Entreprise de conseil, de services du numérique et éditeur de logiciels, Hardis Group accompagne Locam, spécialiste du financement locatif pour les professionnels, dans la mise en œuvre de UiPath, un outil de Robotic Process Automation (RPA). Après avoir automatisé le traitement des demandes de duplicata de facture et divisé par dix le délai de réponse à ses clients, l'outil va être étendu à d'autres processus métiers répétitifs ou à faible valeur ajoutée, dans différents services : administration des ventes, recouvrement, informatique...

Transformation du SI pour l'aligner sur les enjeux stratégiques

Filiale du groupe Crédit Agricole Loire-Haute-Loire, Locam accompagne plus de 3 000 entreprises industrielles et commerciales à développer leurs ventes. Elle propose une large gamme de financements en leasing (location financière, crédit-bail, crédit) pour s'adapter aux besoins spécifiques des professionnels.

Depuis 2004, Hardis Group accompagne quotidiennement l'établissement financier pour héberger, infogérer, faire évoluer et moderniser ses applications cœur de métier, reposant sur un environnement AS/400. Au fil des années, les investissements à réaliser pour aligner le système d'information legacy avec les enjeux stratégiques et opérationnels de Locam devenaient de plus en plus importants. En 2017, la DSI a lancé un ambitieux plan de transformation du SI : "le chantier principal consiste à remplacer notre ERP développé sous AS/400 par un progiciel du marché", indique Sylvain Bergeron, directeur de la transformation de Locam.

En attendant la mise en œuvre de ce nouvel outil, la DSI a initié en mai 2018 une réflexion sur les moyens d'automatiser certains processus opérationnels sans engager d'investissement lourd sur l'ERP hérité. Sous l'impulsion des équipes de Hardis Group, la mise en place de la solution de RPA UiPath est étudiée. "Outre notre volonté de réaliser des gains opérationnels sur des traitements répétitifs sans valeur ajoutée, nous souhaitions également nous acculturer à ces nouveaux outils", explique Jessie Charpy, directrice des flux et de l'orientation client.

Identification, avec les métiers, de trois processus éligibles au RPA

En collaboration avec les équipes d'Hardis Group, la DSI se rapproche alors des responsables de services opérationnels pour identifier les tâches répétitives, à faible valeur ajoutée, éligibles à une automatisation. Trois processus ressortent comme pouvant être reproduits avec un outil de RPA : les demandes d'envoi de duplicata de facture (plus de 1 500 par mois), la saisie des contrats de location financière par les équipes d'administration des ventes (plus de 3 500 par mois) ainsi que les demandes de mise à jour des coordonnées bancaires dans l'ERP (1 250 par mois). "Après avoir réalisé une étude de faisabilité et calculé le ROI de la robotisation de ces processus, nous avons décidé, en décembre 2018, de déployer UiPath sur un premier processus : les demandes d'envoi de duplicata de facture", poursuit Jessie Charpy.

Le projet débute en janvier 2019. Seulement quatre mois ont été nécessaires pour déployer l'infrastructure, installer la solution, développer le processus et l'intégrer avec les briques applicatives nécessaires à son exécution : l'ERP, le système de messagerie, la GED et Excel. "Quand la demande provient du site Internet, le robot UiPath la prend directement en charge. Quand elle est réalisée via le service relation clients, elle est saisie dans l'ERP puis exécutée par le robot. Tous les matins, un fichier compile les demandes et automatise l'envoi des duplicatas", explique Jessie Charpy.

Demandes traitées en 24h, équipes métiers soulagées de tâches fastidieuses

Suite à la robotisation de ce premier processus, les gains ont immédiatement été au rendez-vous : les demandes de duplicata de facture sont désormais traitées en 24 heures maximum, contre 10 jours auparavant. "Les équipes sont ravies : elles n'ont plus à réaliser cette tâche fastidieuse grâce à cet 'outil allié' qui s'occupe de ce qui n'est pas intéressant. 90 % des demandes de duplicata font désormais l'objet d'un traitement totalement automatisé. Celles qui arrivent en erreur sont retraitées le lendemain par un de nos collaborateurs", détaille Jessie Charpy.

Cette première phase ayant convaincu les équipes opérationnelles pour les gains concrets apportés par l'outil de RPA, l'automatisation de la saisie des contrats de location financière par les équipes d'administration des ventes a été enclenchée et est en cours de déploiement. La mise à jour des coordonnées bancaires (IBAN) ainsi que trois autres processus devraient être mis en production d'ici à la fin de l'année.

Des cas d'application dans tous les métiers

Service clients, administration des ventes, comptabilité, informatique, etc. : désormais, l'ensemble des services opérationnels de Locam s'intéressent au RPA et mènent une réflexion sur ce que l'outil permet d'automatiser, comme la relance des factures impayées, l'automatisation des tests et recettes au sein de la DSI, etc. "Alors que nous avions envisagé cet outil comme un palliatif temporaire aux lacunes de notre ERP, UiPath fait désormais partie de notre catalogue de solutions informatiques stratégiques pour accompagner la transformation de notre entreprise", souligne Sylvain Bergeron.

"Parmi les facteurs clés de réussite, l'implication forte des équipes métiers avec la DSI est indispensable. L'accompagnement par Hardis à toutes les étapes du projet, et notamment pour nous aider à découvrir toutes les potentialités de UiPath, a également été décisif", conclut Jessie Charpy.