier d'un grand nombre de fonctionnalités difficiles à mettre en œuvre avec la gestion standard du spool SAP.

Critères techniques de choix d'une solution

Le choix d'une solution d'output management pour SAP ou pour tout autre environnement doit se faire avec une vision globale des besoins de l'entreprise - ceux d'aujourd'hui et ceux de demain - les besoins pour les systèmes SAP, mais également pour les autres environnements de l'entreprise.

Mettre en œuvre différentes solutions pour chacun des environnements et des besoins n'est pas la bonne solution. L'investissement sera au final plus important si on n'arrive pas à maitriser tous les flux documentaires. Cela génère également une multiplication des activités d'administration et des charges pour l'exploitation de ces différentes solutions.

Nous conseillons donc de choisir UNE solution répondant parfaitement et spécifiquement aux besoins de gestion des impressions et diffusions de l'entreprise, avec :
- Une haute disponibilité (mécanismes de failover) ;
- Une transparence (état des impressions dans SAP et l'interface de supervision) ;
- Un contrôle des flux d'output management (rejouer, rediriger, supprimer) ;
- Une compatibilité avec toutes les marques et modèles d'imprimantes ;
- Une administration simplifiée : outils pour gérer les formulaires, les flux et les imprimantes ;
- Des mécanismes de sécurisation des flux : gestion de la confidentialité des informations, traçabilité.

La solution doit être évolutive et capable de répondre à tout nouveau besoin de l'entreprise. Il est également important de vérifier l'investissement réalisé par l'éditeur pour faire évoluer sa solution afin de répondre :
- Aux nouvelles versions/plate-formes SAP (S4/HANA etc.) et certifications ;
- Aux nouvelles technologies d'échange de donnés (IPPS etc.) ;
- Aux nouveaux usages (mobilité, sécurité...) ;
- Aux nouvelles architectures (cloud...)
...

Une solution technique, c'est bien, mais il faut également s'assurer que l'éditeur est en mesure de proposer un service de support adapté à l'organisation et à l'activité (usine fonctionnant 24h/24h, sites internationaux, etc.). Il convient également de s'assurer que les services sont fournis par des équipes internes, expertes sur les solutions et maitrisant les installations de leurs clients. On évitera ainsi une relation avec un service d'assistance qui ne joue qu'un rôle de boîte aux lettres.

Principaux points à considérer

Il faut commencer par bien analyser l'existant, les besoins de toutes les activités de l'entreprise et bien identifier les tâches à réaliser lors de la mise en œuvre d'une nouvelle solution. Voici quelques unes des questions à se poser :

Une solution de composition/gestion des formulaires est-elle déjà utilisée ?
Si l'on utilise déjà une solution de gestion de formulaires, il faut s'interroger sur son remplacement : convient-il réellement de la remplacer ou faut-il la maintenir dans un premier temps ?

En effet, l'un des impacts importants du remplacement d'une solution de gestion des formulaires est la charge pour la migration de ces formulaires. Si la solution doit être conservée, s'assurer de la compatibilité avec le système d'output management de l'éditeur.

Si cette solution n'est plus supportée, il faudra dans tous les cas migrer les formulaires. La question qui se pose alors est : "utiliser une nouvelle solution de composition ou développer les formulaires dans les 'standards' SAP : SAPScript, Smartforms, Adobe Forms ?" La réponse dépend du nombre de formulaires, de leur complexité, de la fréquence des modifications... Une solution de composition simplifie en général la reprise des formulaires existants. Dans tous les cas, il convient d'impliquer les utilisateurs finaux (les métiers) dans les phases d'analyse de l'existant, puis lors des tests des formulaires développés.

Les formulaires disponibles dans les systèmes SAP sont-ils tous utilisés ?
Il est souvent difficile de répondre à cette question. Il faut cependant essayer, afin d'identifier les formulaires à migrer et éviter les reprises inutiles. Des solutions existent pour cela.

Déclaration des imprimantes dans le nouveau système
Changer de système de gestion des impressions signifie aussi déclarer à nouveau toutes les imprimantes dans le nouveau système. Bien étudier la solution proposée par l'éditeur pour limiter cette charge, surtout quand le nombre d'imprimantes est important.

Règles de gestion des impressions, scripting, développements spécifiques
Afin de répondre à des demandes internes, les services informatiques mettent parfois en place des règles de gestion d'impressions, des règles de routage... en utilisant les paramètres de la solution, des scripts ou encore des développements spécifiques. Il est important d'identifier et de répertorier ces particularités afin d'étudier avec l'éditeur la meilleur façon de les gérer dans la nouvelle solution.

Compatibilité avec les différents modèles et marques d'imprimantes et canaux de diffusions de l'entreprise
Il faut identifier les types d'imprimantes utilisées (bureautiques, MFP, imprimantes d'étiquettes et les canaux de diffusion utilisés au sein de l'entreprise (e-mail, portail Web...) et s'assurer que la nouvelle solution est compatible et répond bien aux usages.

Quels pré-requis pour l'installation de la solution ?
Avec quels systèmes d'exploitation la solution est-elle compatible ? Quelles performances sont requises pour les serveurs (nombre de cœurs, taille disques...). Quels sont les droits nécessaires, les ports à ouvrir côté réseau ? Quels sont les différents environnements à prendre en compte (DEV/UAL/PROD /...) ?

Qui impliquer dans le projet ?
La mise en place d'une solution de gestion des impressions SAP fait appel à différentes compétences de l'entreprise. Il faut bien évidemment désigner une équipe projet, mais aussi faire appel aux administrateurs SAP, aux administrateurs systèmes et aux key users SAP lors de l'analyse de l'existant et des tests post-installation. L'équipe en charge de l'infrastructure, les architectes devront également être sollicités.

Said El Morabiti, expert de l'output management, Seal Systems