Une dizaine de SI à intégrer dans un nouveau datawarehouse

La société Algeco, en pleine transformation, souhaite mesurer précisément la performance de ses différentes offres à travers l'ensemble de ses pays. Cependant, obtenir une vision globale et homogène sur les 18 pays du groupe n'est pas simple lorsque les systèmes d'information sont d'origines différentes. "Notre groupe s'est construit par croissance externe", explique Jean-Marc Varnet, IT director Europe d'Algeco. "Et les filiales ont conservé une large autonomie dans le choix de leur système d'information. Nous avons aujourd'hui une dizaine d'ERP différents, ce qui ne facilite pas la consolidation des données".

Algeco a donc initié un projet de datawarehouse groupe qui permettra de rassembler et d'homogénéiser les données des différents systèmes. Afin de pouvoir injecter dans ce nouvel entrepôt des données pertinentes et de qualité, il était nécessaire de réaliser au préalable un audit de l'existant et des attentes des utilisateurs. "Nous n'avions pas de Data Management ou de gouvernance de la donnée à l'époque", précise Jean-Marc Varnet. "La première étape a donc été d'aller constater ce qui se passait sur le terrain".

Une phase d'audit rapide et efficace dans une quinzaine de pays auprès de tous les services

Pour l'accompagner dans cette mission, Algeco a choisi Keyrus Management pour la pertinence de sa réponse et la méthodologie proposée. "Nous souhaitions utiliser au mieux la disponibilité de nos équipes pour cette première phase d'étude", explique Jean-Marc Varnet. "Keyrus Management a adopté une approche pragmatique, basée sur un questionnaire d'entretien qui intégrait aussi bien des aspects quantitatifs que qualitatifs. De plus, leur méthodologie nous permettait d'obtenir rapidement une analyse des réponses récoltées et des résultats concrets".

Pour ce "user needs assessment", une centaine d'entretiens dans une quinzaine de pays ont été menés par les experts de Keyrus Management. Chaque expert du cabinet de conseil avait été choisi pour ses connaissances à la fois techniques et métiers. Ce nouveau projet de gouvernance de données impactait un grand nombre de collaborateurs à travers de nombreux départements. En effet, la donnée est une source d'information au cœur de l'activité de l'entreprise. Ainsi, les collaborateurs interrogés étaient issus de services variés : direction, finance, RH, commerce, achats, production, équipes de management...

Pour que cette phase d'audit soit efficace, il était important que les experts s'imprègnent des processus métiers pour comprendre leurs enjeux face à la qualité de la donnée et aux indicateurs de performance souhaités. L'étude abordait des thèmes tels que le rôle de la donnée pour l'utilisateur, la perception de la qualité des données selon 14 critères, les KPI les plus importants, ou encore les règles de sécurité liées à l'utilisation de la donnée.

Des recommandations pour bâtir une gouvernance de la donnée à 360°, y compris sur les processus métiers

À l'issue de cette phase d'interviews, Keyrus Management a présenté ses recommandations au comité de direction d'Algeco, qui portaient tant sur les aspects transverses autour de la donnée (gouvernance, outils, change management...), que sur les processus métiers à optimiser pour garantir une qualité de la donnée.

"Nous avons pu identifier les périmètres où la donnée était la plus sensible, les éléments à enrichir et à homogénéiser", constate Jean-Marc Varnet. "Il nous faut maintenant rapprocher ces chantiers des initiatives déjà entamées pour les différents projets de transformation de notre SI".

Cette phase préparatoire a également démontré le rôle crucial de la donnée et les attentes importantes des collaborateurs quant à son exploitation et à sa valorisation. "La complémentarité des équipes de Keyrus Management, leur engagement dans cette mission et la méthodologie employée ont permis de livrer des recommandations pragmatiques et particulièrement adaptées aux enjeux métiers de nos différents départements", conclut Jean-Marc Varnet.

"L'accueil reçu au sein du groupe Algeco lors du déroulement de ce projet a été très positif grâce à une communication claire et un soutien appuyé de la direction. Ce projet symbolise l'intérêt et la réussite des démarches de 'user needs assessment' en s'appuyant sur la perception de la donnée par les utilisateurs et de leurs besoins pour réaliser un état des lieux et proposer des recommandations au sens IT et métier. En effet, la synthèse de ce projet permet de faire évoluer la feuille de route stratégique d'Algeco en mettant la donnée et ses processus au cœur de sa transformation", déclare Franck Peyaud, manager conseil chez Keyrus Management.